4 kroky k transformácii firmy na prácu z domu

Práca z domu (práca na diaľku, telecommuting, remote work) je trend, ktorý sa vyvíja okolo nás už vyše troch dekád. Kvôli technologickým limitom bol jej nástup mierny a takmer nepovšimnutý. V posledných rokoch nastal však jej raketový vzostup. Stále nie všetkými akceptovaný, ale neprehliadnuteľný.

Žiaľ až Covid-19 alias korona vírus ho dostal do zorného poľa aj toho najväčšieho odporcu.

Ak patríte medzi zamestnávateľov, majiteľov firiem či manažérov, ktorí premýšľajú, ako teraz narýchlo a neplánovane prejsť na prácu na diaľku vo vašej firme, čítajte ďalej.

V tomto článku vám skúsim poradiť, ako pristúpiť k organizácii práce z domu pre vás a následne váš tím. Aké nástroje a aké kroky musíte nasledovať, aby bola cesta čo najmenej trnitá. Nie je mojou snahou vyriešiť a zodpovedať všetky problémy sveta, no ukázať vám, že niečo možno pár týždňov do zadu nepredstaviteľné, je pri lepšom uhle pohľadu docela jednoduché.

V závere zhrniem do štyroch jednoduchých krokov, ako celý proces môže prebiehať. Najprv sa ale spolu pozrime na zložky tých krokov v potrebných detailoch.

Technické vybavenie pre prácu z domu

Počítač

Z pohľadu technológií sme na tom najlepšie ako sme kedykoľvek boli. Takmer akýkoľvek počítač vyrobený v posledných 5 rokoch spĺňa predpoklady pre prácu z domu. Stačí ho len pripojiť cez wifi či kábel k rýchlemu internetu a je to.

Pre prácu z domu sa viac hodí laptop ako stolový počítač. Je ľahšie prenositeľný a aj v malej domácnosti nebude zaberať takmer žiadne miesto. Na rozdieľ od minulosti, kedy bol laptop považovaný za menej výkonnú náhradu stolového počítača, v dnešnej dobe tento rozdieľ neexistuje.

Internetové pripojenie

Druhým predpokladom je už spomínaný rýchly internet. Definícia hovorí, že akékoľvek pripojenie s rýchlosťou sťahovania (downloadu) nad 10 Mbs (megabits per second) je považované za rýchle. Samozrejme, finálne záleží od špecifických potrieb vo firme aká rýchlosť bude dostatočná.

Pre video editora, kedy dochádza k prenosu obrovského množstva dát oboma smermi, bude 10 Mbs linka extrémne pomalá. Pre účtovníka, osobnú asistentku či obchodného riaditeľa kontrolujúceho len pravidelné reporty, kontakty, zmluvy a emailovú poštu bude viac ako postačujúca.

Vysokorýchlostné linky sú dostupné aj v najodľahlejších častiach krajiny. Je to len otázka výberu prevádzkovateľa a vhodného programu.

Pri prenose nízkeho objemu dát vám postačí dokonca už takmer všadeprítomný mobilný signál, mobilný telefón nie starší ako 3-4 roky a cez neho dostupné 4G či LTE pripojenie. Všetci mobilný operátori v krajine poskytujú dátové balíčky, ktoré sa dajú veľmi pohodlne a jednoducho využiť k zdieľaniu rýchleho internetu na počítači (tethering) takmer kdekoľvek.

Mobilný telefón

Posledným povinným zariadením ktoré potrebujete je mobilný telefón. Našťastie doba faxov je dávno za nami a pevnú linku dokážeme pri nízkych cenách paušálov oželieť tiež.

Iné vybavenie je čisto voliteľné podľa špecifických potrieb firmy. To už ale musíte vedieť vy sami.

