V lete minulého roka sme na skúšku spustili štvordňový pracovný týždeň. Režim, ktorý bol v rovnaký čas testovaný v desiatkach zahraničných firiem. Ako písal Ivan v prvom článku, už dlho o tejto forme práce premýšľal. A práve počas horúcich mesiacov v roku 2022 nastal čas vyskúšať, či je táto forma práce udržateľná aj pre nás. Teraz je čas pozrieť sa na výsledky. Čo sme sa pri tomto experimente naučili, kde sme narazili… a fungujeme v tomto režime naďalej?
Prečo to vôbec riešiť?
Model piatich pracovných dní funguje približne od roku 1922 a o jeho počiatok sa zasadil Henry Ford, ktorý vo svojich továrňach tento systém nastolil ako prvý. Dovtedy boli ľudia zvyknutí pracovať v režime šesťdňového týždňa a odpočinok mať len v nedeľu.
My žijeme v dobe, ktorej základom je síce klasický 40-hodinový pracovný týždeň skladajúci sa zo spomínaných 5 dní, ale posledné prieskumy ukazujú, že z tohto času trávia ľudia produktívnou prácou maximálne polovicu – možno aj preto, že ich práca skrátka na predpísanú časovú dotáciu nevychádza. Jednou z myšlienok kratšej pracovnej doby v niektorých druhoch zamestnania je práve fakt, že v skutočnosti sa dá náplň pracovnej činnosti stihnúť s menšou časovou dotáciou. Ale to nie je jediná motivácia.
V posledných desaťročiach sa rozmáha trend odstraňovania hraníc a práca začína postupne zasahovať aj do voľného času. Výsledkom je väčšia nespokojnosť a ďalšie problémy.
Možnosť štvordňového pracovného týždňa sa ponúka ako jedna z foriem flexibilnej pracovnej doby. Jej cieľom je pomôcť zamestnancom s balancovaním osobného a pracovného života, a tým prispieť k ich psychickému a fyzickému zdraviu. A ako bonus posilniť ich produktivitu aj nadšenie pre prácu.
Prepracovanosť, každodenný stres aj syndróm vyhorenia sa už v našej kultúre stali bežnou súčasťou života. Spokojnosť v práci klesá a výkony ľudí spolu s ňou. Veľa z nás navyše vo svojej pracovnej náplni vytvára svoju identitu a hranice medzi prácou a osobným životom postupne miznú. Aj kvôli tomu rieši čím ďalej, tým viac ľudí psychické a fyzické zdravotné problémy.
Celé je to ako začarovaný kruh – kvôli únave, prepracovanosti a stresu nie sú ľudia zdraví a v psychickej pohode, takže nemôžu podávať dobré výkony. Preto, aby splnili svoje úlohy, musia pracovať dlhšie, a to zasa vedie k zhoršeniu ich stavu – a takto stále dookola. Štvordňový pracovný týždeň by mohol byť na tento problém odpoveďou.
Model je jasný – 100 % produktivity, 100 % výplaty, 80 % časovej dotácie. Štvordňový pracovný týždeň znamená pracovať 4 dni v týždni, 8 hodín denne a užiť si 3 dni voľna, počas ktorých načerpáte energiu na ďalší pracovný týždeň.
Máme dosť predpokladov na to, aby tento model fungoval aj v slovenskom a českom prostredí? Vyskúšali sme to.
Naše výhody na začiatku
Dôvody a stratégie, pre ktoré sme sa rozhodli vyskúšať štvordňový pracovný týždeň, už v úvode experimentu spomínal Ivan. Pripomeňme si ale fakt, že pre našu firmu je experiment možno trošku dostupnejší vďaka skutočnosti, že už od vzniku Audiolibrixu fungujeme na diaľku.
Nemáme kancelárie a všetko spoločne riadime zo svojich domovov. Sme celkom slušne geograficky distribuovaní, takže ľudia z Audiolibrixu bývajú na rôznych miestach od západu Českej republiky až po východ Slovenska či anglický Reading.
Vďaka tomu máme už zavedené a hlavne osvojené funkčné systémy pre organizáciu práce, prehľad úloh aj komunikáciu. Hoci sa o to niektoré firmy snažia, firma sa cez Whatsapp a e-maily riadi dosť ťažko – vzniká chaos, neporiadok a frustrácia.
O našej organizácii práce si môžete prečítať v článkoch 4 kroky k transformácii firmy na prácu z domu a Ako sa pripraviť na prácu z domu a zvládať ju dlhodobo. Teraz to spomínam hlavne preto, že organizácia a používanie správnych nástrojov sú jednými zo zásadných pomocníkov pri snahe zlepšiť produktivitu v kratšom časovom úseku. Pokiaľ by vám veľkú časť času zaberal zmätok v úlohách, je jasné, že by pre vás štvordňový model nefungoval.
