Ako sa pripraviť na prácu z domu a zvládať ju dlhodobo

Začať písať článok s týmto názvom v dnešnej dobe je minimálne provokujúce. Korona vírus, alias Covid-19 spravil z väčšiny svetovej populácie pracovníkov z domu bez toho, aby si to vôbec ktokoľvek prial.

Mnohí z týchto ľudí, medzi ktorých môžete patriť aj vy, bola postavená pred situáciu, s ktorou nemala doteraz žiadnu skúsenosť. Transformácia však nenastala postupne ale doslova zo dňa na deň.

Ak patríte medzi týchto šťastných, ktorí z domu pracovať môžu a len bojujete s tým, ako najlepšie na to, ste na správnom mieste.

Ak medzi tých šťastných nepatríte a chceli by ste, pre vás bude asi lepšie začať článkom Kde hľadať a ako nájsť prácu na diaľku. V každom prípade, odporúčam aj vám prečítať článok do konca, aby ste vedeli, či to čo hľadáte je ozaj to čo nájsť chcete.

Zdá sa vám, že používam slovo šťastných vyššie v ironickom tóne? Nie je tomu tak. Aj keď sa vám situácia v ktorej ste sa ocitli môže zdať akokoľvek sureálna či dokonca nepriaznivá, máte prácu. Tisíce a tisíce ľudí čo sedia doma bez šance robiť čokoľvek, by s vami menilo okamžite. Je čas akceptovať zmenu a vyťažiť z nej všetko pozitívne.

Príprava prostredia

Prvým a často najväčším problémom každého začínajúceho pracovníka z domu je vymedzenie prostredia na prácu. Nájsť si miesto, kde sa rozložíte a budete v ňom vedieť fungovať je náročné aj keď máte svoj byt celý pre seba. Ak tam máte navyše partnera a deti, je to výzva hodná zamyslenia.

Miesto, kde budete sedieť a pracovať musí byť definované ako pracovné. Aby ste od začiatku budovali psychologickú väzbu k nemu ako k miestu výkonu práce.

Ak si za pracovné miesto zvolíte priestor, kde bežne trávite svoj voľný čas, po krátkej dobe sa začne jedno zlievať s tým druhým. Ľudia okolo vás a postupne ani vy sami nebudete vedieť, kedy pracujete a kedy už nie.

Najlepšie je samozrejme zriadenie vlastnej pracovne, či rohu v izbe s pracovným stolom. Ak takýmito možnosťami nedisponujete, vymedzte si miesto, ktoré vy sami a všetci okolo vás budú s prácou spájať. U mňa to dlhé roky bola jedna strana kuchynského stola. Keď som sedel tam, bol som v práci. Na rovnakom mieste som nikdy nejedol, nečítal, ani nesedel keď sme mali hostí.

V mnohých prípadoch však nemáte na výber a skončíte sedieť buď v obývačke, kuchyni na svojom zvyčajnom mieste alebo spálni. Ak sa tak stane, skúste vymyslieť, čo odlíši pracovné nasadenie a súkromnú existenciu ako pre vás samých tak zvyšok rodiny.

V kuchyni to môže byť pracovná stolička, v obývačke kreslo s doskou na stehnách, v spálni malý stolík a stolička pred čelom postele. Niekedy len zmena osvetlenia alebo dočasná zmena rozloženia nábytku prinesie požadovaný výsledok.

Podstatné pre vás a okolie je signál, že napriek prítomnosti v súkromných priestoroch ste v tom momente niekde úplne inde.

Ak sa napriek všetkej snahe a preskúmaniu dostupných možností neviete odstrihnúť od priestorov s ostatnými ľuďmi, posledným východiskom sú sluchátka. Najlepšie tie s elimináciou hluku (noise cancelling headphones), ale poslúžia aj úplne obyčajné. Samozrejme nespôsobia úplnú zvukovú izoláciu, no odstrihnú vás od priameho kontaktu s ľuďmi vôkol a dajú im signál, že aj keď ste v ich prítomnosti, ste niekde úplne inde.

Limitácia rozptýlení

Pri príprave prostredia na prácu je dôležité brať do úvahy možné rozptýlenia. Niekedy vyhovujúce miesto po stránke pohodlia či priestoru, je úplne nevhodné po stránke stálych podnetov z okolia.

Ak aj kuchynský stôl je to najpriestrannejšie miesto no partner či deti trávia väčšinu času na rovnakom mieste tiež, treba hľadať ďalej. Pre tých, čo bývajú sami a nemajú problém so zdielaním priestorov, rozhodujú iné faktory. Ľudia závislý na televízii by rozhodne nemali pracovať z obývačky, ľudia so stálou chuťou niečo jesť z kuchyne s chladničkou na dosah.