Organizovanie úloh pri práci na diaľku

Na organizovanie úloh a všetkej práce nám slúžia projektové nástroje. Ich použitie môže oscilovať od jednoduchej evidencie úloh cez „odškrtávače“ až po komplexné evidovanie projektov, na ktorých pracuje mnoho ľudí v rovnakom čase.

Ktorý je najlepší je definované čisto veľkosťou tímu a individuálnymi potrebami firmy.

My v Audiolibrix sme za roky existencie vyskúšali mnohé, no najviac sa nám osvedčilo pre bežnú prácu Trello. Používame ho dodnes na operatívne plánovanie úloh, editorialy či roadmapy a Freedcamp pre komplexné tímové projekty.

Výhodou Trella je veľmi zrozumiteľný a prehľadný Kanban systém ktorý pripomína posúvanie post-it nálepiek zľava doprava podľa progresu na úlohe. Pochopenie a prispôsobenie tohto systému vám bude trvať nanajvýš pár dní.

V malých a stredne veľkých firmách patria medzi populárne aj nástroje ako Monday, Asana, Wrike či Basecamp.

Každý z nich sa vyznačuje inými prednosťami a výber je veľmi individuálny. Nakoľko sú to všetky známe a časom odskúšané nástroje, zaradenie ktoréhokoľvek produktu do procesu je otázka dní, nanajvýš týždňov.

Pri väčšine z nich dostanete možnosť skúšky na 14-30 dní zdarma, alebo veľmi zvýhodnené prvé mesiace. U Trella dostanete dokonca do veľmi vysokých špecifikácií možnosť jeho používania zdarma. Navždy. Ak nepotrebujete množstvo ponúkaných voliteľných súčastí, je to pre začínajúcu remote firmu tá najlepšia voľba.

Všetky spomínané nástroje majú vypracované kvalitné onboarding videá, FAQ sekcie a fóra. Ak narazíte na nejaký problém, môžete si byť istý, že o ňom už písalo a riešilo ho desiatky či stovky iných užívateľov po celom svete.

Ak ste nikdy s podobnými systémami nepracovali tak je na mieste naozaj skúsiť viaceré, možno aj cez paralelné testovanie v rovnakom čase a s rovnakými zadaniami a vybrať si na základe osobnej skúsenosti to najvyhovujúcejšie riešenie.

Potom stačí už len kreditná karta či PayPal a váš tím môže začať fungovať.

Kolaborácia pri práci z domu

Druhou dôležitou zložkou pri organizovaní spoločnej práce je vytvorenie prostredia na kolaboráciu.

Pokiaľ vo firme viete všetko ukladať na lokálny server (robí to vôbec ešte niekto?), pri kolaborácii na diaľku musia byť dáta prístupné od všadiaľ. A nielen prístupné, ale aj prispôsobené na kolaboráciu.

Na rozdieľ od kancelárie, kedy dokument na ktorom ste pracovali môžete priniesť na memory sticku a sediac na stoličke vedľa seba spoločne hľadieť do jedného monitoru, pri práci na diaľku potrebujeme imitovať niečo podobné bez zbytočnej komplexity.

Dáta v cloude

Mať dáta na jednom mieste a dostupné všetkým, ktorí s nimi potrebujú pracovať, je základom úspechu. Ak požadujete od ľudí produktivitu, musia byť schopní fungovať podobne akoby sedeli vedľa seba v rohu kancelárie.

Na bezpečné uloženie dát pre tímy bez ohľady na ich veľkosť sa nám najviac osvedčil Drive od Google. Je spoľahlivý, rýchly, bezpečný a automaticky poskytuje sadu nástrojov GSuite, ktoré sa stali štandardom pri kolaborácii aj u nás. K tým sa ale dostaneme neskôr.

Okrem Google Drive existuje viacero podobných služieb na trhu, ktoré v mnohom kopírujú svoju funkcionalitu a zároveň každý z nich prináša niečo unikátne.

