Pomodoro technika – ako zvládať aj nechcené

Žijeme v dobe neustáleho prerušovania. Ledva začneme jednu činnosť, tlačí sa nám do pozornosti druhá. A vzápätí ďalšia a …moment, niečo si iba pozriem a… som tu späť.

Napriek heroickej snahe udržať pozornosť na jednej úlohe, zadaní, ktoré chceme dokončiť, zvádzame dennodenne doslovne neľudský súboj. A pritom riešenie máme na dosah. Takmer v každej kuchyni.

V tomto článku vás zasvätím do tajomnej a utajovanej techniky Pomodoro, ktorá sa odovzdáva z generácie na generáciu (už takmer 30 rokov) a ktorej komplexnosť je úplne fascinujúca.

Vstúpme spolu do sveta… kuchynského budíka.

Vznik Pomodoro techniky

Keď začiatkom deväťdesiatych rokov taliansky programátor, podnikateľ a neskôr aj autor Francesco Cirillo prišiel na nápad s kuchynským budíkom, netušil, ako jeho metóda doslova prevalcuje svet produktivity.

Myšlienka bola a stále je extrémne jednoduchá. Ak máme pred sebou veľkú úlohu alebo sériu mnohých menších no súvisiacich úloh, rozbitím takéhoto zadania na definované malé časové úseky dosiahneme vyššiu efektívnosť prameniacu zo schopnosti krátkodobej koncentrácie.

Cirillo počas štúdia na univerzite hľadal spôsob, ako byť produktívnejší a hlavne koncentrovanejší pri štúdiu dlhých textov a príprave zadaní. Skúšal rôzne metódy, až sa mu do cesty dostal kuchynský budík. Klasický, naťahovací, ktorý pri odpočítavaní hlasno tiká.

Cirilo zistil, že keď prácu prerušuje vo vopred definovaných intervaloch (o tom trochu neskôr) nielenže si udrží koncentráciu v danom úseku lepšie a ľahšie, ale celá úloha nie je až tak nepredstaviteľná, ako sa na začiatku zdala.

Keďže na svoje prvé experimenty používal budík v tvare paradajky, svoju metódu nazval Pomodoro.

Pravidlá Pomodoro techniky

Predstavte si, že máte pred sebou úlohu (a nemyslím tým školskú), na ktorú budete odhadom potrebovať niekoľko hodín.

Už iba pomyslenie na to, že keď sa do úlohy pustíte, budete nad ňou sedieť hodiny je skľučujúce. Pre niekoho dokonca deprimujúce. A to ste ešte ani len nezačali.

Vtedy prichádza na scénu Pomodoro.

Cirrilov prístup, rozbitie veľkej úlohy na malé bloky času, vám umožní vidieť aj to najťažšie zadanie ako sled malých a ľahko stráviteľných úloh.

Ukončením každej takejto malej úlohy ste už niečo splnili a motivácia pokračovať je ďaleko silnejšia, ako keď po hodinách borenia sa, nevidíte ani začiatok ani koniec.

Pomodoro technika

Je jednoduchšie ponoriť sa do niečoho, čo o pol hodiny skončíte, ako do niečoho, čo v predstavách bude trvať… nekonečne dlho.

Keďže Cirillo používal na meranie týchto blokov už spomínaný paradajkový budík, časové úseky nazval pomodoros.

Pomodoro v praxi

Na začiatku úlohy natiahnete kuchynský budík na 25 minút a začnete pracovať. Keď zazvoní, prerušíte prácu na 5 minút, vystrete sa, prejdete, napijete či len na chvíľu zahladíte do parku cez okno svojej luxusnej kancelárie a po pár minútach budík spustíte znova.

Každé štvrté ukončené pomodoro si spravíte dlhšiu prestávku. Na kávu, na prechádzku, na relax. Povedzme na 15 minút. Alebo aj viac.

