Práca z domu (práca na diaľku, telecommuting, remote work) je trend, ktorý sa vyvíja okolo nás už vyše troch dekád. Kvôli technologickým limitom bol jej nástup mierny a takmer nepovšimnutý. V posledných rokoch nastal však jej raketový vzostup. Stále nie všetkými akceptovaný, ale neprehliadnuteľný.
Žiaľ až Covid-19 alias korona vírus ho dostal do zorného poľa aj toho najväčšieho odporcu.
Ak patríte medzi zamestnávateľov, majiteľov firiem či manažérov, ktorí premýšľajú, ako teraz narýchlo a neplánovane prejsť na prácu na diaľku vo vašej firme, čítajte ďalej.
V tomto článku sa vám pokúsim poskytnúť niekoľko rád, ako pristupovať k organizácii práce z domu pre vás a následne pre váš tím. Aké nástroje a aké kroky musíte dodržať, aby táto cesta bola čo najmenej tŕnistá. Mojím cieľom nie je vyriešiť a zodpovedať všetky problémy sveta, ale ukázať vám, že niečo, čo bolo možno ešte pred pár týždňami nepredstaviteľné, je s lepšou perspektívou celkom jednoduché.
Na záver v štyroch jednoduchých krokoch zhrniem, ako môže celý proces fungovať. Najprv sa však spoločne pozrieme na jednotlivé zložky týchto krokov v potrebných detailoch.
Hardvér na prácu z domu
Počítač
Z hľadiska technológií sme na tom tak dobre ako nikdy predtým. Takmer každý počítač vyrobený za posledných 5 rokov spĺňa podmienky na prácu z domu. Stačí ho pripojiť cez wifi alebo kábel k rýchlemu internetu a môžete pracovať.
Notebook je na prácu z domu vhodnejší ako stolný počítač. Je prenosnejší a nezaberie takmer žiadne miesto ani v malej domácnosti. Na rozdiel od minulosti, keď sa notebook považoval za menej výkonnú náhradu stolného počítača, v súčasnosti tento rozdiel neexistuje.
Pripojenie na internet
Druhým predpokladom je už spomínaný rýchly internet. Podľa definície sa za rýchle považuje každé pripojenie s rýchlosťou sťahovania nad 10 Mbs (megabitov za sekundu). Samozrejme, v konečnom dôsledku závisí od konkrétnych potrieb spoločnosti, aká rýchlosť bude postačujúca.
Pre videoeditor, kde sa prenáša obrovské množstvo údajov v oboch smeroch, bude linka s rýchlosťou 10 Mbs extrémne pomalá. Pre účtovníka, osobného asistenta alebo obchodného riaditeľa, ktorý kontroluje len pravidelné správy, kontakty, zmluvy a e-maily, bude viac ako dostatočná.
Vysokorýchlostné linky sú dostupné aj v tých najodľahlejších častiach krajiny. Je to len otázka výberu správneho operátora a správneho programu.
Na prenos malého objemu dát budete potrebovať takmer všadeprítomný mobilný signál, mobilný telefón nie starší ako 3-4 roky a pripojenie 4G alebo LTE, ktoré je prostredníctvom neho dostupné.Všetci mobilní operátori v krajine poskytujú dátové balíky, ktoré možno veľmi pohodlne a jednoducho použiť na zdieľanie rýchleho internetu v počítači (tethering) takmer kdekoľvek.
Mobilný telefón
Posledným povinným zariadením, ktoré potrebujete, je mobilný telefón. Našťastie, časy faxov sú už dávno preč a pevnú linku môžeme vynechať aj za nízke paušálne ceny.
Ostatné zariadenia sú čisto voliteľné v závislosti od konkrétnych potrieb podniku. To však musíte vedieť vy.
Organizácia úloh pri práci na diaľku
Na organizáciu úloh a celej práce používame projektové nástroje. Ich používanie môže oscilovať od jednoduchej registrácie úloh cez „odškrtávanie“ až po komplexnú registráciu projektov, na ktorých pracuje veľa ľudí súčasne.
To, čo je najlepšie, sa určuje výlučne podľa veľkosti tímu a individuálnych potrieb spoločnosti.
My v spoločnosti audiolibrix sme v priebehu rokov vyskúšali mnoho vecí, ale Trello bolo na našu každodennú prácu najužitočnejšie. Dodnes ho používame na operatívne plánovanie úloh, redakčné práce alebo roadmapy a Freedcamp na komplexné tímové projekty.
Výhodou systému Trello je veľmi prehľadný a zrozumiteľný systém Kanban, ktorý pripomína posúvanie nálepiek zľava doprava podľa pokroku v rolovaní. Pochopenie a prispôsobenie sa tomuto systému vám zaberie maximálne niekoľko dní.
Nástroje ako Freelo, Monday, Asana, Wrike a Basecamp sú obľúbené aj v malých a stredných firmách.
Každý z nich sa vyznačuje inými výhodami a výber je veľmi individuálny. Keďže všetky sú dobre známe a časom overené nástroje, zaradenie ktoréhokoľvek produktu do procesu je otázkou dní, maximálne týždňov.
Pri väčšine z nich získate bezplatnú skúšobnú verziu na 14 až 30 dní alebo veľmi zvýhodnené prvé mesiace. Pri Trello dokonca získate možnosť používať ho zadarmo až do veľmi vysokých špecifikácií. Navždy. Ak nepotrebujete množstvo ponúkaných možností, je to najlepšia voľba pre začínajúcu vzdialenú spoločnosť.
Všetky tieto nástroje majú vytvorené kvalitné úvodné videá, sekcie často kladených otázok a fóra. Ak narazíte na problém, môžete si byť istí, že o ňom už napísali a vyriešili ho desiatky alebo stovky ďalších používateľov na celom svete.
Ak ste s podobnými systémami nikdy predtým nepracovali, naozaj sa oplatí vyskúšať ich niekoľko, možno aj prostredníctvom paralelného testovania v rovnakom čase a s rovnakými úlohami, a vybrať si najvhodnejšie riešenie na základe osobných skúseností.
Potom už stačí len kreditná karta alebo PayPal a váš tím môže začať pracovať.
Spolupráca pri práci z domu
Druhým dôležitým prvkom pri organizovaní spoločnej práce je vytvorenie prostredia pre spoluprácu.
Ak vaša spoločnosť môže všetko ukladať na miestny server (robí to ešte niekto?), pri spolupráci na diaľku musia byť údaje prístupné odkiaľkoľvek. A nielen prístupné, ale aj prispôsobené na spoluprácu.
Na rozdiel od kancelárie, kde si môžete priniesť dokument, na ktorom ste pracovali, na pamäťovej karte a sedieť na stoličke vedľa seba a spoločne pozerať na ten istý monitor, pri práci na diaľku musíme napodobniť niečo podobné bez zbytočnej zložitosti.
Údaje v cloude
Pre úspech je nevyhnutné mať údaje na jednom mieste a dostupné pre všetkých, ktorí s nimi potrebujú pracovať. Ak chcete, aby ľudia boli produktívni, musia mať možnosť fungovať podobne, ako keby sedeli vedľa seba v rohu kancelárie.
Zistili sme, že na bezpečné ukladanie údajov pre tímy všetkých veľkostí je najužitočnejší Disk Google. Je spoľahlivý, rýchly, bezpečný a automaticky poskytuje balík nástrojov Gsuite, ktoré sa aj tu stali štandardom pre spoluprácu. K tým sa však dostaneme neskôr.
Okrem služby Disk Google je na trhu viacero podobných služieb, ktoré kopírujú väčšinu jej funkcií a zároveň prinášajú niečo jedinečné.
Napríklad Dropbox je rýchlejší pri synchronizácii, ale oveľa drahší pri väčších objemoch dát. Služba Onedrive od spoločnosti Microsoft ponúka alternatívu pre tímy, ktoré uprednostňujú nástroje spoločnosti Microsoft pred nástrojmi spoločnosti Google. V skutočnosti je Office365 neoddeliteľnou súčasťou ich riešenia.
