Stratégia pre zavedenie 4-dňového pracovného týždňa u nás
Zaviesť 4-dňový pracovný týždeň si vyžaduje viacero premyslených krokov a všetky z nich sa musia priebežne vyhodnocovať a korigovať. Každá firma má iné priority, iné procesy a tiež výstupy. Čo funguje a má najvyššiu prioritu u nás nemusí mať vôbec prioritu alebo fungovať inde.
Čo považujeme za strategické pri zavádzaní u nás?
- Definovanie konkrétnych cieľov a prioritizácia úloh
Ako každá (malá) firma bojujeme s tým, že toho čo by sme chceli spraviť a čo máme šancu stihnúť je ďaleko viac. Je veľmi jednoduché stále pracovať na niečom a v konečnom dôsledku stáť na mieste. Zavádzaním 4-dňového pracovného týždňa sa musíme ďaleko viac koncentrovať na pomoc s definovaním konkrétnych cieľov a prioritizáciu úloh jednotlivých členov tímu. Aby každý z nás vedel, na čom naozaj záleží a nemal pocit, že stratou jedného dňa nebude stíhať všetko čo treba.
- Dôraz na automatizáciu
Aby sme sa naozaj vedeli venovať len tomu podstatnému, dôraz prikladáme automatizácii. U nás ako v každej inej firme je obrovské množstvo úloh a činnosti, ktoré sa dajú automatizovať. Nie preto, aby sa človek ktorý ich vykonáva stal nepotrebným, ale aby mohol pracovať na niečom, čo dáva ďaleko väčší zmysel. Ako pre neho samotného tak aj pre firmu ako takú.
- Eliminácia prerušení a vyrušení
K tomu, aby sa človek vedel sústrediť na to podstatné, aby vedel byť kreatívny a tvoril pridanú hodnotu, potrebuje kľud. Alebo ako to definoval Cal Newport vo svojej asi najznámejšej (audio)knihe , potrebuje priestor na hlbokú prácu.
“Hlboká práca je profesionálna aktivita vykonávaná v koncentrovanom a nerušenom stave kedy sa snažíme využiť naše kognitívne schopnosti na maximum. Táto snaha vytvára pridanú hodnotu, zlepšuje naše schopnosti, zručnosti a je veľmi ťažko reprodukovateľná.”
~Cal Newport
K dosiahnutiu takéhoto neprerušovaného času musí každý v tíme chápať, že len pre to, že máme prostriedky komunikácie na dosah prstov, nemusíme ich vždy používať a už vôbec nie okamžite keď nás napadne. Napríklad, miesto oslovenie jedného konkrétneho človeka oslovím naraz mnohých či dokonca všetkých lebo je to jednoduchá a pohodlné. Základom je replikovanie bežného ľudského správania, ktoré poznáme už od detstva – neskáčeme druhým ľudom do reči, počkáme kým druhý niečo dokončí až potom ho prerušíme našou požiadavkou, nezvoláme celú rodinu okamžite do kuchyne, keď potrebujeme pomoc s prípravou večere až o niekoľko hodín. To nás prirodzene vedie k dvom nasledujúcim bodom stratégie.
- Minimalizácia a optimalizácia meetingov
Mítingy či v osobnej alebo video podobe patria do pracovného života každej firmy. Napriek tomu, že ich väčšina z nás nemá v láske, žiaden tím ľudí nevie bez nich dlhodobo fungovať. To však neznamená, že musia byť časté, rozvláčne alebo uskutočnené len preto, že sa na nich niekedy dohodlo. Rozumnou optimalizáciou cez vopred definovanú agendu či striktné dodržiavanie času sa dá ich efektivita zvýšiť (a s týmto sami ešte veľmi bojujeme). A keď nevieme vopred vyskladať agendu mítingu, nemá sa uskutočniť vôbec. Zároveň, ako navádza Michael Hyatt vo svojej (audio)knihe Zaměřte svou pozornost – je lepšie mítingy klastrovať za sebou vo vopred definovaných dňoch a časoch, ako ich nechať preliezť do každého pracovného dňa a rôznych časov.
- Využívanie asynchrónnej komunikácie
Eliminácia prerušení a vyrušení a minimalizácia mítingov sa dá dosiahnuť rozumným využívaním asynchrónnej komunikácie. K tomu najlepšie slúžia inteligentné projektové nástroje ako Asana, Basecamp či Clickup , ktorý využívame napríklad my. Ak niečo nie je potrebné vyriešiť hneď a zaraz (čo zriedka je), úloha, zadanie, dotaz či komunikácia ku konkrétnej úlohe musia skončiť v takomto systéme. Tam sa k nej človek, ktorému je takáto komunikácia adresovaná nájde v čase, kedy sa nevenuje hlbokej práci a je pripravený premýšlať nad niečím iným.
