Ako nespadnúť do pasce zaneprázdnenosti

Hlavnou úlohou v živote človeka je vedieť odlišovať záležitosti na tie, ktoré ovplyvniť nemôže a na tie, ktoré ovplyvniť môže. – Epiktetos

Mám veľa práce. Ako často ste niečo také v poslednej dobe povedali? Všetci počúvame tú či onú variantu jednej starej a používanej frázy prakticky každý deň.

Lenže mať veľa práce a naozaj niečo skutočného robiť nie sú jedna a tá istá vec. Teraz ste sa zastavili a hovoríte si… čože? Nie sú? Ako… pracovať… veď… Vysvetlím vám, čo tým myslím.

Existujú dva typy práce – hlboká, sústredená práca, kedy sa vám darí posúvať svoj projekt dopredu, vykazovať výsledky. Byť na konci dňa spokojný s tým, čo máte za sebou.

Je to čokoľvek, čo je cieľom vášho biznisu. Alebo to, kvôli čomu ste boli prijatí na svoju pozíciu. Doktor lieči, právnik rieši prípady, markeťák vymýšľa kampane, a tak ďalej… To je ideál, ktorý by sme chceli dosiahnuť – a mal by to byť štandard.

Lenže nie je. Väčšina z nás funguje v tom opačnom nastavení. V druhom type práce – v móde zaneprázdnenosti.

Ja tomu hovorím mód hasiča. Inak sa tomu hovorí zaneprázdnenosť, busy work a v posledných rokoch sa na svet vydral aj termín fake work (máme tie fejky nejako v obľube …). Funguje to takto:

Ráno prídete do práce a nemáte jasný cieľ, máte pred sebou proste len „prácu“. Takže zapnete e-mail a pozriete sa, čo tam visí. Odpovedáte, riešite .. Potom sa ozve kolega, či by ste mu skontrolovali toto. Potom už je čas na firemnú poradu alebo dve. Idete na obed. Po obede nové maily, rýchlo opravíte toto, ešte upravíte tamto, vyriešite problém, napíšete report… a je koniec pracovného dňa.

Ako ste ho strávili? Produktívne rozhodne nie.

Keby ste po takomto dni stretli kamaráta a pýtal sa vás na to, čo ste robili v práci, ani nebudete vedieť odpovedať. Pretože ste robili všetko a nič. Celý deň ste ako hasič pobehovali z miesta na miesto a hasili problémy, riešili požiadavky ostatných.

Spoznávate sa v tom?

V lepšom prípade ste do práce nešli s tým, že neviete, čo bude na pláne. Plán ste pripravený mali. Ale kvôli hasičskému módu ste sa k tomu nedostali, svoj zoznam presuniete na ďalší deň …

A takto stále dokola.

Zaneprázdnenosť je kliatba našej doby. Je to zradná kamarátka, pretože keď ste s ňou, tvári sa, že je skutočná a pomáha vám. Neskôr vám ale dôjde, že vás len sťahuje ku dnu. Vyzerá ako skutočná práca a dokáže vám aj dať zabrať. Ale skutočná práca to nie je.

Keď odhliadnem od najhoršieho scenára, štatistiky hovoria, že viac ako polovica ľudí trávi napr. na maily dve a pol hodiny z pracovného dňa. 65tim percentám manažérov v produktívnej práci prekážajú nekonečné meetingy

Prečo to robíme?

Začneme tou najťažšou pravdou. Robíme to preto, že chceme. Aj keď si radi hovoríme, že to je na základe vonkajších okolností, ktoré nevieme ovplyvniť. Väčšinou si tento prístup vyberáme sami. Už si to ani neuvedomujeme. Prečo?

Status. Ako som už písala, túto cestu si volíme sami. Pretože zaneprázdnenosť sa v našej spoločnosti stala akýmsi synonymom pre určité postavenie. Mám veľa práce, takže som dôležitý.