Dropbox je napríklad rýchlejším v synchronizácii no ďaleko nákladnejším pri väčších objemoch dát. Onedrive od Microsoft ponúka alternatívu tímom, ktorý pred Google nástrojmi uprednostňujú tie od Microsoft. Office365 je totiž integrálnou súčasťou ich riešenia.

Medzi ďalšie podobné systémy patrí ešte Amazon Cloud, pCloud či Box.com.

Výber najvhodnejšieho riešenia je daný tým, čo je pre vás podstatné. U niekoho prevýši v prioritách jednoduchosť práce, u iného rýchlosť, objemy dát, cena či dostupné služby.

 

Nástroje na kolaboráciu

Ak už máte všetky dáta dostupné v cloude, potrebujete mať k dispozícii nástroje, ktoré dokážu replikovať lokálne správanie. Samozrejme je možné posielanie súborov a dokumentov e-mailami, no takýto systém z pohľadu kolaborácie pôsobí kostrbato, zdĺhavo a hlavne neprakticky.

Na pravú kolaboráciu, podobne ako umiestnenie dát, potrebujete cloudové nástroje. Medzi tie najznámejšie, ktoré ako som spomínal používame aj my, patria nástroje z balíka GSuite. Je v nich klasický textový editor, tabuľkový procesor, nástroj na prezentácie, kreslenie, dátové modelovanie a ďalšie. Navyše, GSuite ponúka všetko spojené s Gmailom, ktorý je jeho základom. Od mailového klienta, servera, správy domén či vlastných mailových skupín.

Pri tvorení a editovaní akéhokoľvek dokumentu v balíku GSuite nie je potrebné jeho prenos medzi užívateľmi, ale len vzájomné zdielanie prístupu. Tak na jednom liste, finančnom pláne či firemnej prezentácii môže pracovať viacero ľudí. Postupne, alebo naraz bez akýchkoľvek zdržaní.

Podobné nástroje ponúka už spomínaný Office365 (Word, Excel, Powerpoint a ďalšie) ako aj Dropbox so svojim jednoduchším systémom Dropbox Paper.

Potreba je definovaná ako pri všetkom individuálne, no ktorýkoľvek z týchto produktov dokáže pokryť potreby tímov od pár osôb až po tímy so stovkami či tisícmi ľudí.

Interná dokumentácia, wiki či procesy

Napriek tomu, že kolaboračné nástroje uvedené vyššie sú vynikajúce na mnohé scénare, nepokrývajú automaticky všetky.

Ich najväčšou nevýhodou je komplikované štruktúrovanie dokumentov do klasických priečinkov, či ich neflexibilnosť vo formátovaní.

Tento problém sa stane viac viditeľný, pokiaľ potrebujete niekde evidovať opakujúce sa procesy, návody, interné wiki stránky a podobne. Neflexibilná štruktúra spraví z klasických priečinkov skôr či neskôr bludisko.

Ak chcete dosiahnuť väčšiu prehľadnosť, štruktúrovateľnosť a flexibilitu, je potrebné siahnuť po produktoch ako Notion, Evernote alebo Zoho Notebook.

Tieto systémy vám umožnia dosiahnuť doslovne akúkoľvek štruktúru poznámok, dokumentov, procesov či návodov s výkonným vyhľadávacím systémom.

My sme po rokoch používania Evernote prešli na Notion a Airtable pre tabuľkovo orientované informácie a s oboma sme veľmi spokojní.

Komunikácia pri práci na diaľku

Treťou zložkou fungovania tímu pri práci na diaľku je jednoduchá komunikácia. Na bežné potreby samozrejme stačí telefón, avšak to je len základ.

V kancelárii mnoho komunikácie prebehne pri osobnom stretnutí pri stole, v zasadačke, alebo v kuchynke pri káve. Keďže nič z tohoto pri práci na diaľku nie je možné, musíte mať k dispozícii iné formy.