- Priebežný feedback
Akákoľvek zmena prináša množstvo otázok, nejasností, občas komplikácií alebo nedorozumení. Priebežný feedback od každého člena tímu je jediná šanca ako korigovať vývoj a nenechať veci zájsť kam nechceme. Zároveň, na každého zmena pôsobí inak, preto je individuálny feedback ďaleko podstatnejší ako hromadná debata o tom, čo sa deje.
Keď sme pred desiatimi rokmi s Michalom zakladali Audiolibrix, rozhodli sme sa, že celá firma, celá naša budúca posádka bude vždy 100% remote. Každý z nás bude pracovať z miesta, ktoré mu to vyhovuje najviac a nikoho nebudeme nútiť chodiť niekam do kancelárie. Nikdy sme toto rozhodnutie nezmenili a ani neľutovali.
V priebehu rokov sme hľadali ďalšie zlepšenia, ako spraviť z našej firmy miesto, kde by sme chceli pracovať, keby sme si hľadali prácu my sami. Či už ide o voľnosť v rozhodovaní, podporu samostatnosti, eliminovanie (mikro)manažmentu, prevzatie zodpovednosti bez strachu v prípade neúspechu či možnosti vyjadriť akýkoľvek názor bez negatívneho dopadu na “odvážlivca”.
Vždy nás zaujímalo, ako sa dajú veci meniť k lepšiemu. Nielen pre zákazníkov, ktorí pozerajú na nablýskanú palubu lode a je o nich postarané, ale aj pre samotných členov posádky v podpalubí. Aby to nebolo len pozlátko s prehnitou kostrou.
Pred troma rokmi, pri čítaní knihy Andrewa Barnesa The 4 Day Week som sa nadchol pre skrátený pracovný týždeň. Chcel som vyskúšať, či niečo také dokážeme uskutočniť aj my a vrhol som sa k štúdiu ďalších kníh zaoberajúcimi sa kreativitou , produktivitou , pozornosťou , motiváciou , vyvážením pracovného a súkromného života , optimalizáciou práce ako aj schopnosťou akceptovať dané a meniť len to, čo človek zmeniť môže (zoznam titulov, ktoré ma najviac oslovili uvádzam na konci článku). Vtedy začala vo mne rásť túžba nielen využiť ale aj zdielať tieto myšlienky ďalej. To postupne viedlo k vzniku nášho Nakladatelství Audiolibrix .
Trvalo však takmer tri roky, kým som nadobudol presvedčenie, že je ten správny čas a predstavil myšlienku 4-dňového pracovného týždňa (#4dww) Michalovi a Petre.
Spolu sme sa zamysleli a rozhodli, že to stojí za vyskúšanie. Je predsa ľahko možné, že industriálny systém 5-dňového pracovného týždňa so 40+ odrobenými hodinami, je naozaj dávno zastaralý a v dnešnej informačnej dobe ho treba zmeniť.
A tak sme sa dohodli, že na skúšku od 1.7. do 2.9.2022 budeme v Audiolibrix fungovať v režime 4-dňového pracovného týždňa, v systéme 100-80-100 – 100% mzdy za 80% času so 100% produktivitou. Veríme, či sa naše očakávania naplnia.
Ako vznikla idea 4-dňového pracovného týždňa
Keď v roku 1926 Henry Ford zaviedol systém 40-hodinového, 5-dňového pracovného týždňa vo svojich fabrikách, bol to obrovský posun od dovtedy uznávaného 6-dňového pracovného týždňa. Jeho rozhodnutie sa stretlo s vlnou nevôle nielen na strane iných majiteľov firiem ale aj zamestnancov, ktorí potrebovali čo najviac hodín práce, aby dosiahli potrebný plat na uživenie rodiny. Netrvalo však dlho a ďalšie firmy sa začali pridávať a tak po druhej svetovej vojne takmer neexistovala firma, ktorá by si tento systém neosvojila.
Napriek tomu, že Henry Ford je považovaný za priekopníka v smere znižovania pracovného týždňa, už v roku 1817 welšský majiteľ fabriky a advokát ľudských práv Robert Owen prišiel s myšlienkou, že človek by mal pracovať 8 hodín denne, 8 hodín mať na rekreáciu a 8 hodín na oddych. V tom čase sa bežná pracovná doba pohybovala od 12 do 14 hodín denne, 6 dní v týždni. Trvalo viac ako storočie pokiaľ jeho myšlienky boli uchopené a v Amerike v roku 1940 ako v prvej krajine aj zákonom schválené. Zvyšok vyspelého sveta nasledoval tento príklad v povojnovom období.