Zároveň taká zaneprázdnenosť uspokojuje našu potrebu dokázať, že máme nejakú cenu. Veľa toho robím, takže stojí za to si ma nechať. Úlohu môže hrať aj tzv. syndróm podvodníka. Teda pocit, že vlastne vôbec neviete, čo robíte. A každú chvíľu na to niekto určite príde. Najjednoduchšou cestou, ako sa s tým vyrovnávať je ten zlý spôsob – množstvom busy work, ktorú môže vziať a povedať pozrite, veď robím všetko toto. Dneska som si odškrtla zo zoznamu tridsať úloh!

(Lenže kto z nás v skutočnosti naozaj vie, čo robí? Od toho, ako byť dospelý, ako byť rodičom až po zvládanie práce… V otázke syndrómu podvodníka samozrejme generalizujem pre účel tohto článku, v budúcnosti sa k nemu ešte vrátime – pretože niekto (ukazuje na seba) s ním bojuje každý deň a rozhodne v tom nie je sám.)

Dopamín. Ďalším dôvodom, prečo sa tak často zasekneme v nekonečnom kole falošnej práce, je závislosť. Sme na zaneprázdnenosti závislí. Pretože je to zábava, rýchle uspokojenie. Spomeňte si na všetky tie úlohy. Akokoľvek sú napríklad e-maily otravné, pravdou je, že ich vybavíte celkom rýchlo. Nemusíte nad tým toľko rozmýšľať, nie je to ťažká úloha. Niektoré veci robíte automaticky, ťuk, ťuk a máte hotovo.

V tú chvíľu sa vyplaví hormón dopamín, ktorý vám hovorí, že ste odviedli dobrú prácu a ste na chvíľku šťastní. Je to okamžitá reakcia a to je presne typ uspokojenia, po ktorom v dnešnej (uponáhľanej) dobe všetci siahame ako po prvom.

Prokrastinácia. Ak máte pocit, že sa k tejto téme neustále vraciam, nemýlite sa. Odkladanie ťažkých úloh preniká našimi životmi vo všetkých sférach a vinníkom je aj tu. Tentokrát sa ale šikovne schováva. Nemôže to predsa byť prokrastinácia, keď niečo robím, však? Môže.

Hlboká práca a väčšie úlohy väčšinou vyžadujú sústredenie, rozmýšľanie, kreativitu … musím pokračovať? Skrátka a dobre sú to ťažké úlohy. Úlohy, ktoré vás posunú a ktoré sú vaším cieľom. Ale tiež úlohy, ktorých výsledky hneď nevidíte. Úlohy, ktoré trvajú dlhú dobu. A úlohy, ktoré predstavujú určité riziko. Keď sa k nim nedostanete, tak sa žiadnemu riziku ani nevystavíte.

Tak ako by som sa len mohla postarať o to, že takéto ťažké úlohy zvládnem odložiť bez horšieho pocitu? Budem robiť inú prácu. Ľahkú prácu, ktorá vlastne ani neponáhľa a keby sa neurobila, svet by sa asi nezrútil. On sa nezrúti ani keď sa nedostanete k tým veľkým úlohám, ale minimálne nebudete sabotovať sami seba a váš biznis sa niekam posunie (alebo na svojej pozícii vlastne vykážete nejaké reálne výsledky, vaša práca bude mať zmysel).

Busy work je ten najzradnejší druh prokrastinácie, pretože si to často vôbec neuvedomujeme. Veď pracujem!

Prečo by sme to robiť nemali?

Prvý dôvod je asi úplne zrejmý. Busy work nie je produktívny ani efektívny spôsob práce. Aj keď by sa tak na prvý pohľad mohlo zdať. Prvým dôvodom je teda to, že busy work vám v skutočnosti bráni vo vašej naozajstnej práci. V produktivite.

Čo ma privádza aj k druhému dôvodu. Tým, že nepracujete efektívne, často spadnete k tomu, že pracujete viac. Pracovať viac ale neznamená byť efektívny. Skôr naopak.

Keď pracujete viac, máte menej času na osobný život. Práca vás začne pomaly a iste štvať. A ubíjať. Veľa busy work jednoducho otvára vrátka známemu strašiakovi – syndrómu vyhorenia. Teda psychického a fyzického vyčerpania, ktoré sa môže objaviť pri dlhodobom strese. 