Mnoho komunikácie nepotrebuje okamžitú odpoveď a jej dožadovanie je vo väčšine prípadov len zlozvyk daný osobnou prítomnosťou. Najťažším momentom pri práci na diaľku preto nie je technické zabezpečenie, definovanie nástrojov na kolaboráciu, ale spôsob komunikácie.

Asynchrónna komunikácia

Medzi najznámejšie asynchrónne formy komunikácie patrí všetkým dobre známy e-mail. Jeho asynchrónnosť je definovaná spôsobom, ako rozhovor prebieha.

Napíšete niekomu e-mail. Príjemca ho nájde niekedy hneď, niekedy neskôr. Odpíše keď bude môcť či chcieť. Celý proces sa odohráva v rôznych časoch a teda asynchrónne.

Ak ste zvyknutí na posielanie e-mailov, pri práci na diaľku veľmi rýchlo narazíte na nemanažovateľné objemy. Aby produktivita neklesala z ustavičného odpovedania na zle prehľadné emailové nite, je lepšie siahnuť po komunikačnom klientovi. Chate.

My sme si pred rokmi vybrali Slack a nikdy sme neoľutovali. Na rozdieľ od e-mailu, chat umožňuje okrem klasickej ICQ komunikácie medzi dvoma účastníkmi, vytváranie spoločných kanálov, kde na základe oddelení, tém či problémov dokáže komunikovať viacero ľudí na jednom mieste. Bez zaťažovania ostatných.

Komunikácia môže byť dopĺňaná rôznymi multimediálnymi súbormi či odkazmi. Proti e-mailu je ďaleko prehľadnejšia a rýchlejšie prehľadávateľná.

Okrem Slacku je na trhu mnoho iných podobných nástrojov. Z tých najznámejších odporúčam na vyskúšanie stále voľne dostupný Telegram či Zoho Cliq z inak komplexného balíka Zoho One.

Mnohé projektové nástroje spomínané na začiatku, poskytujú vlastné integrované chaty a tak výber je naozaj definovaný individuálnymi potrebami, veľkosťou tímu a financiami.

Implementácia a prechod z e-mailu na chat je záležitosťou nanajvýš pár dní.

Synchrónna komunikácia

Aj napriek tomu, že väčšina komunikácie pri práci na diaľku môže fungovať asynchrónne, v závislosti od potrieb firmy je potrebné zabezpečiť aj nástroje na synchrónnu, inak povedané komunikáciu v reálnom čase.

Pri komunikácii medzi dvoma ľuďmi je stále najjednoduchší telefón. Ak nie je potrebné, aby si účastníci čokoľvek prezentovali, mobilný signál a akýkoľvek telefón je postačujúci.

Na diskusiu medzi viacerými účastníkmi alebo dvoma no s potrebou vizuálnej prezentácie slúžia tzv. video konferenčné systémy.

Na rozdieľ od klasických konferenčných systémov, ktoré boli výbavou každej zasadačky v časoch nie tak dávnych, sú moderné video konferenčné systémy založené na kvalitnom prenose obrazu a zvuku cez internet. Nie je potrebné zakupovať žiadne pevné linky, ústredne či drahé zasadačkové terminály.

Každý z užívateľov má nainštaľovaný program na svojom počítači. Pripojením sa v dohodnutom čase sa všetci účastníci nielen vidia navzájom, ale zároveň môžu zdielať obrazovku s dokumentami, prezentáciami, tabuľkami, ukazovať videá či prehrávať zvukové nahrávky pre všetkých.

My takmer od začiatku existencie používame Zoom. Je to jednoduchý nástroj, ktorý funguje rýchlo a kvalitne nielen na počítačoch ale aj mobilných zariadeniach. Na rozdieľ od komerčne zámejších riešení akými sú GoToMeeting, Skype či Google Hangouts je práca so Zoomom jednoduchá aj pre úplných začiatočníkov. Jeho inštalácia a sfunkčnenie je záležitosťou minút a jeho cena neporovnateľne nižšia.