Medzi ďalšie podobné systémy patria Amazon Cloud, pCloud alebo Box.com.
Výber najvhodnejšieho riešenia závisí od toho, čo je pre vás podstatné. Pre niekoho bude mať prednosť jednoduchosť práce, pre iného rýchlosť, objem dát, cena alebo dostupné služby.
Nástroje na spoluprácu
Ak už máte všetky údaje k dispozícii v cloude, potrebujete nástroje, ktoré dokážu replikovať lokálne správanie. Samozrejme, posielanie súborov a dokumentov prostredníctvom e-mailu je možné, ale takýto systém vyzerá kostrbato, zdĺhavo a hlavne neprakticky z hľadiska spolupráce.
Na skutočnú spoluprácu, rovnako ako na umiestnenie údajov, potrebujete cloudové nástroje. Medzi najznámejšie, ktoré, ako som už spomenul, používame aj my, patria nástroje zo sady G Suite. Patrí medzi ne klasický textový procesor, tabuľkový procesor, prezentačný nástroj, nástroj na kreslenie, nástroj na modelovanie údajov a ďalšie. Okrem toho G Suite ponúka všetko, čo súvisí so službou Gmail, ktorá je jej základom. Od poštového klienta, servera, správy domén alebo vlastných poštových skupín.
Pri vytváraní a úprave akéhokoľvek dokumentu v aplikácii G Suite nie je potrebné prenášať ho medzi používateľmi, ale iba zdieľať prístup medzi sebou. Na jednom hárku, finančnom pláne alebo firemnej prezentácii tak môže pracovať niekoľko ľudí. Postupne alebo súčasne bez akéhokoľvek zdržania.
Podobné nástroje ponúka už spomínaný Office365 (Word, Excel, Powerpoint a ďalšie), ako aj Dropbox so svojím jednoduchším systémom Dropbox Paper.
Potreba sa definuje, ako pri všetkom , ndividuálne, ale ktorýkoľvek z týchto produktov dokáže pokryť potreby tímov od niekoľkých ľudí až po tímy so stovkami či tisíckami ľudí.
Interná dokumentácia, wiki alebo procesy
Hoci sú uvedené nástroje na spoluprácu vynikajúce pre mnohé scenáre, nepokrývajú automaticky všetky z nich.
Ich najväčšou nevýhodou je zložité štruktúrovanie dokumentov do klasických priečinkov alebo ich nepružnosť pri formátovaní.
Tento problém sa ešte viac prejaví, ak potrebujete niekde evidovať opakujúce sa procesy, návody, interné stránky wiki atď. Neflexibilná štruktúra skôr či neskôr zmení klasické priečinky na bludisko.
Ak chcete dosiahnuť väčšiu prehľadnosť, štruktúru a flexibilitu, musíte siahnuť po produktoch ako Notion, Evernote alebo Zoho Notebook.
Tieto systémy umožňujú dosiahnuť doslova akúkoľvek štruktúru poznámok, dokumentov, procesov alebo pokynov s výkonným vyhľadávačom.
Po rokoch používania Evernote sme prešli na Notion a Airtable pre informácie orientované na tabuľky a s oboma sme veľmi spokojní.
Komunikácia pri práci na diaľku
Treťou zložkou fungovania tímu pri práci na diaľku je jednoduchá komunikácia. Samozrejme, na každodenné potreby stačí telefón, ale to je len základ.
V kancelárii sa veľa komunikácie odohráva pri osobnom stretnutí za stolom, v konferenčnej miestnosti alebo v kuchynke pri káve. Keďže pri práci na diaľku nič z toho nie je možné, musíte mať k dispozícii iné formy.
Veľa komunikácie nepotrebuje okamžitú odpoveď a vyžadovanie odpovede je vo väčšine prípadov len zvykom, ktorý si vynútila osobná prítomnosť. Preto najťažším momentom pri práci na diaľku nie je technické zabezpečenie, definovanie nástrojov na spoluprácu, ale spôsob komunikácie.
Asynchrónna komunikácia
Medzi najznámejšie asynchrónne formy komunikácie patrí dobre známy e-mail. Jej asynchrónnosť je definovaná spôsobom, akým prebieha konverzácia.
Napíšete niekomu e-mail. Príjemca si ho nájde, niekedy hneď, niekedy neskôr. Odpíše, keď môže alebo chce. Celý proces prebieha v rôznom čase, a teda asynchrónne.
Ak ste zvyknutí posielať e-maily, pri práci na diaľku rýchlo narazíte na nezvládnuteľné objemy. Aby produktivita neklesala z neustáleho odpovedania na zle organizované e-mailové vlákna, je lepšie siahnuť po komunikačnom klientovi. Chat.
Pred rokmi sme sa rozhodli pre Slack a nikdy sme to neoľutovali. Na rozdiel od e-mailu chat umožňuje okrem klasickej komunikácie cez ICQ medzi dvoma účastníkmi aj vytváranie zdieľaných kanálov, kde môže na jednom mieste komunikovať viacero ľudí na základe oddelení, tém alebo problémov. Bez toho, aby ste zaťažovali ostatných.
Komunikáciu možno doplniť rôznymi multimediálnymi súbormi alebo odkazmi. V porovnaní s e-mailom je vyhľadávanie oveľa prehľadnejšie a rýchlejšie.
Okrem služby Slack je na trhu mnoho ďalších podobných nástrojov. Z tých najznámejších odporúčam na vyskúšanie stále voľne dostupný Telegram alebo Zoho Cliq z inak komplexného balíka Zoho One.
Mnohé z projektových nástrojov, ktoré sme spomenuli na začiatku, poskytujú vlastné integrované chaty, a tak je výber naozaj definovaný individuálnymi potrebami, veľkosťou tímu a financiami.
Implementácia a prechod z e-mailu na chat je otázkou maximálne niekoľkých dní.
Synchrónna komunikácia
Hoci väčšina komunikácie pri práci na diaľku môže fungovať asynchrónne, v závislosti od potrieb spoločnosti je potrebné poskytnúť nástroje na synchrónnu komunikáciu, inými slovami komunikáciu v reálnom čase.
Pri komunikácii medzi dvoma ľuďmi je stále najjednoduchší telefón. Ak nie je potrebné, aby si účastníci navzájom niečo prezentovali, stačí mobilný signál a akýkoľvek telefón.
Na diskusie medzi viac ako jedným účastníkom alebo dvoma, dokonca s potrebou vizuálnej prezentácie, sa používajú takzvané videokonferenčné systémy.
Na rozdiel od klasických konferenčných systémov, ktoré boli v nie tak dávnej minulosti súčasťou každej miestnosti, sú moderné videokonferenčné systémy založené na vysokokvalitnom prenose obrazu a zvuku prostredníctvom internetu. Nie je potrebné kupovať pevné linky, telefónne ústredne ani drahé konferenčné terminály.
Každý používateľ má program nainštalovaný vo svojom počítači. Pripojením v dohodnutom čase sa všetci účastníci môžu nielen navzájom vidieť, ale aj zdieľať obrazovku s dokumentmi, prezentáciami, tabuľkami, premietnuť videá alebo prehrať zvukové záznamy pre každého.
Zoom používame takmer od začiatku. Je to jednoduchý nástroj, ktorý funguje rýchlo a dobre nielen na počítačoch, ale aj na mobilných zariadeniach. Na rozdiel od komerčne známejších riešení, ako sú GoToMeeting, Skype alebo Google Hangouts, je Zoom jednoduchý na používanie aj pre začiatočníkov. Jeho inštalácia a funkčnosť je otázkou niekoľkých minút a jeho cena je neporovnateľne nižšia.