Predstavte si túto situáciu:

Dajme tomu, že ¾ vášho pracovného dňa sa skladajú z busy work. Keď sa konečne dostanete k tým dôležitým úlohám, už na ne jednoducho „nemáte kapacitu“. Ste z toho skľúčení, odkladáte ich na neskôr. Opakuje sa to čím ďalej častejšie. A tak začnete práci venovať viac času, pretože to jednoducho musíte zvládnuť. Lenže to vyčerpanie zo zaneprázdnenosti vedie k tomu, že ani nemáte žiadne reálne nápady k riešeniu tých veľkých problémov. To vás zase skľučuje, zase pretiahnete pracovnú dobu, ako sa to snažíte vyriešiť. Potom sa navalia ďalšie zbytočné úlohy, vyriešite ich, nestíhate sa najesť. Nestíhate ísť do kina, prečítať si knihu. Nestíhate byť s rodinou. Nestíhate nič. A všetok ten čas venovaný práci je rovnako na nič, pretože ste stále nedokončili ten jeden projekt …

Na konci tohto príbehu je syndróm vyhorenia. Ten moment, keď už jednoducho nemôžete ďalej. Nemáte silu, nemáte nápady, nechcete prácu ani vidieť. Spomínané rýchle šťastie vďaka tomu, že ste splnili nejakú malú úlohu, vás pred ním neochráni. Netrvá totiž večne a správne má byť pre vás len bránou na ceste k väčšej spokojnosti. Takej, ktorá pretrvá.

Táto situácia ale nie je jediný problém, syndróm vyhorenia má o trochu mladšieho a menej známeho brata – volá sa boreout syndróm. Vo svojej podstate sa dá rýchlo vysvetliť tak, že vás vaša práca kvôli nedostatočnej výzve úloh unudí a stratíte pre ňu akékoľvek nadšenie. Môže sa zdať smiešny, ale vedie k úplne rovnakým pocitom frustrácie a nakoniec i fyzického vyčerpania.

Väčšinou nastáva u ľudí, ktorí sa vo svojej práci stretávajú s niečím iným, než bol jej pôvodný popis. Úlohy, ktoré nie sú pre nich dostatočnou výzvou a nijako ich nestimulujú. A cestou k nemu je aj busy work. Pretože pozostáva presne z takýchto úloh.

Keď sa teraz zamyslíte nad svojou prácou, máte ju radi? Ak je vašou odpoveďou nie, čo je tou vecou, ​​ktorú na práci radi nemáte? Ak je to niečo z vyššie spomínaného, ​​nezúfajte, mám pre vás pár tipov, ako s tým pracovať (hehe, malá slovná hračka).

5 tipov, ako sa s tým vysporiadať

Najskôr si poďme ujasniť to, že busy work sa úplne nevyhnete. Samozrejme sa tu nesnažím hádzať múdrosti a tvrdiť, že musíte byť LEN stopercentne produktívny. To sa nikdy nestane. Môžete sa ale vedome rozhodnúť, že budete viac produktívny a väčšinu svojho dňa nevenujete len fejk práci.

Akonáhle zapracujete na svojej produktivite, získate viac voľného času pre seba. Keď máte viac voľného času, robíte, čo máte radi, máte čas zastaviť. A akonáhle zastavíte, v tej chvíli sa väčšinou rodia tie najlepšie nápady.

Všetko spolu súvisí – keď budete k svojej práci pristupovať efektívne, budete mať viac voľného času. Keď budete mať viac voľného času, budete mať možnosť kriticky rozmýšľať a prídete napríklad s riešením úloh, ktoré ste predtým nemohli rozlúsknuť. Kruh sa uzavrie, pretože v tej chvíli zase pomôžete svojmu pracovnému nasadeniu. A takto stále dokola. Oveľa krajšie kolečko než to popisované vyššie, nie?

Tak ako ho dosiahnem, Petra!

Tip č. 1: Stanovte si priority

Začneme tým najťažším hneď na začiatok. Musíte si urovnať priority. Téma, ktorá sa v oblasti produktivity skloňuje najčastejšie. Ktoré úlohy sú najdôležitejšie, čo vás najviac posunie? Je to správny prístup, vždy by ste mali klásť dôraz na to najdôležitejšie. Nie na to najľahšie.