Video konferencie pri práci na diaľku dávajú aspoň čiastočnú náhradu osobného stretnutia a na rozdieľ od telefonického kontaktu sa účastníkom dostáva aj spätná väzba z mimiky a gestikulácie ostatných účastníkov.

Nástroje na meranie a vyhodnocovanie práce z domu

Pri práci z domu, meranie (trackovanie) a vyhodnocovanie musí byť povinnou súčasťou.

Meranie práce nie je nevyhnutne pokusom o monitorovanie všetkého čo zamestnanci robia, ale obojstrannou evidenciou toho, čo bolo spravené.

Ako povedal Peter Drucker, len to čo je merané je manažovateľné.

Meranie práce dáva priestor k tomu, aby práca bola vyhodnotiteľná a následne, ak je k tomu priestor, optimalizovaná.

Ako vieme, či potrebujeme nového človeka či lepší nástroj do tímu? Len tak, že vyhodnotíme predošlé výsledky, skúsime ich analyzovať a konáme na základe ich výsledkov.

My od začiatku v Audiolibrix používame na meranie a reportovanie práce Toggl. Je to jednoduchý nástroj a defacto štandard v tejto kategórii.

Ako so všetkým čo tu zmieňujeme, existuje mnoho ďalších osvedčených nástrojov. Medzi tie, čo sme skúšali a považujeme ich za skvelé patrí Clockify, Hubstaff či priamo vo Freedcampe integrovaný time tracker.

Z mesačných výkazov vidíte, čo je repetitívne a oplatí sa automatizovať, čo je podceňované a potrebuje podporu iných, čo nefunguje a musí byť kompletne preorganizované.

Primárnym účelom merania času pracovníkov nie je ich kontrola. Na to žiadny systém neexistuje. Aj pracovník sediaci v strede open office vedľa svojho manažéra dokáže prejsť dňom bez toho, aby spravil niečo užitočné. A zároveň zaznamená neuveriteľné.

Keď si budete vyberať systém na trackovanie práce, odporúčam vyberať nástroj, kde môžete centralizovane definovať projekty, ktoré chcete mať používané všetkými. Tak sa vyhnete zbytočným problémom, kedy každý pracovník používa vlastnú terminológiu a zjednotenie výkazov je nakoniec takmer nemožné.

Produktivita pri práci na diaľku

Strata produktivity je najväčším strachom každého majiteľa firmy pri tíme pracujúcom na diaľku. Mnohé štúdie za poslednú dekádu dokazujú vždy znova a znova, že ide o neopodstatnený strach. Napriek tomu je medzi nami stále prítomný.

Produktivita nie je niečo, čo musí byť definované či merané len pri pracovníkoch sediacich mimo kancelárie. Ak máte v tíme ľudí, ktorích vopred podozrievate, že nebudú fungovať produktívne z domu podľa vašich predstáv, už teraz viete, že tak nefungujú ani vo vašej prítomnosti.

Žiaden nástroj nespraví z neproduktívneho zamestnanca produktívneho.

Každý človek dokáže nájsť tú najlepšiu kombináciu podmienok na produktívnu prácu, ak má k tomu priestor.

Striktne definované prostredie, tradičné open offices, neustále vyrušovanie kolegov, neznesiteľné ticho či hluk, smrad či chlad. Spoločné prostredie neberie ohľad na jednotlivca a teda ani nie na jeho produktivitu.

Pri prácii na diaľku, kedy je podstatný výsledok a nie vydržanie na jednom mieste počas pracovnej doby, prostredie definované individuálne poskytuje ultimátny priestor na dosiahnutie vysokej produktivity.

Ak k nej pridáte svojim ľuďom čo i len miernu flexibilitu v tom kedy musia začínať, končiť, chodiť na obedy a podobne, produktivita bude rásť akoby zázrakom.