Videokonferencie pri práci na diaľku aspoň čiastočne nahrádzajú osobné stretnutia a na rozdiel od telefonického kontaktu účastníci získavajú spätnú väzbu aj z mimiky a gestikulácie ostatných účastníkov.
Meracie nástroje a hodnotenie práce z domu
Pri práci z domu musí byť povinnou súčasťou meranie (sledovanie) a hodnotenie.
Meranie práce nie je nevyhnutne snahou sledovať všetko, čo zamestnanci robia, ale obojstranným zaznamenávaním toho, čo bolo vykonané.
Ako povedal Peter Drucker, merateľné je len to, čo sa meria.
Meranie práce dáva priestor na to, aby sa práca vyhodnotila a následne, ak je na to priestor, optimalizovala.
Ako zistíme, či potrebujeme nového človeka alebo lepší nástroj pre tím? Jednoducho tak, že vyhodnotíme predchádzajúce výsledky, pokúsime sa ich analyzovať a na základe výsledkov konať.
V spoločnosti audiolibrix používame Toggl na meranie a vykazovanie našej práce od začiatku. Je to jednoduchý nástroj a defacto štandard v tejto kategórii.
Tak ako pri všetkom, čo tu spomíname, existuje mnoho ďalších osvedčených nástrojov. Medzi tie, ktoré sme vyskúšali a ktoré považujeme za skvelé, patria Clockify, Hubstaff alebo sledovač času integrovaný priamo do aplikácie Freedcamp.
Na základe mesačných správ môžete zistiť, čo sa opakuje a stojí za to automatizovať, čo je podhodnotené a potrebuje podporu ostatných, čo nefunguje a je potrebné úplne zmeniť organizáciu.
Primárnym účelom merania času zamestnancov nie je jeho kontrola. Na to neexistuje žiadny systém. Aj pracovník, ktorý sedí uprostred otvorenej kancelárie vedľa svojho manažéra, môže prežiť deň bez toho, aby urobil niečo užitočné. A pritom zaznamenávať neuveriteľné.
Pri výbere systému na sledovanie práce odporúčam zvoliť nástroj, v ktorom môžete centrálne definovať projekty, ktoré chcete, aby všetci používali. Vyhnete sa tak zbytočným problémom, keď každý pracovník používa vlastnú terminológiu a zjednotenie výkazov je nakoniec takmer nemožné.
Produktivita pri práci na diaľku
Straty produktivity sa najviac obáva každý majiteľ firmy, ktorý má tím pracujúci na diaľku. Mnohé štúdie za posledné desaťročie opakovane dokazujú, že ide o neopodstatnený strach. Napriek tomu je medzi nami stále prítomný.
Produktivita nie je niečo, čo sa musí definovať alebo merať len pre pracovníkov sediacich mimo kancelárie. Ak máte v tíme ľudí, o ktorých vopred tušíte, že nebudú z domu fungovať produktívne podľa vašich predstáv, už viete, že tak nefungujú ani vo vašej prítomnosti.
Žiadny nástroj neurobí neproduktívneho zamestnanca produktívnym.
Každý človek si môže nájsť najlepšiu kombináciu podmienok pre produktívnu prácu, ak má k dispozícii priestor.
Striktne vymedzené prostredie, tradičné otvorené kancelárie, neustále vyrušovanie zo strany kolegov, neznesiteľné ticho alebo hluk, zápach alebo chlad. Spoločné prostredie nezohľadňuje jednotlivca, a teda ani jeho produktivitu.
Pri práci na diaľku, kde je dôležitý výsledok a nie pobyt na jednom mieste počas pracovného času, poskytuje prostredie definované jednotlivcom dokonalý priestor na dosiahnutie vysokej produktivity.
Ak pridáte len trochu flexibility v tom, kedy majú vaši ľudia začať, skončiť, ísť na obed atď., produktivita sa zvýši ako mávnutím čarovného prútika.
Ak hľadáte nástroje, ktoré pomôžu s produktivitou ľuďom, ktorí nemôžu pracovať samostatne, odporúčam vyskúšať techniky Pomodoro alebo GTD.
Hoci sa väčšina techník a nástrojov zameriava skôr na efektivitu, v niektorých ohľadoch môžu ľuďom pomôcť aj s produktivitou.
Bezpečnosť pri práci na diaľku
Ak ste pracovníkom pracujúcim na diaľku a máte obavy o bezpečnosť svojich údajov a informácií, vaše obavy nie sú na mieste.
Nie preto, že by bezpečnosť nebola dôležitá. Ale jej dosiahnutie je rovnako zložité v kancelárii ako pri práci z domu.
Ak dôverujete len vlastnej sieti a sieťovým prvkom, nad ktorými máte kontrolu, práca na diaľku nemusí mať význam.
Nástroje ako VPN (virtuálna privátna sieť), prostredníctvom ktorých sa každý zamestnanec musí pripojiť k firemnému serveru predtým, ako začne robiť čokoľvek iné, sú rovnako komplikované a bezpečné z kancelárie ako z akéhokoľvek iného miesta.
Ak pri výbere nástrojov zohľadníte bezpečnosť na každom kroku, t. j. vyberiete si len overené a dobre podporované systémy a pravidelne aktualizujete zariadenia aj softvér, strach naozaj nie je na mieste.
Zamestnanec doma môže kopírovať a odkladať informácie, ktoré by nemal. Bohužiaľ, to isté môže urobiť aj odhodlaný pracovník uprostred kancelárie.
Keď Edward Snowden dokázal vyniesť informácie z najprísnejšie strážených oblastí sveta pod dohľadom NSA, určite to nebude problém pre niekoho odhodlaného vo vašej spoločnosti.
To však neznamená, že bezpečnosť nie je nevyhnutná alebo dokonca nerealizovateľná.
Podstatné je uvedomiť si, čo skutočne predstavuje nebezpečenstvo a čo je len zbytočná paranoja.
Mnohému sa dá predísť dobre vypracovanými postupmi a pravidlami, ale to je príliš zložitá téma na tento krátky článok. Vrátime sa k nej niekedy v budúcnosti.
Ak pracujete ako mnohé iné spoločnosti, významnými bezpečnostnými rizikami pre vás budú zdieľanie hesiel, nechránené pripojenia k firemným systémom a strata zariadení s citlivými údajmi.
Dobrou správou je, že všetky tieto problémy sa dajú ľahko vyriešiť bez veľkých predchádzajúcich skúseností.
Bezpečné ukladanie hesiel
Ak patríte medzi firmy, ktoré využívajú veľa internetových služieb, a teda aj hesiel, jeden z takzvaných správcov hesiel vám určite zjednoduší život.
Správca hesiel je nástroj, ktorý uchováva všetky ostatné heslá pod ochranou jedného komplexného hesla, ktoré si zvolí používateľ. Tým sa eliminuje potreba pamätať si viacero hesiel okrem jedného. Okrem toho, že dokáže bezpečne uložiť všetky používané heslá, umožňuje ich bezpečné zdieľanie medzi viacerými používateľmi.
Ak používate služby, ku ktorým pristupuje viacero ľudí prostredníctvom jedného účtu, zdieľanie hesiel prostredníctvom takéhoto správcu hesiel je správnou cestou. Heslo nikdy neopustí bezpečné prostredie zašifrovaného správcu a v prípade zmeny je nové heslo dostupné všetkým, ktorí ho majú, bez toho, aby ste ich museli o zmene informovať. Okrem bezpečnosti to prináša aj veľa pohodlia pri práci.
Správca hesiel dokáže v počítači, tablete alebo mobile vyplniť heslá na webových stránkach bez toho, aby ste ich museli kopírovať alebo dokonca ručne prepisovať.
Ak ste zvyknutí ukladať heslá do správcov hesiel vo webovom prehliadači, poznáte koncept samostatného správcu hesiel. Aj keď ste ho možno nepoznali.