Pri práci na diaľku hrá veľkú úlohu osobná zodpovednosť každého človeka – a tu sa home office opäť stretáva s myšlienkou štvordňového režimu. Práca z domu skutočne znamená prácu a nie len zabíjanie času. Rovnako to platí aj v prípade, keď túto prácu chcete stihnúť v kratšom časovom úseku.
Najväčšie výhody 4-dňového režimu
V Audiolibrixe sme počas prvého testovacieho obdobia každý týždeň revidovali a skúmali vplyv režimu, ladili systémy a každý individuálne pozoroval, ako sa v novom pracovnom rozložení cíti. Na konci testovacieho obdobia sme sa zišli a spoločne zhodnotili uplynulé obdobie. Najskôr sa pozrime na tie najväčšie výhody, ktoré osobne vnímam a zhodli sa na nich viacerí.
Lepšie sústredenie
Nie je žiadnym tajomstvom, že pokiaľ je človek v strese a nestíha si poriadne oddýchnuť, začne mať problémy so sústredením a robiť viac chýb. V päťdňovom režime je víkend často v štýle: v sobotu rýchlo upratať, všetko obehať, stihnúť návštevy… a už je nedeľa, na ďalší deň sa ide do práce. Často víkend skončí tak rýchlo, ako začal.
Nestihnete si poriadne oddýchnuť, vydýchnuť a skutočne vypnúť. V dnešnej dobe navyše často riešime prácu aj cez víkend. Hoci je to len sem-tam sa na niečo pozrieť, pripojiť sa, tu odpovedať na e-mail, čo ponáhľa (v lepšom prípade), naruší to pokoj a odpočinok.
Ako jeden z najjasnejších výsledkov štvordňového pracovného režimu vnímam menšiu rozptýlenosť a väčšiu schopnosť sústrediť sa na dôležité úlohy. Pri menšej časovej dotácii je potrebné si úlohy správne rozvrhnúť – keď viete, čo v daný týždeň potrebujete stihnúť, stane sa to vašou prioritou, na ktorú sa potrebujete sústrediť. Na sústredenie pomáha práve odpočinok, ktorý si doprajete vo voľných dňoch.
Potom vám napríklad úloha, ktorá by normálne zabrala päť hodín, trvá iba dve. Pretože ste sa sústredili, nenechali sa rozptýliť a pracovali ste efektívnejšie, než ste boli zvyknutí predtým.
Kreativita
Je zvláštne, čo s vami dokáže urobiť jeden voľný deň navyše.
Ten vám dopraje možnosť na chvíľu vypadnúť z každodenného kolobehu. Každý človek má tendenciu neustále zachádzať do vyjazdených koľají – keď niečo funguje, nie je to predsa potrebné meniť. Stále je však dôležité nezaspať na vavrínoch, prichádzať s novými nápadmi, inovovať.
To sa ťažko robí, pokiaľ ste zaseknutí v kolobehu každodenných povinností. Máte pocit, že vám všetko padá na hlavu a víkend skončil ešte skôr, ako začal. Nie je vôbec priestor na zastavenie sa a premýšľanie.
A práve kreativita je taká zradná disciplína v tom, že nápady je potrebné sústavne podporovať a kŕmiť ich ako taký kvások. Tie sa potom často zrodia práve vo chvíľach, keď ste v pokoji a premýšľate nad niečím úplne iným. Presne preto dostáva veľa ľudí nápady v sprche, na prechádzkach a podobne.
Aby sa tak mohlo diať, musíte dať svojmu mozgu najskôr nejaký prieskum a podklady – potrebujete zasiať semienka. Taktiež potrebujete priestor, oddych a odstup. A to je presne niečo, čoho sa vám vo štvordňovom režime dostáva.
Hoci sa zdráham povedať, že by mi do hlavy zrazu chodili geniálne nápady, som presvedčená, že v režime štvordňového pracovného týždňa je to s novými myšlienkami omnoho menej bolestivé.
Zmena uvažovania o práci
Práce bude vždy viac, ako by sme chceli a mali šancu stihnúť. Nápadov je mnoho, ale kapacita na ich realizáciu je oproti tomu zlomková. Pri štvordňovom režime je toto uvedomenie ešte intenzívnejšie.
Paradoxne vďaka tomuto uvedomeniu a zvažovaniu času aj priorít sa v rámci vašej práce skôr realizujú dôležité veci. Človek nad svojou prácou uvažuje viac v kontexte a menej vo forme kolieska v stroji, keď často ide v režime hlásenia problémov a odpovedania na nedôležité veci.