Pokiaľ hladáte nástroje, ktoré pomôžu s produktivitou ľuďom, ktorý samostatne pracovať nevedia, odporúčam vyskúšať techniku Pomodoru či GTD.

Aj keď väčšina techník a nástrojov je skôr zameraných na efektivitu, v istom ohľade dokážu pomôcť ľuďom aj s produktivitou.

Bezpečnosť pri práci na diaľku

Pokiaľ patríte medzi odporcov práce na diaľku z obavy o bezpečnosť vašich dát a informácií, vaše obavy sú zbytočné.

Nie preto, že by bezpečnosť bola nepodstatná. No jej dosiahnutie je rovnako komplikované v kancelárii ako pri práci z domu.

Ak dôverujete len vlastnej sieti a sieťovým prvkom nad ktorými máte kontrolu, práca na diaľku nemusí nič zmeniť.

Nástroje ako VPN (virtual private network) cez ktoré sa každý zamestnanec musí pripojiť na firemný server predkým spraví čokoľvek ďalšie, je rovnako komplikované a bezpečné z kancelárie ako z akéhokoľvek iného miesta.

Pokiaľ pri výbere nástrojov dbáte na bezpečnosť pri každom kroku, t.j. vyberáte si len overené a dobre podporované systémy, pravideľne sa staráte o update ako vybavenia tak software, strach naozaj nie je na mieste.

Zamestnanec doma si dokáže skopírovať a odložiť informácie, ktoré by nemal. Žiaľ, to isté dokáže spraviť odhodlaný pracovník aj v strede kancelárie.

Keď Edward Snowden dokázal vyniesť informácie z najprísnejšie strážených priestorov sveta, pod drobnohľadom NSA, rozhodne to nebude problém pre niekoho odhodlaného z vašej firmy.

To neznamená, že bezpečnosť nie je podstatná či dokonca neuskutočniteľná.

Podstatné je uvedomenie, čo ozaj znamená nebezpečenstvo a čo len zbytočnú paranoiu.

Mnohému sa dá predísť dobre vypracovanými procesmi a pravidlami, avšak to je príliš komplexná téma na tento krátky článok. Vrátime sa k nemu niekedy v budúcnosti.

Ak pracujete ako mnoho iných firiem, podstatnými bezpečnostnými rizikami pre vás bude zdieľanie hesiel, nechránené pripojenie k firemným systémom a strata zariadenia s citlivými dátami.

Dobrá správa je, že všetky tieto problémy sú ľahko riešiteľné aj bez obrovského množstva predchádzajúcich skúseností.

Bezpečné uchovávanie hesiel

Ak patríte k jednej z tých firiem, ktorá využíva mnoho internetových služieb a teda hesiel, niektorý z tzv. password manažérov vám rozhodne zjednoduší život.

Password manažér je nástroj, ktorý pod ochranou jedného komplexného hesla ktoré si užívateľ zvolí, uchováva všetky ostatné. Odpadáva vám tak potreba pamätať si viac hesiel okrem toho jedného. Okrem schopnosti uchovávať bezpečne všetky používané heslá, umožňuje ich bezpečné zdielanie medzi viacerými používateľmi.

Keď používate služby, ku ktorým cez jeden účet pristupú viacerí, zdielanie hesla cez takýto password manažér je najlepšia cesta. Heslo nikdy neopustí bezpečné prostredie šifrovaného manažéra a v prípade zmeny je nové heslo dostupné všetkým ktorým má, bez nutnosti oznamovania zmeny. Navyše, okrem bezpečnosti prináša do práce mnoho pohodlia.

Na počítači, tablete alebo na mobile, dokáže password manažér vypĺňať heslá na webových stránkach bez toho, aby ste ich museli kopírovať či dokonca prepisovať ručne.