Medzi najlepšie hodnotené systémy z hľadiska bezpečnosti a jednoduchosti patria Dashlane, LastPass, 1Password, Passcamp alebo Keeper. Výber je založený na veľkosti tímu, podporovaných platformách a finančných preferenciách. Každý z nich je však overený obrovskou komunitou používateľov a rokmi na scéne.
Zabezpečené internetové pripojenie
Z hľadiska bezpečnosti je pre telepracovníkov najdôležitejšie bezpečné internetové pripojenie. Je to zároveň najobávanejšia časť všetkých zamestnávateľov.
Ak zamestnanci pracujú z domu, problém je vyriešený. Aspoň čiastočne. Ak však pracujú z kaviarní, hotelov alebo náhodných hotspotov wifi, musíte pripojenie čo najviac zabezpečiť.
Najpraktickejším a najpotrebnejším riešením je VPN (virtuálna privátna sieť). Ide o zabezpečené pripojenie prostredníctvom tzv. tunela. Počítač sa pripojí k zabezpečenému serveru prostredníctvom klienta nainštalovaného v počítači a server vedie všetku následnú internetovú komunikáciu cez vytvorený zabezpečený tunel.
Ak sa vám to zdá zložité, je to celkom jednoduché. O všetko sa za vás postará spomínaný klient a jednoduché nastavenie.
Vďaka pripojeniu VPN nie je možné odpočúvať komunikáciu, takže aj keď sa zamestnanec pripája z najrušnejšej reštaurácie v cudzom meste, bezpečnosť pripojenia je zaručená. Kľúčové je, že sa aktivuje okamžite po prvom pripojení na internet.
V prípade spoločností, ktoré kladú väčší dôraz na bezpečnosť alebo potrebu prístupu k miestnym serverom spoločnosti, môže byť server VPN súčasťou internej infraštruktúry. Ostatným postačia bežné komerčné aplikácie, ako sú CyberGhost VPN, VPNunlimited, ExpressVPN alebo NordVPN.
Povinné šifrovanie zariadenia
Každé zariadenie, ktoré sa používa vo firme, bez ohľadu na jeho využitie, by malo byť nastavené na šifrovanie údajov. Nezáleží na tom, či sa počítač nachádza uprostred kancelárie alebo na stole vo vzdialenej kaviarni Costa.
Šifrovanie disku zabezpečí, že aj v prípade jeho krádeže budú údaje, informácie a heslá uložené na disku pre nového majiteľa nečitateľné.
Každé moderné zariadenie vyrobené za posledných päť rokov ponúka automatické alebo ľahko nastaviteľné šifrovanie.
Po nastavení a vytvorení bezpečného hesla sa zariadenie postará o zvyšok. Používateľ už nemusí robiť nič ďalšie. Hlavnou podmienkou je, aby si používateľ zvolil bezpečné heslo na prihlásenie do zariadenia. Okrem prihlásenia heslo odomkne prístup k celému šifrovanému úložisku a pre používateľa sa javí ako úplne transparentné.
Výber hesla nie je možný na mobilných zariadeniach. Tie fungujú na základe kódov PIN, prístupových kódov, odtlačkov prstov alebo skenovania tváre. Čím bezpečnejšia je zvolená ochrana zariadenia, tým väčšiu istotu máte, že aj v prípade straty zariadenia ide len o „poistnú udalosť na kuse kovu“ a nie o potenciálne veľký bezpečnostný problém.
Tu len poukazujem na to, že každý firemný telefón je de facto zariadenie, ktoré pre vás pracuje na diaľku, aj keď ste o ňom nikdy takto neuvažovali.
Pokiaľ majú zamestnanci prostredníctvom mobilného telefónu prístup k firemnej elektronickej pošte alebo iným interným systémom, je jedno, či ho má pri sebe zamestnanec, ktorý do kancelárie nechodí, alebo ten, ktorý denne odchádza a prichádza. Bezpečnostné pravidlá musia platiť rovnako pre všetkých.
Štyri kroky na začatie práce na diaľku
Na prvý pohľad sa zdá, že začať pracovať na diaľku je príliš komplikované a zložité. Musíte zabezpečiť bezpečnosť, naučiť ľudí používať nástroje, zabezpečiť údaje, informácie, heslá …
Všetko je otázkou postupných krokov.
Nesnažte sa všetko vyriešiť za jeden deň. Ani my v Audiolibrixe sa napriek dlhoročným skúsenostiam s prácou na diaľku nesnažíme nových ľudí naučiť všetko v jednom kroku. Robíme to postupne prostredníctvom takzvaného onboardingového procesu. A sami sa vždy snažíme zlepšovať existujúce riešenia a nachádzať lepšie, ktoré fungujú.
Krok 1
Prvým krokom je zaobstarať si počítač a telefón, ktorý si zamestnanec môže vziať domov, spustiť a pripojiť sa k internetu.
Ak novému zamestnancovi aj tak dáte počítač, je to jedno. Nastaví sa šifrovanie disku, služba VPN je aktívna, odovzdá sa dočasné heslo, aktivuje sa firemný e-mail.
Krok 2
Po prvom pripojení nájde zamestnanec v e-maile ďalšie pokyny. Pozvánky do systémov ako Trello, LastPass, Freedcamp alebo Slack, ktoré ste predtým vybrali a aktivovali.
Ak tieto služby ešte nemáte vybrané a aktivované, môžete tak urobiť priebežne. No zamestnanec je už online, telefonuje a má funkčný e-mail. Jeho virtuálna kancelária je teda plne pripravená.
Krok 3
Na to, aby ste mohli začať efektívne pracovať, je kľúčové sprevádzkovať komunikačné kanály. Na asynchrónnu komunikáciu máte k dispozícii už spomínaný e-mail. Na synchrónnu si môžete nainštalovať napríklad spomínaný Zoom.
Prostredníctvom aplikácie Zoom a zdieľanej obrazovky môžete začať pracovať na spoločných veciach. Môžete si navzájom ukázať, čo potrebujete, vidíte sa a bavíte sa, ako keby ste sedeli v jednej kancelárii. Môžete sa tiež spoločne pozrieť na rôzne prvky systému a naučiť sa, ako s nimi spoločne pracovať, aby ste splnili svoje potreby.
Inštaláciou aplikácie Slack alebo iného chatu môžete získať prístup ku kanálu na rýchlu komunikáciu bez toho, aby ste museli telefonovať alebo viesť videokonferencie. A ste v spojení.
Krok 4
Môžete komunikovať, môžete sa pripojiť na internet. Teraz každý potrebuje prístup k údajom. Ak ide o výhradne interné úložisko, prostredníctvom firemnej siete VPN sa môže ktokoľvek, kto nie je v kancelárii, pripojiť k internej sieti. Počítač sa bude tváriť, akoby sedel na stole v kancelárii.
Ak môžete prenášať a zdieľať údaje v niektorom z cloudových riešení, celý proces bude oveľa jednoduchší.
Teraz už zostáva len doladiť prístup ku všetkým systémom, ktoré používate, a zaviesť procesy, ako by mala firma v novom nastavení fungovať.
Niekoľko slov na záver
Aj tá najťažšia situácia sa dá vyriešiť, ak k nej pristupujeme po malých krokoch. Zmyslom postupných krokov nie je dosiahnuť ideálnu situáciu na prvý pokus a okamžite. Všetko si vyžaduje čas. Postupne začnú veci nadobúdať nové tvary, až zrazu už nebudú také nepredstaviteľné.
Vydajte sa na cestu a hľadajte odpovede krok za krokom. Tak ako to robíte so všetkým, čo musíte riešiť vo firme. Aj tam ste začínali s vyriešenými otázkami každého kroku. Začali ste a postupne ste budovali cestu, po ktorej ste kráčali.