Ja napríklad v krátkych pauzách ľahnem na minútu do planku (cvičenie na spevnenie hlavných svalových častí trupu), spravím si zopár klikov, alebo len jemným strečingom naťahujem svaly. Pár minút. No pár minút každú pol hodinu sa krásne kumuluje.

Ten krátky čas medzi každým ukončeným pomodoro vám pomôže nielen s pravidelným oddychom, ale nazbieraním nevyhnutnej sily a koncentrácie do ďalšieho kola. Ako boxeri.

Všimli ste si, ako tieto hory svalov ledva stoja na konci kola na nohách, po odzvonení sa dotackajú do rohu no o pár minút sú znova čerství?

My sme v práci na tom podobne.

Aj päť minút vypnutia a relaxu nás dokáže zrevitalizovať a poslať späť do ringu s doplnenou nádržou energie. A potom ani taký dvanásťpomodorový zápas nie je taký nepredstaviteľný.

Pomodoro a selektivna pozornost

Navyše, opäť analógia s boxom, naša úzkosť aj z toho najnáročnejšieho zápasu má svoje ohraničenie. Nie je to boj do vyčerpania síl, ale na definovaný čas. Aj keď už strácame silu (koncentráciu) vieme, že o chvíľu zazvoní zvonec a tomuto pomodoru bude koniec.

Poznáme to všetci. Zahĺbime sa do veľkej úlohy a zrazu sa po hodine, dvoch spätáme, že sme smädní, hladní a vlastne už ani nevnímame čo robíme. Práve sme preboxovali 4 kolá bez prestávky.

Pomodoros nám svojim ohraničením pomáhajú s udržovaním rovnováhy.

Pomodoro je technika nie prikázanie

Určite vám teraz v hlave vŕta kopec otázok.

  • Koľko takých pomodoros mám za deň spraviť?
  • Naozaj mám pracovať ako orlojový panáčik v presne definovanom rytme?
  • Kto znesie počúvať tikanie kuchynského budíka celý deň?

A mnoho ďalších.

Chápem, žiada sa vysvetliť trochu viac.

Pomodoro technika už z názvu hovorí, že ide o techniku. Nie prikázanie. Nemá slúžiť na mechanizáciu dňa, ale práve naopak.

Ak máte pred sebou dve hodiny času určeného na produktívnu, povedané slovami Cala Newporta hlbokú prácu, Pomodoro technika vám pomôže s lepšou koncentráciou počas tohto času.

Spustením budíku ste sa zaviazali sami sebe k činnosti bez prepínania, multitaskovania a prokrastinácie.

Keď po dvoch hodinách skončíte s fázováním a musíte sa venovať neštrukturovanej práci (telefonovanie, emaily, stretnutia s klientmi), pomodoro budík necháte tam kde je.

V takejto situácii už nemá uplatnenie. Aj keď… ale o tom trochu neskôr.

Aby ste si nemysleli, že odteraz budete musieť počúvať tikanie kuchynského budíka každý deň, vysvetlím aj to.

Napriek tomu, že technika sa volá Pomodoro, na stopovanie času môžete použiť akékoľvek zariadenie. A vôbec nemusí tikať!

Ja napríklad používam bežecké hodinky s klasickým odpočítavačom.

Ak vám viac vyhovuje digitálny budík, hodinky, stopky či aplikácia ako Be Focused, je to iba na vás.

Pointa je vedieť, že nejaké zariadenie dáva pozor na to, aby ste prácu na krátko prerušili, zrelaxovali a znova sa vrátili späť v plnom nasadení.

Každý máme iných 25 minút

Aj keď Cirillo testovaním zistil, že 25 minút práce a 5 minút oddychu je ten najlepší pomer, ide iba o generalizáciu.

Podobne ako pri každom tipe na produktivitu aj Pomodoro dáva užívateľom flexibilitu.

Mne napríklad vyhovuje viac 30 minút a následne 5 minút oddychu.