Ak ste zvyknutí na ukladanie hesiel do password manažérov webových prehliadačov, koncept samostatného password manažéra je vám teda dobre známy. Aj keď ste to možno netušili.

Medzi najlepšie hodnotené z pohľadu bezpečnosti a jednoduchosti patria systémy Dashlane, Lastpass, 1password, Passcamp alebo Keeper. Výber je podmienený veľkosťou tímu, podporovanými platformami a finančnými preferenciami. Každý z nich je však preverený obrovskou komunitou užívateľou a rokmi na scéne.

Bezpečné pripojenie k internetu

To najdôležitejšie z pohľadu bezpečnosti pri pracovníkoch na diaľku je bezpečné pripojenie k internetu. Je to aj tá najobávanejšia časť všetkých zamestnávateľov.

Pokiaľ pracujú zamestnanci z domu, problém je vyriešený. Aspoň čiastočne. Ak však pracujú z kaviarní, hotelov či náhodných wifi hotspotov, je nutné zabezpečiť pripojenie maximálne ako to ide.

Tým najpraktickejším a najnutnejším riešením je VPN (virtual private network). Ide o bezpečné pripojenie cez tzv. tunel. Počítač sa cez klienta nainštalovaného na počítači pripojí na bezpečný server a ten vedie všetku následnú internetovú komunikáciu cez vytvorený bezpečný tunel.

Ak vám to aj znie komplikovane, je to vcelku jednoduché. O všetko sa za vás postará spomínaný klient a jednoduché nastavenia.

Pri VPN pripojení nie je možné komunikáciu nijakým spôsobom odpočúvať a tak aj keď sa zamestnanec pripojí z najfrekventovanejšej reštaurácie v cudzom meste, bezpečnosť pripojenia je zaručená. Základom je jeho okamžitá aktivácia hneď po prvom pripojení na internet.

Pri firmách s väčším dôrazom na bezpečnosť či potrebou prístupu na lokálne servery firmy, môže byť VPN server súčasťou internej infraštruktúry. Pre ostatných stačia bežné komerčné aplikácie ako CyberGhost VPN, VPNunlimited, ExpressVPN alebo NordVPN.

Povinné šifrovanie zariadení

U každého zariadenia, ktoré je používané vo firme by bez ohľadu na jeho použitie malo byť nastavené šifrovanie dát. Nezáleží pritom, či počítač sedí v strede kancelárie, alebo leží na stole vzdialenej Costa kaviarne.

Šifrovanie disku zaručuje, že aj keď príde k odcudzeniu, dáta, informácie a heslá uložené na disku sú pre nového majiteľa nečitateľné.

Každé moderné zariadenie vyrobené v poslednej päťročnici ponúka automatické, alebo ľahko nastaviteľné šifrovanie.

Po nastavení a vytvorení bezpečného hesla sa zariadenie o zvyšok stará samo. Užívateľ nepotrebuje nič viacej robiť. Hlavným predpokladom je zvolenie bezpečného hesla, ktorým sa do zariadenia užívateľ prihlasuje. Heslo okrem prihlásenia odomkne prístup k celému šifrovanému úložisku a pre užívateľa sa javí úplne transparentne.

Pri mobilných zariadeniach nie je možná voľba hesla. Tie fungujú na PIN kódoch, passkódoch, otlačkoch prstov či skenoch tváre. Čím bezpečnejšie zvolená ochrana zariadenia, tým väčšia istota, že aj pri strate zariadenia je to len „poistná záležitosť na kus železa“ a nie potenciálne obrovský bezpečnostná problém.

Tu len zdôrazňujem, že každý firemný telefón je de facto zariadenie, ktoré pracuje pre vás na diaľku, aj keď ste to tak nikdy nebrali.

Pokiaľ majú zamestnanci prístup cez mobil do firemného e-mailu či iného interného systému, je jedno či ho nosí pracovník ktorý do kancelárie nechodí, alebo ten čo odchádza a prichádza denne. Bezpečnostné pravidlá musia platiť pre všetkých rovnako.