Zavedenie práce na diaľku je podobnou výzvou. Stačí urobiť prvý krok a…
Práca z domu (práca na diaľku, telecommuting, remote work) je trend, ktorý sa vyvíja okolo nás už vyše troch dekád. Kvôli technologickým limitom bol jej nástup mierny a takmer nepovšimnutý. V posledných rokoch nastal však jej raketový vzostup. Stále nie všetkými akceptovaný, ale neprehliadnuteľný.
Žiaľ až Covid-19 alias korona vírus ho dostal do zorného poľa aj toho najväčšieho odporcu.
Ak patríte medzi zamestnávateľov, majiteľov firiem či manažérov, ktorí premýšľajú, ako teraz narýchlo a neplánovane prejsť na prácu na diaľku vo vašej firme, čítajte ďalej.
V tomto článku sa vám pokúsim poskytnúť niekoľko rád, ako pristupovať k organizácii práce z domu pre vás a následne pre váš tím. Aké nástroje a aké kroky musíte dodržať, aby táto cesta bola čo najmenej tŕnistá. Mojím cieľom nie je vyriešiť a zodpovedať všetky problémy sveta, ale ukázať vám, že niečo, čo bolo možno ešte pred pár týždňami nepredstaviteľné, je s lepšou perspektívou celkom jednoduché.
Na záver v štyroch jednoduchých krokoch zhrniem, ako môže celý proces fungovať. Najprv sa však spoločne pozrieme na jednotlivé zložky týchto krokov v potrebných detailoch.
Hardvér na prácu z domu
Počítač
Z hľadiska technológií sme na tom tak dobre ako nikdy predtým. Takmer každý počítač vyrobený za posledných 5 rokov spĺňa podmienky na prácu z domu. Stačí ho pripojiť cez wifi alebo kábel k rýchlemu internetu a môžete pracovať.
Notebook je na prácu z domu vhodnejší ako stolný počítač. Je prenosnejší a nezaberie takmer žiadne miesto ani v malej domácnosti. Na rozdiel od minulosti, keď sa notebook považoval za menej výkonnú náhradu stolného počítača, v súčasnosti tento rozdiel neexistuje.
Pripojenie na internet
Druhým predpokladom je už spomínaný rýchly internet. Podľa definície sa za rýchle považuje každé pripojenie s rýchlosťou sťahovania nad 10 Mbs (megabitov za sekundu). Samozrejme, v konečnom dôsledku závisí od konkrétnych potrieb spoločnosti, aká rýchlosť bude postačujúca.
Pre videoeditor, kde sa prenáša obrovské množstvo údajov v oboch smeroch, bude linka s rýchlosťou 10 Mbs extrémne pomalá. Pre účtovníka, osobného asistenta alebo obchodného riaditeľa, ktorý kontroluje len pravidelné správy, kontakty, zmluvy a e-maily, bude viac ako dostatočná.
Vysokorýchlostné linky sú dostupné aj v tých najodľahlejších častiach krajiny. Je to len otázka výberu správneho operátora a správneho programu.
Na prenos malého objemu dát budete potrebovať takmer všadeprítomný mobilný signál, mobilný telefón nie starší ako 3-4 roky a pripojenie 4G alebo LTE, ktoré je prostredníctvom neho dostupné.Všetci mobilní operátori v krajine poskytujú dátové balíky, ktoré možno veľmi pohodlne a jednoducho použiť na zdieľanie rýchleho internetu v počítači (tethering) takmer kdekoľvek.
Mobilný telefón
Posledným povinným zariadením, ktoré potrebujete, je mobilný telefón. Našťastie, časy faxov sú už dávno preč a pevnú linku môžeme vynechať aj za nízke paušálne ceny.
Ostatné zariadenia sú čisto voliteľné v závislosti od konkrétnych potrieb podniku. To však musíte vedieť vy.
Organizácia úloh pri práci na diaľku
Na organizáciu úloh a celej práce používame projektové nástroje. Ich používanie môže oscilovať od jednoduchej registrácie úloh cez „odškrtávanie“ až po komplexnú registráciu projektov, na ktorých pracuje veľa ľudí súčasne.
To, čo je najlepšie, sa určuje výlučne podľa veľkosti tímu a individuálnych potrieb spoločnosti.
My v spoločnosti audiolibrix sme v priebehu rokov vyskúšali mnoho vecí, ale Trello bolo na našu každodennú prácu najužitočnejšie. Dodnes ho používame na operatívne plánovanie úloh, redakčné práce alebo roadmapy a Freedcamp na komplexné tímové projekty.
Výhodou systému Trello je veľmi prehľadný a zrozumiteľný systém Kanban, ktorý pripomína posúvanie nálepiek zľava doprava podľa pokroku v rolovaní. Pochopenie a prispôsobenie sa tomuto systému vám zaberie maximálne niekoľko dní.
Nástroje ako Freelo, Monday, Asana, Wrike a Basecamp sú obľúbené aj v malých a stredných firmách.
Každý z nich sa vyznačuje inými výhodami a výber je veľmi individuálny. Keďže všetky sú dobre známe a časom overené nástroje, zaradenie ktoréhokoľvek produktu do procesu je otázkou dní, maximálne týždňov.
Pri väčšine z nich získate bezplatnú skúšobnú verziu na 14 až 30 dní alebo veľmi zvýhodnené prvé mesiace. Pri Trello dokonca získate možnosť používať ho zadarmo až do veľmi vysokých špecifikácií. Navždy. Ak nepotrebujete množstvo ponúkaných možností, je to najlepšia voľba pre začínajúcu vzdialenú spoločnosť.
Všetky tieto nástroje majú vytvorené kvalitné úvodné videá, sekcie často kladených otázok a fóra. Ak narazíte na problém, môžete si byť istí, že o ňom už napísali a vyriešili ho desiatky alebo stovky ďalších používateľov na celom svete.
Ak ste s podobnými systémami nikdy predtým nepracovali, naozaj sa oplatí vyskúšať ich niekoľko, možno aj prostredníctvom paralelného testovania v rovnakom čase a s rovnakými úlohami, a vybrať si najvhodnejšie riešenie na základe osobných skúseností.
Potom už stačí len kreditná karta alebo PayPal a váš tím môže začať pracovať.
Spolupráca pri práci z domu
Druhým dôležitým prvkom pri organizovaní spoločnej práce je vytvorenie prostredia pre spoluprácu.
Ak vaša spoločnosť môže všetko ukladať na miestny server (robí to ešte niekto?), pri spolupráci na diaľku musia byť údaje prístupné odkiaľkoľvek. A nielen prístupné, ale aj prispôsobené na spoluprácu.
Na rozdiel od kancelárie, kde si môžete priniesť dokument, na ktorom ste pracovali, na pamäťovej karte a sedieť na stoličke vedľa seba a spoločne pozerať na ten istý monitor, pri práci na diaľku musíme napodobniť niečo podobné bez zbytočnej zložitosti.
Údaje v cloude
Pre úspech je nevyhnutné mať údaje na jednom mieste a dostupné pre všetkých, ktorí s nimi potrebujú pracovať. Ak chcete, aby ľudia boli produktívni, musia mať možnosť fungovať podobne, ako keby sedeli vedľa seba v rohu kancelárie.
Zistili sme, že na bezpečné ukladanie údajov pre tímy všetkých veľkostí je najužitočnejší Disk Google. Je spoľahlivý, rýchly, bezpečný a automaticky poskytuje balík nástrojov Gsuite, ktoré sa aj tu stali štandardom pre spoluprácu. K tým sa však dostaneme neskôr.
Okrem služby Disk Google je na trhu viacero podobných služieb, ktoré kopírujú väčšinu jej funkcií a zároveň prinášajú niečo jedinečné.
Napríklad Dropbox je rýchlejší pri synchronizácii, ale oveľa drahší pri väčších objemoch dát. Služba Onedrive od spoločnosti Microsoft ponúka alternatívu pre tímy, ktoré uprednostňujú nástroje spoločnosti Microsoft pred nástrojmi spoločnosti Google. V skutočnosti je Office365 neoddeliteľnou súčasťou ich riešenia.