O takmer 100 rokov neskôr sme znova na rázcestí, kedy zvažujeme, či tento umelo vytvorený pracovný režim v industriálnej dobe je naozaj stále aktuálny v informačnej dobe. Z prieskumov a štúdií, ktoré sa za poslednú dekádu uskutočnili vyplýva, že systém už funkčný nie je.
Prieskumy navyše ukazujú , že pracovníci v kancelárii vykonajú priemerne len 3-4 hodiny produktívnej práce za deň. Zvyšok venujú sociálnym sietiam, čítaniu správ, prípravou jedla a nápojov, rozprávaním s kolegami alebo nejakou formou prokrastinácie, len aby naplnili časový fond určený zamestnávateľom.
Stratégia pre zavedenie 4-dňového pracovného týždňa u nás
Zaviesť 4-dňový pracovný týždeň si vyžaduje viacero premyslených krokov a všetky z nich sa musia priebežne vyhodnocovať a korigovať. Každá firma má iné priority, iné procesy a tiež výstupy. Čo funguje a má najvyššiu prioritu u nás nemusí mať vôbec prioritu alebo fungovať inde.
Čo považujeme za strategické pri zavádzaní u nás?
Ako každá (malá) firma bojujeme s tým, že toho čo by sme chceli spraviť a čo máme šancu stihnúť je ďaleko viac. Je veľmi jednoduché stále pracovať na niečom a v konečnom dôsledku stáť na mieste. Zavádzaním 4-dňového pracovného týždňa sa musíme ďaleko viac koncentrovať na pomoc s definovaním konkrétnych cieľov a prioritizáciu úloh jednotlivých členov tímu. Aby každý z nás vedel, na čom naozaj záleží a nemal pocit, že stratou jedného dňa nebude stíhať všetko čo treba.
Aby sme sa naozaj vedeli venovať len tomu podstatnému, dôraz prikladáme automatizácii. U nás ako v každej inej firme je obrovské množstvo úloh a činnosti, ktoré sa dajú automatizovať. Nie preto, aby sa človek ktorý ich vykonáva stal nepotrebným, ale aby mohol pracovať na niečom, čo dáva ďaleko väčší zmysel. Ako pre neho samotného tak aj pre firmu ako takú.
K tomu, aby sa človek vedel sústrediť na to podstatné, aby vedel byť kreatívny a tvoril pridanú hodnotu, potrebuje kľud. Alebo ako to definoval Cal Newport vo svojej asi najznámejšej (audio)knihe , potrebuje priestor na hlbokú prácu.
“Hlboká práca je profesionálna aktivita vykonávaná v koncentrovanom a nerušenom stave kedy sa snažíme využiť naše kognitívne schopnosti na maximum. Táto snaha vytvára pridanú hodnotu, zlepšuje naše schopnosti, zručnosti a je veľmi ťažko reprodukovateľná.”
~Cal Newport
K dosiahnutiu takéhoto neprerušovaného času musí každý v tíme chápať, že len pre to, že máme prostriedky komunikácie na dosah prstov, nemusíme ich vždy používať a už vôbec nie okamžite keď nás napadne. Napríklad, miesto oslovenie jedného konkrétneho človeka oslovím naraz mnohých či dokonca všetkých lebo je to jednoduchá a pohodlné. Základom je replikovanie bežného ľudského správania, ktoré poznáme už od detstva – neskáčeme druhým ľudom do reči, počkáme kým druhý niečo dokončí až potom ho prerušíme našou požiadavkou, nezvoláme celú rodinu okamžite do kuchyne, keď potrebujeme pomoc s prípravou večere až o niekoľko hodín. To nás prirodzene vedie k dvom nasledujúcim bodom stratégie.
Mítingy či v osobnej alebo video podobe patria do pracovného života každej firmy. Napriek tomu, že ich väčšina z nás nemá v láske, žiaden tím ľudí nevie bez nich dlhodobo fungovať. To však neznamená, že musia byť časté, rozvláčne alebo uskutočnené len preto, že sa na nich niekedy dohodlo. Rozumnou optimalizáciou cez vopred definovanú agendu či striktné dodržiavanie času sa dá ich efektivita zvýšiť (a s týmto sami ešte veľmi bojujeme). A keď nevieme vopred vyskladať agendu mítingu, nemá sa uskutočniť vôbec. Zároveň, ako navádza Michael Hyatt vo svojej (audio)knihe Zaměřte svou pozornost – je lepšie mítingy klastrovať za sebou vo vopred definovaných dňoch a časoch, ako ich nechať preliezť do každého pracovného dňa a rôznych časov.