Čím viac eliminujete možné rozptýlenia na začiatku, tým jednoduchšie sa budete vedieť sústrediť na ostatné, podstatnejšie veci. Časom sa tieto rozptýlenia stanú rovnako ignorované, ako automat s kávou zdarma v kancelárii, či stále bežiace správy v kuchynke. Na začiatku však nenechávajte nič čo o sebe tušíte či viete na náhodu.

Budovanie zvykov

Odchod do práce v stanovený čas a vybraným spôsobom je zvyk. Aj keď sa mnohí tomu bránite a nepripúšťate si to, väčšina dní a aktivít počas nich sa točí okolo zvykov a rutín.

Práca z domu nie je iná. Predkým sa tento nový pracovný štýl stane prirodzeným, budete si musieť vytvoriť návyky, ktoré vám v tom pomôžu.

Ako som písal vyššie, vytvorenie pracovného prostredia je prvým krokom. Viete, kde pôjdete a ako budete pracovať. Teraz zostáva vyriešiť, kedy a ako to budete robiť.

Práca z domu láka na zvoľnenie štýľu. Prirodzene. Ste predsa doma. Aby ste však od začiatku vedeli oddelovať prácu a súkromie, odporúčam následné návyky:

  • definujte si pracovný čas – ak nemáte pracovnú dobu definovanú zamestnávateľom či samotnou prácou, definujte si, kedy budete pracovať a kedy už nie. Flexibilita je samozrejme možná, no základné stanovenie pravidiel vám pomôže s oddelovaním práce a súkromia
  • zvoľte si štýl obliekania – pre mnohých z vás bude obliekanie prvým oslobodením. Žiadne úzke kostýmy, nepohodlné topánky či obleky. Na druhej strane, aj keď nastane takáto voľnosť je dobré si zvoliť pracovné oblečenie. To nielen pomôže s oddelením súkromia a práce, ale prinúti vás k dodržiavaniu návyku “chodenia do práce”. Mentálne oddelenie týchto dvoch častí života dostupnými signálmi pre náš mozog je z dlhodobého hľadiska extrémne prospešné.
  • pripravujte si denný plán – bez toho aby ste si to vôbec uvedomovali, práca v kancelárii definuje pracovný plán. Prostredie, kolegovia, interakcia so zákazníkmi. Všetko vám pomáha v tom, aby ste vedeli čo a kedy robiť. Pri práci z domu, kedy prichádzame o všetky podporné prvky z prostredia je dôležité vopred si definovať, čo chcete v daný deň spraviť. A často aj kedy.
  • transformujte návyky z práce do domáceho prostredia – na začiatku práce z domu si najviac uvedomujeme, čo všetko sa zmenilo. Ranný standup sa zrazu nekoná v strede officu, na obednú prestávku nejdete s kolegami, kávu v kuchynke s kolegyňou si neviete dopriať. Predkým sa vám začne zdať, že prichádzate o veľa, skúste transformovať stávajúce do nového. Standup môžete robiť s kolegami cez video konferenciu, na obed miesto s kolegami pôjdete s partnerom a deťmi a miesto kávy s kolegyňou si len na chvíľu zavoláte či pošlete zopár správ na chate. Dôležité je hľadanie alternatív nie smútenie za strateným.
  • netransformujte návyky z práce do domáceho prostredia – nie, nepomýlil som sa. Teraz je čas na posúdenie návykov a ich nevyhnutnosti. Pokiaľ predtým boli súčasťou nevedomého rituálu napriek nepochopeniu prečo vlastne, teraz je čas na revidovanie. Sú ozaj denné standupy nevyhnutné? Nestačia len raz-dvakrát týždenne? Ozaj treba natiahnuť obed na povolené maximum, alebo radšej skončiť s prácou skôr? Potrebujete toľko rozprávať s kolegami o víkende či plánoch keď vás nikto nenúti sedieť niekde rovnaké množstvo hodín? Je nutné zvolávať celotímové porady každý týždeň, alebo robiť viac selektívne video chaty? Čo nedávalo zmysel v kancelárii treba definitívne odstrániť z cesty pri práci z domu.
  • zapisujte si čo robíte – zapisovanie si toho čo robíte, či už manuálne, alebo cez trackovací systém vám pomôže s udržovaním prehľadu, na čom trávite koľko času, či všetko čo robíte dáva zmysel a či niečo z toho nie je kandidát na optimalizáciu. Na rozdieľ od kancelárie to pomáha nielen s evidenciou, ale psychickou pohodou s vedomím toho, že dosahujete efektivitu a produktivitu, ktorú chcete. Ale k tomu sa ešte vrátime neskôr.