Medzi ďalšie podobné systémy patria Amazon Cloud, pCloud alebo Box.com.
Výber najvhodnejšieho riešenia závisí od toho, čo je pre vás podstatné. Pre niekoho bude mať prednosť jednoduchosť práce, pre iného rýchlosť, objem dát, cena alebo dostupné služby.
Nástroje na spoluprácu
Ak už máte všetky údaje k dispozícii v cloude, potrebujete nástroje, ktoré dokážu replikovať lokálne správanie. Samozrejme, posielanie súborov a dokumentov prostredníctvom e-mailu je možné, ale takýto systém vyzerá kostrbato, zdĺhavo a hlavne neprakticky z hľadiska spolupráce.
Na skutočnú spoluprácu, rovnako ako na umiestnenie údajov, potrebujete cloudové nástroje. Medzi najznámejšie, ktoré, ako som už spomenul, používame aj my, patria nástroje zo sady G Suite. Patrí medzi ne klasický textový procesor, tabuľkový procesor, prezentačný nástroj, nástroj na kreslenie, nástroj na modelovanie údajov a ďalšie. Okrem toho G Suite ponúka všetko, čo súvisí so službou Gmail, ktorá je jej základom. Od poštového klienta, servera, správy domén alebo vlastných poštových skupín.
Pri vytváraní a úprave akéhokoľvek dokumentu v aplikácii G Suite nie je potrebné prenášať ho medzi používateľmi, ale iba zdieľať prístup medzi sebou. Na jednom hárku, finančnom pláne alebo firemnej prezentácii tak môže pracovať niekoľko ľudí. Postupne alebo súčasne bez akéhokoľvek zdržania.
Podobné nástroje ponúka už spomínaný Office365 (Word, Excel, Powerpoint a ďalšie), ako aj Dropbox so svojím jednoduchším systémom Dropbox Paper.
Potreba sa definuje, ako pri všetkom , ndividuálne, ale ktorýkoľvek z týchto produktov dokáže pokryť potreby tímov od niekoľkých ľudí až po tímy so stovkami či tisíckami ľudí.
Interná dokumentácia, wiki alebo procesy
Hoci sú uvedené nástroje na spoluprácu vynikajúce pre mnohé scenáre, nepokrývajú automaticky všetky z nich.
Ich najväčšou nevýhodou je zložité štruktúrovanie dokumentov do klasických priečinkov alebo ich nepružnosť pri formátovaní.
Tento problém sa ešte viac prejaví, ak potrebujete niekde evidovať opakujúce sa procesy, návody, interné stránky wiki atď. Neflexibilná štruktúra skôr či neskôr zmení klasické priečinky na bludisko.
Ak chcete dosiahnuť väčšiu prehľadnosť, štruktúru a flexibilitu, musíte siahnuť po produktoch ako Notion, Evernote alebo Zoho Notebook.
Tieto systémy umožňujú dosiahnuť doslova akúkoľvek štruktúru poznámok, dokumentov, procesov alebo pokynov s výkonným vyhľadávačom.
Po rokoch používania Evernote sme prešli na Notion a Airtable pre informácie orientované na tabuľky a s oboma sme veľmi spokojní.
Komunikácia pri práci na diaľku
Treťou zložkou fungovania tímu pri práci na diaľku je jednoduchá komunikácia. Samozrejme, na každodenné potreby stačí telefón, ale to je len základ.
V kancelárii sa veľa komunikácie odohráva pri osobnom stretnutí za stolom, v konferenčnej miestnosti alebo v kuchynke pri káve. Keďže pri práci na diaľku nič z toho nie je možné, musíte mať k dispozícii iné formy.
Veľa komunikácie nepotrebuje okamžitú odpoveď a vyžadovanie odpovede je vo väčšine prípadov len zvykom, ktorý si vynútila osobná prítomnosť. Preto najťažším momentom pri práci na diaľku nie je technické zabezpečenie, definovanie nástrojov na spoluprácu, ale spôsob komunikácie.
Asynchrónna komunikácia
Medzi najznámejšie asynchrónne formy komunikácie patrí dobre známy e-mail. Jej asynchrónnosť je definovaná spôsobom, akým prebieha konverzácia.
Napíšete niekomu e-mail. Príjemca si ho nájde, niekedy hneď, niekedy neskôr. Odpíše, keď môže alebo chce. Celý proces prebieha v rôznom čase, a teda asynchrónne.
Ak ste zvyknutí posielať e-maily, pri práci na diaľku rýchlo narazíte na nezvládnuteľné objemy. Aby produktivita neklesala z neustáleho odpovedania na zle organizované e-mailové vlákna, je lepšie siahnuť po komunikačnom klientovi. Chat.
Pred rokmi sme sa rozhodli pre Slack a nikdy sme to neoľutovali. Na rozdiel od e-mailu chat umožňuje okrem klasickej komunikácie cez ICQ medzi dvoma účastníkmi aj vytváranie zdieľaných kanálov, kde môže na jednom mieste komunikovať viacero ľudí na základe oddelení, tém alebo problémov. Bez toho, aby ste zaťažovali ostatných.
Komunikáciu možno doplniť rôznymi multimediálnymi súbormi alebo odkazmi. V porovnaní s e-mailom je vyhľadávanie oveľa prehľadnejšie a rýchlejšie.
Okrem služby Slack je na trhu mnoho ďalších podobných nástrojov. Z tých najznámejších odporúčam na vyskúšanie stále voľne dostupný Telegram alebo Zoho Cliq z inak komplexného balíka Zoho One.
Mnohé z projektových nástrojov, ktoré sme spomenuli na začiatku, poskytujú vlastné integrované chaty, a tak je výber naozaj definovaný individuálnymi potrebami, veľkosťou tímu a financiami.
Implementácia a prechod z e-mailu na chat je otázkou maximálne niekoľkých dní.
Synchrónna komunikácia
Hoci väčšina komunikácie pri práci na diaľku môže fungovať asynchrónne, v závislosti od potrieb spoločnosti je potrebné poskytnúť nástroje na synchrónnu komunikáciu, inými slovami komunikáciu v reálnom čase.
Pri komunikácii medzi dvoma ľuďmi je stále najjednoduchší telefón. Ak nie je potrebné, aby si účastníci navzájom niečo prezentovali, stačí mobilný signál a akýkoľvek telefón.
Na diskusie medzi viac ako jedným účastníkom alebo dvoma, dokonca s potrebou vizuálnej prezentácie, sa používajú takzvané videokonferenčné systémy.
Na rozdiel od klasických konferenčných systémov, ktoré boli v nie tak dávnej minulosti súčasťou každej miestnosti, sú moderné videokonferenčné systémy založené na vysokokvalitnom prenose obrazu a zvuku prostredníctvom internetu. Nie je potrebné kupovať pevné linky, telefónne ústredne ani drahé konferenčné terminály.
Každý používateľ má program nainštalovaný vo svojom počítači. Pripojením v dohodnutom čase sa všetci účastníci môžu nielen navzájom vidieť, ale aj zdieľať obrazovku s dokumentmi, prezentáciami, tabuľkami, premietnuť videá alebo prehrať zvukové záznamy pre každého.
Zoom používame takmer od začiatku. Je to jednoduchý nástroj, ktorý funguje rýchlo a dobre nielen na počítačoch, ale aj na mobilných zariadeniach. Na rozdiel od komerčne známejších riešení, ako sú GoToMeeting, Skype alebo Google Hangouts, je Zoom jednoduchý na používanie aj pre začiatočníkov. Jeho inštalácia a funkčnosť je otázkou niekoľkých minút a jeho cena je neporovnateľne nižšia.
Videokonferencie pri práci na diaľku aspoň čiastočne nahrádzajú osobné stretnutia a na rozdiel od telefonického kontaktu účastníci získavajú spätnú väzbu aj z mimiky a gestikulácie ostatných účastníkov.