Ja ale hovorím, že vašou prioritou č. 1 by ste mali byť vy sami. Pokojne si ako hlavnú prioritu stanovte svoj voľný čas.

Všetci sa takémuto vyhláseniu inštinktívne bránime. V našich hlavách totiž dokazuje, že nám na práci vôbec nezáleží. Veď čím viac budem v práci, tým väčšie postavenie mám v očiach ostatných a dokazujem, ako veľmi mi na tom záleží. Pravdou ale môže byť úplný opak.

Ak totiž máte ako prioritu svoj voľný čas, odpočinok, čas strávený s rodinou, máte ako prioritu sami seba. A keď ste spokojní a oddýchnutí, tak podávate oveľa lepšie výkony aj v práci.

Keď mám pred sebou nejaký projekt, nikdy neprídem na jeho riešenie vo víre práce, keď vypínam počítač o 1 v noci a snažím sa zaspať, aby som ho mohla zase o siedmej ráno zapnúť a ďalej sa snažiť. Tie najlepšie riešenia ma napadajú náhodou, keď sa zastavím a nemám na mysli vlastne nič. Existuje dôvod, prečo má veľa ľudí tie najlepšie nápady vo vani / sprche.

Aby ste zvládli byť viac produktívni, aby ste pracovali lepšie a posúvali sa, potrebujete pracovať menej. Potrebujete nejaký voľný čas. Znie vám to kontraproduktívne? Skúste si to.

Tip č. 2: Plánujte

Svoj deň nemusíte mať naplánovaný do poslednej bodky. Aby ste ale boli proaktívni, musíte mať nejaký plán. Inak budete deň tráviť reagovaním na požiadavky ostatných. Keď idete do práce, mali by ste mať jasno v tom, čo dnes budete robiť.

Nepíšte si dlhé zoznamy tridsiatich úloh. Buďte realistickí. Dan Sullivan dokonca odporúča stanoviť si len 3 úlohy. Tri hlavné úlohy dňa, ktoré do jeho konca jednoducho musia byť hotové, dej sa čo dej. To číslo je na vás, ale cieľ je jasný, vyberajte starostlivo. A pre väčšinu ľudí nie sú meetingy ani maily úlohou.

Keď máte svoj plán jasný, držte sa ho. Tieto úlohy pôjdu ako prvé. Či už ktokoľvek príde s čímkoľvek. Čo ma privádza k tretiemu tipu…

Tip č. 3: Naučte sa hovoriť nie

Pre mňa osobne najťažšia úloha a nie som v tom sama. Väčšina z nás nevie hovoriť nie ani v osobnom živote, nemáme radi konflikt a asertivita je nám podávaná skôr ako agresivita. A agresívny byť nechceme. No keď budete každému hneď pomáhať a robiť, o čo vás požiadajú, nikdy nedokončíte svoju prácu.

Tento tretí tip vyplýva z tipu číslo 1 – priority. Vašou prioritou ste vy a vaše hlavné úlohy. Pokiaľ od vás niekto chce niečo mimo toho, poriadne si zvážte, či to naozaj nepočká. Alebo či to dotyčný nezvládne aj bez vás.

Prvotná reakcia bude: „ale toto sa jednoducho musí urobiť hneď“. Áno. Niekedy to tak je. Väčšinou ale nie. Na vás je, aby ste situáciu správne posúdili a ak sa to len dá, posunuli ju na neskôr alebo niekomu inému, kto sa o ňu môže postarať.

Tip č. 4: Vypnite si notifikácie

Toto súvisí s predchádzajúcim tipom. Štvrtý krok je súčasťou skoro každých rád pre lepšiu produktivitu podobne ako priority. Je totiž zásadný.

Keď sa už presvedčíte, že sa budete venovať veľkej úlohe, nenechajte sa prerušovať. Je veľa spôsobov, ako sa o to postarať. Pre mňa sú dlhodobo najprínosnejšie vypnuté notifikácie zo všetkých aplikácií, ktoré sa pokúšajú o moju pozornosť – Slack, Messenger, maily … Na všetkých mám vypnuté zvuky. Prečo?