Pri začiatkoch musíte experimentovať a nájsť si to čo najlepšie vyhovuje vám. Ide predsa o produktivitu a v nej sme každý úplne iný. A niekomu Pomodoro nesadne určite vôbec. Tak to už býva.

Čo ak pri zazvonení budíku práve dokončujete vetu či tabuľku v rozpočte? Proste dokončíte čo musíte.

Pomodoro nie je bachar, ktorý vás dá na samotku za nedodržanie presne vyhradeného času.

Podstata je dokončiť nevyhnutné, aby ste si nepretrhli myšlienku. Poznačiť si kde ste skončili, po oddychu sa vrátiť a pokračovať odtiaľ.

Časové intervaly sú ozaj len systematizovaný prístup k efektivite, nie zázračný recept, kde dodržanie presných pomerov je jediná cesta k dokonalému pečivu.

Ignorujte, ale nie úplne

Pre ľudí pracujúcich pre samých seba, zdravím Roberta a všetkých freelancerov je zavedenie systému vcelku jednoduché.

Stačí vypnúť všetky notifikácie na počítači a mobile (čo je mimochodom základom úspechu akejkoľvek hlbokej práce) a spustiť časovač. Nikto vás nepoklope po ramene a nezačne na vás hovoriť.

Pre tých, čo pracujú v kancelárii alebo veľkom open space je rada nasledovná: naučte ľudí veriť vám.

Pomodoro technika - ignoracia okolia

Ako na to?

  1. Informujte – ak vás niekto príde vyrušiť, pozrite na časovač a povedzte o koľko minút za dotyčným prídete alebo mu zavoláte. Ak nie ste v pozícii ministra vojny, je veľmi pravdepodobné, že zdržanie 15 či dokonca 25 minút nikoho nezabije. Doslovne.
  2. Prevezmite zodpovednosť – keď navrhnete človeku, že ho vy za daný čas vyhľadáte či zavoláte, odbremeníte ho od povinnosti pamätať si kedy sa k vám má vrátiť. Jasnému časovému návrhu a riešeniu nemá v normálnom svete človek prečo odporovať. Ak teda dotyčný nie je neurotický šéf. A s takým by ste nemali v prvom rade spolupracovať, ale to je úplne iná téma.
  3. Poznačte si – hneď ako sa s človekom dohodnete, poznačte si na papier dohodu. Keď budík oznámi prestávku, pozriete na papier a viete, čo ste sľubili a musíte spraviť ako prvé. Nič nezostane zabudnuté. Ak dotyčný človek zistí, že ste sľub dodržali, nabudúce kroky 1 a 2 prebehnú bez nutnosti akéhokoľvek vysvetlovania. Všetko bude jasné už iba z pohľadu.

Nie je nič horšie, ako byť neustále prerušovaný a ťahaný do iných tém.

Náš mozog sa vtedy dostáva do špirály, kedy nie je schopný udržať pozornosť a deň sa končí únavou a minimálnou produktivitou.

Je to rovnaká záťaž, ako keď skúšame multitaskovať – robiť viacero vecí naraz, čo defacto znamená preskakovať z úlohy do úlohy. A na túto tému bolo v posledných dvoch dekádach urobených naozaj mnoho výskumov.

Stačí len povedať, že priemerná doba návratu koncentrácie k predchádzajúcej úlohe je 23 minút. Ak teda prerušujeme prácu každých pár minút, na nič sa nedokážeme koncentovať. Na konci dňa sa cítime (a sme) neefektívni, neproduktívni a vyčerpaní.

Focus podporovaný Pomodoro technikou nám preto nielen pomôže k vyššej efektivite, produktivite, ale vo finále aj nižšej únave zo stáleho prepínania.