Meracie nástroje a hodnotenie práce z domu
Pri práci z domu musí byť povinnou súčasťou meranie (sledovanie) a hodnotenie.
Meranie práce nie je nevyhnutne snahou sledovať všetko, čo zamestnanci robia, ale obojstranným zaznamenávaním toho, čo bolo vykonané.
Ako povedal Peter Drucker, merateľné je len to, čo sa meria.
Meranie práce dáva priestor na to, aby sa práca vyhodnotila a následne, ak je na to priestor, optimalizovala.
Ako zistíme, či potrebujeme nového človeka alebo lepší nástroj pre tím? Jednoducho tak, že vyhodnotíme predchádzajúce výsledky, pokúsime sa ich analyzovať a na základe výsledkov konať.
V spoločnosti audiolibrix používame Toggl na meranie a vykazovanie našej práce od začiatku. Je to jednoduchý nástroj a defacto štandard v tejto kategórii.
Tak ako pri všetkom, čo tu spomíname, existuje mnoho ďalších osvedčených nástrojov. Medzi tie, ktoré sme vyskúšali a ktoré považujeme za skvelé, patria Clockify, Hubstaff alebo sledovač času integrovaný priamo do aplikácie Freedcamp.
Na základe mesačných správ môžete zistiť, čo sa opakuje a stojí za to automatizovať, čo je podhodnotené a potrebuje podporu ostatných, čo nefunguje a je potrebné úplne zmeniť organizáciu.
Primárnym účelom merania času zamestnancov nie je jeho kontrola. Na to neexistuje žiadny systém. Aj pracovník, ktorý sedí uprostred otvorenej kancelárie vedľa svojho manažéra, môže prežiť deň bez toho, aby urobil niečo užitočné. A pritom zaznamenávať neuveriteľné.
Pri výbere systému na sledovanie práce odporúčam zvoliť nástroj, v ktorom môžete centrálne definovať projekty, ktoré chcete, aby všetci používali. Vyhnete sa tak zbytočným problémom, keď každý pracovník používa vlastnú terminológiu a zjednotenie výkazov je nakoniec takmer nemožné.
Produktivita pri práci na diaľku
Straty produktivity sa najviac obáva každý majiteľ firmy, ktorý má tím pracujúci na diaľku. Mnohé štúdie za posledné desaťročie opakovane dokazujú, že ide o neopodstatnený strach. Napriek tomu je medzi nami stále prítomný.
Produktivita nie je niečo, čo sa musí definovať alebo merať len pre pracovníkov sediacich mimo kancelárie. Ak máte v tíme ľudí, o ktorých vopred tušíte, že nebudú z domu fungovať produktívne podľa vašich predstáv, už viete, že tak nefungujú ani vo vašej prítomnosti.
Žiadny nástroj neurobí neproduktívneho zamestnanca produktívnym.
Každý človek si môže nájsť najlepšiu kombináciu podmienok pre produktívnu prácu, ak má k dispozícii priestor.
Striktne vymedzené prostredie, tradičné otvorené kancelárie, neustále vyrušovanie zo strany kolegov, neznesiteľné ticho alebo hluk, zápach alebo chlad. Spoločné prostredie nezohľadňuje jednotlivca, a teda ani jeho produktivitu.
Pri práci na diaľku, kde je dôležitý výsledok a nie pobyt na jednom mieste počas pracovného času, poskytuje prostredie definované jednotlivcom dokonalý priestor na dosiahnutie vysokej produktivity.
Ak pridáte len trochu flexibility v tom, kedy majú vaši ľudia začať, skončiť, ísť na obed atď., produktivita sa zvýši ako mávnutím čarovného prútika.
Ak hľadáte nástroje, ktoré pomôžu s produktivitou ľuďom, ktorí nemôžu pracovať samostatne, odporúčam vyskúšať techniky Pomodoro alebo GTD.
Hoci sa väčšina techník a nástrojov zameriava skôr na efektivitu, v niektorých ohľadoch môžu ľuďom pomôcť aj s produktivitou.
Bezpečnosť pri práci na diaľku
Ak ste pracovníkom pracujúcim na diaľku a máte obavy o bezpečnosť svojich údajov a informácií, vaše obavy nie sú na mieste.
Nie preto, že by bezpečnosť nebola dôležitá. Ale jej dosiahnutie je rovnako zložité v kancelárii ako pri práci z domu.
Ak dôverujete len vlastnej sieti a sieťovým prvkom, nad ktorými máte kontrolu, práca na diaľku nemusí mať význam.
Nástroje ako VPN (virtuálna privátna sieť), prostredníctvom ktorých sa každý zamestnanec musí pripojiť k firemnému serveru predtým, ako začne robiť čokoľvek iné, sú rovnako komplikované a bezpečné z kancelárie ako z akéhokoľvek iného miesta.
Ak pri výbere nástrojov zohľadníte bezpečnosť na každom kroku, t. j. vyberiete si len overené a dobre podporované systémy a pravidelne aktualizujete zariadenia aj softvér, strach naozaj nie je na mieste.
Zamestnanec doma môže kopírovať a odkladať informácie, ktoré by nemal. Bohužiaľ, to isté môže urobiť aj odhodlaný pracovník uprostred kancelárie.
Keď Edward Snowden dokázal vyniesť informácie z najprísnejšie strážených oblastí sveta pod dohľadom NSA, určite to nebude problém pre niekoho odhodlaného vo vašej spoločnosti.
To však neznamená, že bezpečnosť nie je nevyhnutná alebo dokonca nerealizovateľná.
Podstatné je uvedomiť si, čo skutočne predstavuje nebezpečenstvo a čo je len zbytočná paranoja.
Mnohému sa dá predísť dobre vypracovanými postupmi a pravidlami, ale to je príliš zložitá téma na tento krátky článok. Vrátime sa k nej niekedy v budúcnosti.
Ak pracujete ako mnohé iné spoločnosti, významnými bezpečnostnými rizikami pre vás budú zdieľanie hesiel, nechránené pripojenia k firemným systémom a strata zariadení s citlivými údajmi.
Dobrou správou je, že všetky tieto problémy sa dajú ľahko vyriešiť bez veľkých predchádzajúcich skúseností.
Bezpečné ukladanie hesiel
Ak patríte medzi firmy, ktoré využívajú veľa internetových služieb, a teda aj hesiel, jeden z takzvaných správcov hesiel vám určite zjednoduší život.
Správca hesiel je nástroj, ktorý uchováva všetky ostatné heslá pod ochranou jedného komplexného hesla, ktoré si zvolí používateľ. Tým sa eliminuje potreba pamätať si viacero hesiel okrem jedného. Okrem toho, že dokáže bezpečne uložiť všetky používané heslá, umožňuje ich bezpečné zdieľanie medzi viacerými používateľmi.
Ak používate služby, ku ktorým pristupuje viacero ľudí prostredníctvom jedného účtu, zdieľanie hesiel prostredníctvom takéhoto správcu hesiel je správnou cestou. Heslo nikdy neopustí bezpečné prostredie zašifrovaného správcu a v prípade zmeny je nové heslo dostupné všetkým, ktorí ho majú, bez toho, aby ste ich museli o zmene informovať. Okrem bezpečnosti to prináša aj veľa pohodlia pri práci.
Správca hesiel dokáže v počítači, tablete alebo mobile vyplniť heslá na webových stránkach bez toho, aby ste ich museli kopírovať alebo dokonca ručne prepisovať.
Ak ste zvyknutí ukladať heslá do správcov hesiel vo webovom prehliadači, poznáte koncept samostatného správcu hesiel. Aj keď ste ho možno nepoznali.
Medzi najlepšie hodnotené systémy z hľadiska bezpečnosti a jednoduchosti patria Dashlane, LastPass, 1Password, Passcamp alebo Keeper. Výber je založený na veľkosti tímu, podporovaných platformách a finančných preferenciách. Každý z nich je však overený obrovskou komunitou používateľov a rokmi na scéne.