Keď viete, že nesmiete jesť cukor, ale uprostred prázdnej chladničky si necháte veterník, sami si hovoríte o problémy, ktoré budú nasledovať. Ten veterník by ste tam nenechali, tak prečo si nechávate zapnuté notifikácie?

Jasné, môžete si hovoriť, že ich ignorujete a ďalej pracujete. Ale neexistuje dôvod, prečo by ste sa takejto situácii vôbec vystavovali. Rovnako ako sme závislí na busy work, sme závislí aj na tých malých zariadeniach, čo si nosíme všade so sebou. Tie sú totiž zosobnením rýchleho a okamžitého pocitu uspokojenia, o ktorom som hovorila. Toho prázdneho, ktoré hneď vyprší. Taká príručná zásobička dopamínu. Nikto z nás nemá silu im odolať. Má to dobré vysvetlenie.

Vy síce nemusíte riešiť správu, ktorá prišla. Ale viete o nej. Keď počujete to pípnutie, vo vašej hlave sa otvorí slučka. Aj keď na tej veci nebudete robiť, viete, že tam niekde je. A vaša hlava neskutočne túži po tom, aby túto slučku uzavrela. Pretože vie, že potom príde záplava dopamínu. Tak máte nutkanie sa na správu pozrieť. Odolávate, odolávate … a rovnako vám to ničí sústredenie.

Môžete takto trénovať svoju silu vôle. Ale je to naozaj nutné?

To isté mimochodom platí aj pre váš voľný čas. Nedávno som mala na pár dní iný telefón a nemala na ňom nainštalované pracovné aplikácie. Bola som celá nesvoja z toho, že nemôžem kontrolovať nové správy na Slacku a „nie som v dianí“. Až mi došlo, že presne o tom to je. Naozaj bezo mňa práca nepokračovala? Pokračovala. Prišla som za tie dva večery o niečo? Neprišla.

Ja vypnutie (aspoň zvukových) notifikácií doporučujem každému. Keď ide o niečo dôležité, zavolajú vám. Ale to je zas téma na iný deň.

Tip č. 5: Nastavte si mantinely

Váš mozog má rád predvídateľnost. Aj keď robíte kreatívnu prácu, určitá pravidelnosť vám pomôže. Dodržiavanie správnych návykov vám pomôže.

Ďalší tip by sa teda mohol nazvať aj: pracujte na svojich návykoch. A držte sa ich. Ak si nastavíte režim, držte sa ho. Pretože tak si udržíte psychickú pohodu a tým pádom zvýšite aj svoju produktivitu a nebudete sa vracať k okamžitému uspokojeniu vo forme busy work.

Čoskoro si všimnete, že sa vaša efektivita začne rúcať ako domček z kariet vo chvíli, keď zo svojej zabehnutej rutiny vypadnete. Pretože nič nie je, ako by ste chceli. Nerobíte svoje úlohy v momente, kedy by ste chceli a mali. Namiesto toho ich odkladáte. Doslova plátate čas v pasci zaneprázdnenosti a neviete sa z nej dostať, pretože rovnako nedodržiavate svoj režim. Zastavte sa, dajte si chvíľu na porovnanie a vráťte sa k tomu, čo vám funguje.

Ak ste zatiaľ neprišli na ten správny režim, skúmajte. Určite prídete na to, kedy ste najviac produktívny, kedy vám ide práca od ruky. A kedy naopak potrebujete vypnúť a oddýchnuť si. Pokiaľ to len ide, upravte si svoj režim podľa toho. Ja napríklad najradšej vstávam skoro ráno a zvládam tie kreatívne úlohy ako prvé. Je to obdobie, kedy je úplne najnižšia šanca na akékoľvek vyrušenie – pretože všetci v tej dobe ešte spia a ak odo mňa niečo chceli večer predtým, skrátka to aspoň do 9 počká.