Hacky o ktorých musíte vedieť

  1. Na trhu je obrovské množstvo aplikácií a programov ponúkajúcich Pomodoro techniku do našich telefónov či počítačov. Pri tejto technike však platí – čím jednoduchšie, tým lepšie. Cirillo používal kuchynský budík nie preto, že bol najlepším riešením, ale najjednoduchším. Nachádza sa takmer v každej kuchyni a práca s ním nepotrebuje žiadne vysvetlenia. Nekomplikujte si život novými systémami, ktoré nepotrebujete.
  2. Keď skončí pomodoro blok a odchádzate na pár minút od stola, poznačte si do bloku či na kúsok papier, kde ste skončili. Po návrate nebudete strácať čas rozpamätávaním sa, ktorá z desať otvorených aplikácií a dvadsiatich okien browsera bola vaša rozrobená práca. Alebo si všetko na čom nepracujete pozatvárajte hneď na začiatku práce. Jediné otvorené okno vás nedostane do pochybností, na čom ste predtým pracovali.
  3. Aplikácie na meranie času, ako napríklad Toggl, vám s pomodoro technikou nepomôžu. Nesnažte sa spájať zaznamenávanie času na projekte s Pomodoro časovačom. Jeden má za úlohu pomáhať s koncentráciou, druhý so zaznamenávaním spotrebovaného a v lepšom prípade aj zaplateného času. Napriek tomu, že to znie podobne, sú to rozdielne veci a v snahe spojiť ich, dochádza k zbytočným komplikáciám.
  4. Pomodoro technika nemusí byť celodenný proces, ale vhodne využívaný trik na časti dňa, ktoré chcete udržať čo najviac pod kontrolou. Odpočítavač má v sebe niečo magické, čo vás núti nepreskakovať a venovať pozornosť tomu, čo práve robíte. Definovaný úsek vás oslobodí od stálych, podvedomých procesov: čo iné by ste mali ešte robiť, či ste na niečo nezabudli. Vedomie toho, že tento úsek ste si naplánovali a ostatné veci posunuli mimo neho, vám dá slobodu úplného ponorenia sa do úlohy. Podobne ako nastavenie budíku, keď idete spať. Vedomie, že nezaspíte vám umožní hlbší a uvoľnenejší spánok.
  5. Spustením časovača sa vypínate pre okolie. Až do odzvonenia žiadne preskakovanie na inú úlohu. Ani na spontánne napísanie update na Instagrame. Ani zavolanie mame, ktorej ste mimochodom nevolali posledných 14 dní. Pokiaľ vymedzený čas neskončí, váš jediný cieľ je zostať nad započatým. Nedovoľte mysli vybočiť. To čo ste začali je to jediné a najdôležitejšie, čo nasledujúcich 25 minút musíte robiť. Sloboda premýšľaniu.

Záverečných 5 minút

Pomodoro technika napriek definovaným pravidlám nemá žiadne presne definované mantinely toho, čo sa môže a nemôže.

Ak predsa musíte prerušiť pomodoro lebo vás volá neurotický šéf, ktorý neznesie odklad alebo musíte bežať kam všetci občas musíme, vydýchnite, zastavte stopky… nič sa nedeje.

Vybavte čo musíte, vráťte sa k rozrobenému a pokračujte kde ste skončili. Buď len spustite časovač kde skončil, alebo začnite nové pomodoro. Nejde o život (pri čom ma napadá, naozaj neodporúčam aplikovanie tejto techniky lekárom či manipulátorom jadrového reaktora).

Zmysel Pomodoro techniky nie je robiť to, čo robia všetci ostatní, ale hľadať cestu k osobnému poznaniu a vlastnej efektivite.

Napriek tomu, že väčšinu vecí v živote vieme pri strate nahradiť, čas je jedna z mála vecí, ktorá nám ubúda z kopy nech sa snažíme ako chceme.

Prečo nemať teda aspoň trochu kontroly nad tým, koľko a kam z tej kopy odhadzujeme? Rozhodne to stojí za pokus.