Štyry kroky k spusteniu práce na diaľku

V prvom momente sa zdá spustenie práce na diaľku príliš komplikované a komplexné. Treba zabezpečiť bezpečnosť, naučiť ľudí pracovať s nástrojmi, sprístupniť dáta, informácie, heslá…

Všetko je vecou postupných krokov.

Nesnažte sa v jeden deň vyriešiť všetko. Ani my v Audiolibrix, napriek rokom skúseností s prácou na diaľku neskúšame nových ľudí naučiť všetko v jednom kroku. Robíme to postupne tzv. onboarding processom. No a my sami sa stále snažíme zdokonaľovať existujúce a nachádzať lepšie fungujúce riešenie.

Krok č.1

V prvom kroku musí dostať zamestnanec počítač a telefón, ktorý si vie odniesť domov, spustiť a pripojiť sa cez neho na internet.

Ak počítač novému zamestnancovi dávate tak či tak, nie je v tom rozdieľ. Kryptovanie disku je nastavené, VPN služba aktívna, dočasné heslo odovzdané, firemný e-mail aktivovaný.

Krok č.2

Po prvom pripojení si zamestnanec v maily nájde ďalšie inštrukcie. Pozvánky do systémov ako Trello, Lastpass, Freedcamp či Slack, ktoré ste predtým vybrali a aktivovali.

Ak tieto služby zatiaľ nemáte vybraté a rozbehané, môžete tak spraviť priebežne. No zamestnanec je už na internete, je na telefóne a má funkčný e-mail. Jeho virtuálna kancelária je teda plne pripravená.

Krok č.3

Aby ste vedeli efektívne začať fungovať, základom je rozbehnutie komunikačných kanálov. Na asynchrónnu komunikáciu máte spomínaný e-mail. Na tú synchrónnu si môžete nainštalovať napríklad spomínaný Zoom.

Cez Zoom a zdieľanú obrazovku viete začať pracovať na spoločných veciach. Viete si ukázať čo potrebujete, vidíte sa a bavíte, akoby ste sedeli v jednej kancelárii. Múžete tiež spoločne pozerať na jednotlivé prvky systému a učiť sa ich obhospodarovať k vašim potrebám spoločne.

Nainštalovaním Slacku či iného chatu si sprístupníte kanál na rýchlu komunikáciu bez nutnosti telefonovať či viesť video konferenciu. A ste prepojení.

Krok č.4

Viete komunikovať, viete sa pripojiť na internet. Teraz potrebujú všetci prístup k dátam. Ak je to striktne interné úložisko, cez firemné VPN sa vie každý kto nie je v kancelárii pripojiť na internú sieť. Počítač sa bude tváriť, akoby ležal na stole v kancelárii.

Ak viete dáta preniesť a zdielať v niektorom s cloudových riešení, celý postup bude o to jednoduchší.

Teraz zostáva už len vyladenie prístupov ku všetkým používaným systémom a zavedenie procesov, ako má firma v novom nastavení fungovať.

Zopár slov na záver

Aj tá najneriešiteľnejšia situácia sa dá vyriešiť, ak k nej pristúpime v malých krokoch. Zmyslom postupného zavádzania jednotlivých krokov nie je dosiahnutie ideálneho stavu na prvý pokus a hneď. Všetko potrebuje svoj čas. Postupne sa veci začnú risovať v nových tvaroch až to zrazu nebudete viac také nepredstaviteľné.

Vydajte sa na cestu a hľadajte odpovede na otázky postupne. Tak ako to robíte pri všetkom čo vo firme musíte riešiť. Ani tam ste nazačínali s vyriešenými otázkami každého kroku. Začali ste a postupne budovali chodník, po ktorom ste kráčali.

Zavedenie práce na diaľku je podobná výzva. Stačí len spraviť prvý krok a…