Mirka zase najradšej pracuje v noci a tuším, že dôvod bude rovnaký. Sústredenie na to najdôležitejšie je ľahšie vo chvíli, keď si pomôžete aj tým, že robíte vo chvíľach, ktoré vám vyhovujú.

Potom sú tu ale príklady a režimy, kde sa to jednoducho nedá. Rodičia, ktorí sa musia ráno aj večer venovať deťom. Alebo keď proste musíte byť vo firme od 9 do 5 (alebo nejaké iné časy) a ďalšie príklady. V takých chvíľach mám pre vás dva PRO tipy 🙂

Ako som už spomenula, cestu busy work si volíme sami. Je teda na vás, aby ste si ten čas na zmysluplnú prácu vyhradili. Pozorujte svoje návyky, porovnajte pravidelné porady a podobné záležitosti, ktoré nikam neposuniete. Určite nájdete nejaký časový priestor, ktorý si budete vedieť vyhradiť.

Prvý PRO tip sa volá tak prozaicky, calendar blocking. Nemá vaša úloha žiaden stanovený deadline a vyhradený priestor? Vytvorte si ho.

Mnohí úspešní podnikatelia a manažéri na blokovaní kalendára zakladajú celý svoj režim. Majú v kalendároch úlohy pracovné a osobné, a to vrátane „zavolať mame“. Ak máte radi kalendár, toto je mimochodom skvelá cesta. Ak nie, aspoň ten úsek pre prácu na projekte bude fungovať tak, že si v hlave utriedite, že v ten a ten čas je priestor pre prácu na projekte. A zároveň dáte vedieť kolegom, nech vás v tom čase s ničím neotravujú (pardon, nekontaktujú).

Druhý PRO tip na vyhradenie času – a môžete ho kombinovať s tým prvým, je to celé na vás – má trochu poetickejší názov. Volá sa technika Pomodoro. Nebudem sa teraz o nej do hĺbky rozpisovať, pretože vrabce čvirikali, že o jej využití už píše článok niekto iný 🙂   Takže na ten sa v budúcnosti môžete tešiť. Zatiaľ prezradím len to, že táto neskutočne populárna technika využíva striedanie určitej doby sústredenej práce a naplánovanej pauzy.

Pomáha vám eliminovať vyrušenie a naozaj sa sústrediť. Aj vo chvíli, keď sa ako de facto začiatočník jednoducho nezvládnete na niečo 3 hodiny sústrediť.

Ak teda máte pred sebou projekt, nastavte si napr. budík po 50 minútach sústredenej práce a dajte si 10 minút pauzu. Potom opakujte. Alebo si to rozložte na 25 minút práce a päť minút pauzy.

Podstatou veci je to, že počas stanovených 25/50 minút jednoducho nemáte dovolené venovať sa ničomu inému než vášmu hlavnému projektu. V pauze robíte čokoľvek chcete.

Na záver: pracujte na tom, čo môžete ovplyvniť

Tipy by mohli pokračovať a ak máte nejaké vlastné, teším sa na vaše komentáre! Človek sa neustále učí a každá rada je drahá (spýtala by som sa sama seba, či zvládnem na dva riadky narvať viac klišé vyhlásenie, ale všetci vieme, že by som to zvládla …)

Keby ste si ale mali vziať z článku len jednu vec, je to toto: Či budete končiť v pasci zaneprázdnenosti alebo nie, je nakoniec vaša voľba. Sústreďte sa na to, čo môžete zmeniť.

Ruchy v okolí, prosby kolegov alebo klientov, prichádzajúce maily a ďalšie notifikácie, neplánované porady … to všetko sa bude diať a vy to nezmeníte. Zmeniť ale dokážete to, ako na dané veci reagujete. Naučte sa presadiť si čas na dôležité úlohy. Naučte sa hovoriť nie. Nekontrolujte stále maily a ďalšie aplikácie.

Budete potom produktívnejší, nebudete sa neustále cítiť zaneprázdnení. Dokončíte tie podstatné úlohy a budete spokojní so svojimi výsledkami. Budete mať viac voľného času.

A keď sa vás nabudúce niekto opýta, ako sa máte, vaša prvá odpoveď rozhodne nebude mám veľa práce.