Eliminácia prerušení a vyrušení a minimalizácia mítingov sa dá dosiahnuť rozumným využívaním asynchrónnej komunikácie. K tomu najlepšie slúžia inteligentné projektové nástroje ako Asana, Basecamp či Clickup , ktorý využívame napríklad my. Ak niečo nie je potrebné vyriešiť hneď a zaraz (čo zriedka je), úloha, zadanie, dotaz či komunikácia ku konkrétnej úlohe musia skončiť v takomto systéme. Tam sa k nej človek, ktorému je takáto komunikácia adresovaná nájde v čase, kedy sa nevenuje hlbokej práci a je pripravený premýšlať nad niečím iným.
Akákoľvek zmena prináša množstvo otázok, nejasností, občas komplikácií alebo nedorozumení. Priebežný feedback od každého člena tímu je jediná šanca ako korigovať vývoj a nenechať veci zájsť kam nechceme. Zároveň, na každého zmena pôsobí inak, preto je individuálny feedback ďaleko podstatnejší ako hromadná debata o tom, čo sa deje.
Úskalia 4-dňového pracovného týždňa
Keďže sme firma, ktorá poskytuje služby zákazníkom, samozrejme chápeme potrebu byť tu pre nich keď to potrebujú. Každý systém má svoje výnimky a každá firma musí nájsť systém, ktorý funguje pre ich operáciu.
V našom prípade zostáva zákaznícka podpora dostupná ako predtým, t.j. v rotácii zabezpečíme, aby aj deň kedy zvyšok firmy nepracuje niekto z nás o zákazníkov staral.
Na začiatok sme sa rozhodli pre rotáciu ľudí v rovnaký deň a to v piatok. Do budúcnosti možno vyskúšame inde fungujúci model rozdelenia tímu na tzv. piatkovú skupinu, pracujúcu od pondeloka do štvrtka a pondelkovú skupinu, pracujúcu od utorka do piatku.
Čo očakávame od 4-dňového pracovného týždňa
Rozhodnutie vyskúšať 4-dňový pracovný týždeň je len nadstavbou našej dôvery v ľudí a tím, ktorý sme za roky vybudovali. Veríme, že postupne ľadením a pomocou feedbacku dokážeme vybudovať model, ktorý bude prinášať lepšie výsledky, ako ten štandardný a z môjho pohľadu zastaralý.
4-dňový pracovný týždeň však nie je a nikdy nebude automatickým benefitom pre každého aj keby sme sa ho rozhodli využívať ďalej či len opakovane v niektorých časoch. Je to niečo, čo považujeme za privilégium každého z nás.
Ak niekto z tímu nebude schopný plniť svoje úlohy v skrátenom režime, bude sa musieť či občasne či natrvalo vzdať tohoto privilégia. Podobne, ak niekomu takýto systém nevyhovuje, nechceme nikoho nútiť. Privilégium nie je povinnosť.
Bodka na záver
Hlavnou motiváciou na skúsenie a možno trvalý prechod na 4-dňový pracovný týždeň je moja presvedčenie a osobná skúsenosť, že len vyvážené striedanie práce a oddychu prináša nové a kreatívne myšlienky. Nikto nič nevymyslí v stálom zhone a plnom pracovnom nasadení. Len čas, kedy dovolíme mozgu vypnúť je čas, kedy dávame priestor novým myšlienkam a kreatívnym ideám vyskočiť na povrch. Deje sa tak podvedome t.j. aj v čase keď vôbec nemyslíme na prácu. Ako firma, ktorá si zakladá na svojej technologickej zdatnosti a kreativite chápeme, že toto je cesta, ktorú musíme vyskúšať.
V čase, keď som sa rozhodol presvedčiť Michala a Petru, nech tento režim vyskúšame sa vo Veľkej Británii organizoval a minulý mesiac aj spustil 4 Day Week projekt . Viac ako 70 firiem s takmer 3500 zamestnancami sa od začiatku júna do konca decembra zapájajú do programu, ktorý výskumníci z oxfordskej a cambridgeskej univerzity budú monitorovať, usmerňovať a vyhodnocovať. Do tohto pokusu sa zapája aj zopár firiem z iných krajín sveta. Keby som o ňom vedel včas, mohli sme byť aj my súčasťou. Takto to skúsime aspoň neformálne a individuálne.
Ak máte s podobným systémom skúsenosti, už dlhšie fungujete v tomto režime, chceli by ste niečo podobné uskutočniť či vás len zaujíma viac, napíšte nám . Budeme radi ak sa o vás či od vás dozvieme viac. No a ako to celé dopadlo u nás sa určite dozviete na konci nášho experimentu. Držte nám palce!
Zoznam titulov, ktoré odporúčam k inšpirácii na zmenu vo vašej firme
Zdieľaj článok
Audioknižný experiment: Vybrali sme najlepšie audioknihy z obľúbených žánrov
Veľký audioknižný prieskum 2023
Umelá inteligencia: už ste sa s ňou stretli?