Zmena spôsobu komunikácie

Zvyk, ktorý sa stáva najväčším kameňom úrazu a je potrebné venovať mu samostatný priestor, je spôsob, ako komunikujete s ľuďmi.

Najviac budú trpieť tí, ktorí milujú osobný kontakt s ostatnými. Neznamená to, že neexistuje alternatíva, no treba vopred počítať s radikálnou zmenou.

  • definujte si komunikačné kanály – nie je nič horšie, než keď každá komunikácia predchádza hľadaniu, čo použiť a ako na to. Z počiatočne malej frustrácia sa stane veľmi rýchlo paralizujúci problém. Ak vám nedefinuje firma systém na používanie, vyberte si vopred sami, čo budete chcieť používať vy a teda aj ostatní, aby ste boli kompatibilní. Zvoľte si systém na asynchrónnu komunikáciu (email, chat) na synchrónnu komunikáciu (telefón, videokonferencia) tak, aby pri slove “zavolajme si” či “napíš mi to” každý vedel, čo to znamená. Vopred definované kanály vám pomôžu s jednoduchším prechodom. Nebude to opakované trápenie, ale len zmena, ktorou treba prejsť.
  • definujte si transformačnú tabuľku – ak ste boli zvyknutí na niektoré formy komunikácie pri špecifických udalostiach, vopred si zadefinujte náhradu. Ako som písal vyššie, standup z kancelárie sa môže presunúť na videokonferenciu, ranné preberanie posledého víkendu na chat. Denný update od osobného asistenta sa pri novom pracovnom štýle môže odohrávať na telefóne. Transformačná tabuľka odstráni hneď na začiatku nutnosť premýšľať znova a znova, ako to najlepšie spraviť. Stačí ju len dohodnúť a po krátkom čase bude rovnako zažitá ako čokoľvek čo fungovalo predtým.
  • nájdite si najvhodnejšie riešenie pre vás – nebojte sa skúšať rôzne možnosti, nástroje a systémy. Napriek môjmu odporúčaniu na Zoom, pre váš tím o 5 ľuďoch môže lepšie fungovať možno Whatsapp. Alebo Skype. Každý tím je iný.

Dohľad nad časom

Ako som spomínal vyššie, zapisovanie činnosti a času je pri práci bez kontroly veľmi dôležitý a prospešný. Aj keď sa to na začiatku nemusí tak javiť.

Čas pri práci z domu dostáva úplne novú perspektívu. Napriek tomu, že získate čas predtým stratený na cestovaní, bez dohľadu nad ním sa začne prelievať pracovný čas do súkromného. A často aj naopak. Pokiaľ v kancelárii boli kolegovia prirodzeným systémom na sledovanie času a pracovnej doby, doma to musíte robiť vedome a sami.

Spomínané zapisovanie činnosti či trackovanie času je dobrým spôsobom, ako neustále udžovať kontakt s tým, čo robíte.

Pre niektorých môže fungovať nastavenie budíku na koniec pracovnej doby pre iného prirodzený rytmus rodiny. Podstatné je vopred vedieť, čo bude pracovný čas a čo už súkromný.

Práca v kancelárii, napriek tomu, že mnohé firmy tlačia zamestnancov do extrémnych presčasov je stále prirodzeným kontrolným systémom. Nikto sa necíti v kancelárii doma. Teda dúfam, že nie. Bez akéhokoľvek sledovania cítite vnútornú potrebu priestory opustiť a ísť domov. Rovnaký pocit doma nenastáva. Ak nebudete mať vopred stanovené kontrolné mechanizmy, práca z domu sa po krátkom čase stane pre vás neznesiteľná.

Bodka na záver

Napriek tomu, že práca z domu nemusí byť pre každého z nás, dáva nám obrovské možnosti. Korona vírus časom pominie a mnohí sa s radosťou vrátia do kancelárie. Napriek tomu, evaluácia toho čo robíme, prehodnocovanie našich zvykov a potrieb môže pozitívne ovplyvniť aj tých najväčších odporcov.

Ak v bežnom živote nie je nikdy čas na zastavenie a zváženie možností, v tomto nebežnom živote je to priam našou povinnosťou Podobná šanca sa nemusí už nikdy opakovať. Niekedy naozaj aj to zlé je na niečo dobré. Skúsme z toho vyťažiť teda maximum.