Zabezpečené internetové pripojenie
Z hľadiska bezpečnosti je pre telepracovníkov najdôležitejšie bezpečné internetové pripojenie. Je to zároveň najobávanejšia časť všetkých zamestnávateľov.
Ak zamestnanci pracujú z domu, problém je vyriešený. Aspoň čiastočne. Ak však pracujú z kaviarní, hotelov alebo náhodných hotspotov wifi, musíte pripojenie čo najviac zabezpečiť.
Najpraktickejším a najpotrebnejším riešením je VPN (virtuálna privátna sieť). Ide o zabezpečené pripojenie prostredníctvom tzv. tunela. Počítač sa pripojí k zabezpečenému serveru prostredníctvom klienta nainštalovaného v počítači a server vedie všetku následnú internetovú komunikáciu cez vytvorený zabezpečený tunel.
Ak sa vám to zdá zložité, je to celkom jednoduché. O všetko sa za vás postará spomínaný klient a jednoduché nastavenie.
Vďaka pripojeniu VPN nie je možné odpočúvať komunikáciu, takže aj keď sa zamestnanec pripája z najrušnejšej reštaurácie v cudzom meste, bezpečnosť pripojenia je zaručená. Kľúčové je, že sa aktivuje okamžite po prvom pripojení na internet.
V prípade spoločností, ktoré kladú väčší dôraz na bezpečnosť alebo potrebu prístupu k miestnym serverom spoločnosti, môže byť server VPN súčasťou internej infraštruktúry. Ostatným postačia bežné komerčné aplikácie, ako sú CyberGhost VPN, VPNunlimited, ExpressVPN alebo NordVPN.
Povinné šifrovanie zariadenia
Každé zariadenie, ktoré sa používa vo firme, bez ohľadu na jeho využitie, by malo byť nastavené na šifrovanie údajov. Nezáleží na tom, či sa počítač nachádza uprostred kancelárie alebo na stole vo vzdialenej kaviarni Costa.
Šifrovanie disku zabezpečí, že aj v prípade jeho krádeže budú údaje, informácie a heslá uložené na disku pre nového majiteľa nečitateľné.
Každé moderné zariadenie vyrobené za posledných päť rokov ponúka automatické alebo ľahko nastaviteľné šifrovanie.
Po nastavení a vytvorení bezpečného hesla sa zariadenie postará o zvyšok. Používateľ už nemusí robiť nič ďalšie. Hlavnou podmienkou je, aby si používateľ zvolil bezpečné heslo na prihlásenie do zariadenia. Okrem prihlásenia heslo odomkne prístup k celému šifrovanému úložisku a pre používateľa sa javí ako úplne transparentné.
Výber hesla nie je možný na mobilných zariadeniach. Tie fungujú na základe kódov PIN, prístupových kódov, odtlačkov prstov alebo skenovania tváre. Čím bezpečnejšia je zvolená ochrana zariadenia, tým väčšiu istotu máte, že aj v prípade straty zariadenia ide len o „poistnú udalosť na kuse kovu“ a nie o potenciálne veľký bezpečnostný problém.
Tu len poukazujem na to, že každý firemný telefón je de facto zariadenie, ktoré pre vás pracuje na diaľku, aj keď ste o ňom nikdy takto neuvažovali.
Pokiaľ majú zamestnanci prostredníctvom mobilného telefónu prístup k firemnej elektronickej pošte alebo iným interným systémom, je jedno, či ho má pri sebe zamestnanec, ktorý do kancelárie nechodí, alebo ten, ktorý denne odchádza a prichádza. Bezpečnostné pravidlá musia platiť rovnako pre všetkých.
Štyri kroky na začatie práce na diaľku
Na prvý pohľad sa zdá, že začať pracovať na diaľku je príliš komplikované a zložité. Musíte zabezpečiť bezpečnosť, naučiť ľudí používať nástroje, zabezpečiť údaje, informácie, heslá …
Všetko je otázkou postupných krokov.
Nesnažte sa všetko vyriešiť za jeden deň. Ani my v Audiolibrixe sa napriek dlhoročným skúsenostiam s prácou na diaľku nesnažíme nových ľudí naučiť všetko v jednom kroku. Robíme to postupne prostredníctvom takzvaného onboardingového procesu. A sami sa vždy snažíme zlepšovať existujúce riešenia a nachádzať lepšie, ktoré fungujú.
Krok 1
Prvým krokom je zaobstarať si počítač a telefón, ktorý si zamestnanec môže vziať domov, spustiť a pripojiť sa k internetu.
Ak novému zamestnancovi aj tak dáte počítač, je to jedno. Nastaví sa šifrovanie disku, služba VPN je aktívna, odovzdá sa dočasné heslo, aktivuje sa firemný e-mail.
Krok 2
Po prvom pripojení nájde zamestnanec v e-maile ďalšie pokyny. Pozvánky do systémov ako Trello, LastPass, Freedcamp alebo Slack, ktoré ste predtým vybrali a aktivovali.
Ak tieto služby ešte nemáte vybrané a aktivované, môžete tak urobiť priebežne. No zamestnanec je už online, telefonuje a má funkčný e-mail. Jeho virtuálna kancelária je teda plne pripravená.
Krok 3
Na to, aby ste mohli začať efektívne pracovať, je kľúčové sprevádzkovať komunikačné kanály. Na asynchrónnu komunikáciu máte k dispozícii už spomínaný e-mail. Na synchrónnu si môžete nainštalovať napríklad spomínaný Zoom.
Prostredníctvom aplikácie Zoom a zdieľanej obrazovky môžete začať pracovať na spoločných veciach. Môžete si navzájom ukázať, čo potrebujete, vidíte sa a bavíte sa, ako keby ste sedeli v jednej kancelárii. Môžete sa tiež spoločne pozrieť na rôzne prvky systému a naučiť sa, ako s nimi spoločne pracovať, aby ste splnili svoje potreby.
Inštaláciou aplikácie Slack alebo iného chatu môžete získať prístup ku kanálu na rýchlu komunikáciu bez toho, aby ste museli telefonovať alebo viesť videokonferencie. A ste v spojení.
Krok 4
Môžete komunikovať, môžete sa pripojiť na internet. Teraz každý potrebuje prístup k údajom. Ak ide o výhradne interné úložisko, prostredníctvom firemnej siete VPN sa môže ktokoľvek, kto nie je v kancelárii, pripojiť k internej sieti. Počítač sa bude tváriť, akoby sedel na stole v kancelárii.
Ak môžete prenášať a zdieľať údaje v niektorom z cloudových riešení, celý proces bude oveľa jednoduchší.
Teraz už zostáva len doladiť prístup ku všetkým systémom, ktoré používate, a zaviesť procesy, ako by mala firma v novom nastavení fungovať.
Niekoľko slov na záver
Aj tá najťažšia situácia sa dá vyriešiť, ak k nej pristupujeme po malých krokoch. Zmyslom postupných krokov nie je dosiahnuť ideálnu situáciu na prvý pokus a okamžite. Všetko si vyžaduje čas. Postupne začnú veci nadobúdať nové tvary, až zrazu už nebudú také nepredstaviteľné.
Vydajte sa na cestu a hľadajte odpovede krok za krokom. Tak ako to robíte so všetkým, čo musíte riešiť vo firme. Aj tam ste začínali s vyriešenými otázkami každého kroku. Začali ste a postupne ste budovali cestu, po ktorej ste kráčali.
Zavedenie práce na diaľku je podobnou výzvou. Stačí urobiť prvý krok a…
Zdieľaj článok
Veľký audioknižný prieskum 2024
Audioknižný experiment: Vybrali sme najlepšie audioknihy z obľúbených žánrov
Veľký audioknižný prieskum 2023