Kratší režim zároveň pomáha budovaniu hraníc medzi pracovným a osobným životom – pokiaľ každý piatok odolávate dotazom na spracovanie toho či onoho, trénujete svoje osobné hranice. Tieto dotazy budú chodiť naďalej – zvyšok sveta totiž vo štvordňovom režime zatiaľ nepracuje a občas nie je pripravený čakať. Je na vás si tieto hranice stanoviť a strážiť. Trénujete schopnosť hovoriť nie, ktorá sa vám v živote ešte bude hodiť. 🙂
Hoci svoju prácu môžete milovať, stále je to len práca. A práca nie je odrazom vašej vlastnej hodnoty. Aj k tomuto uvedomeniu pomáha režim štyroch dní. Viac vypadnete z rutiny a máte čas sa zamyslieť nad tým, ako k práci pristupovať efektívne a zaistiť si aj to, že nebude vstupovať do vášho osobného života. Ten balans sa dá nájsť a existuje k tomu mnoho tipov – ale o tom nájdete niečo viac v tipoch nižšie.
Lojalita a väčšie nadšenie
Ešte jednou pridanou hodnotou je nadšenie pre prácu. Znie to možno zvláštne, ale je to celkom logické. Uprostred kruhu máte väčšiu šancu vyhorieť, zatiaľ čo keď rešpektujete svoje hranice a zvládnete si po práci poriadne oddýchnuť, máte nižší predpoklad na vyhorenie. Zároveň stúpa šanca, že svojej práci dáte viac energie a nadšenia, než aby ste z povinnosti pokračovali a nechali sa ubíjať.
Kratší pracovný týždeň je v súčasnej dobe benefit a tak ho aj vnímame. Aj vo vašej firme môže takýto režim vzbudiť väčšiu lojalitu zamestnancov. Ľudia si, samozrejme, primárne cenia výplatu (predsa je pre život akosi potrebná), ale taký deň navyše pre osobný život je veľký motivátor pre každého človeka.
Pokiaľ človek vo svojej práci nájde uspokojenie a umožňuje mu naplno sa sústrediť na to, na čom v živote najviac záleží, jednoznačne bude do práce chodiť rád. Vďačnosť za túto výhodu vedie aj k väčšej lojalite voči zamestnávateľovi.
Sami na sebe sme spozorovali, že sa človek po oddychu pripája do práce s väčším nadšením, pripravený vysporiadať sa so všetkými úlohami.
Viac prečítaných kníh
To som musela napísať. 🙂 Robím si srandu, ale vlastne nie. Vďaka dlhšiemu víkendu má človek šancu viac stihnúť. Viac sa venovať rodine, kamarátom a ľuďom, na ktorých záleží – vrátane seba samého. A ak je súčasťou preferovaných voľnočasových aktivít práve čítanie, máte vyhrané. Väčšina z nás uznala, že máme možnosť tráviť viac času s ľuďmi, ale nie na úkor času stráveného s knihami.
Najväčšie úskalia štvordňového režimu
Nebudeme si spoločne nasadzovať ružové okuliare. Aj tento režim skrýva rôzne úskalia. Tak sa na ne poďme pozrieť.
Nároky na organizáciu
Aby kratší režim fungoval, je potrebné si správne zorganizovať čas. A ako dobre viete, v dnešnej dobe má s time managementom veľa ľudí problém aj v päťdňovom režime. Aj počas štyroch pracovných dní zostáva objem práce rovnaký a je len na vás, či si čas zorganizujete tak, aby ste všetko v danom hodinovom fonde stihli.
Vašou veľkou pomocou je oddych, ktorý zlepší kreativitu, sústredenie a zvýši aj nadšenie pre vec. Sami si musíte hľadať spôsoby, prácu si poriadne rozdeliť, zefektívňovať. Aspoň zo začiatku môže byť ten prechod psychicky náročný.
Časový nátlak
Občas je pre mozog ťažké vyjsť z vyšliapaných chodníčkov. Pokiaľ sa niečo vošlo do piatich dní, ako to teraz zoskupiť do štyroch tak, aby sa to stihlo? To sa predsa nedá! Ale ono sa to dá. Aj toto je o kreativite a hľadaní ciest – len si to bude vyžadovať vašu snahu.
Takže je možné, že zo začiatku sa vám bude zdať, že nestíhate a všetko vám padá na hlavu.
V tú chvíľu je potrebné urobiť krok vzad, spraviť si revíziu a pokojne sa ozvať napríklad niekomu na manažérskej pozícii, kto vám pomôže. Každá úloha nie je tá najdôležitejšia, každá úloha skutočne nemusí byť hotová ihneď. Niekto iný vám pomôže určiť si priority a škrtnúť to, čo nie je potrebné, aby ste si našli svoj režim, zabehli sa do nových koľají a mohli z neho čerpať hlavne jeho výhody.
Veľký dôraz na osobnú zodpovednosť
V rámci štvordňového pracovného týždňa je najväčší dôraz na osobnú zodpovednosť každého z nás. My si musíme uvedomiť, čo nám ako dlho trvá, kde sú naše limity, aké máme kapacity a riadiť sa podľa toho. Nie len povedať si, že jednoducho nebol čas, a preto to nie je hotové. Takýto prístup fungovať nemôže.
Nastavenie okolitého sveta
Asi najväčším potenciálnym zádrhelom je fakt, že okolitý svet sa v piatok nezastaví a niektoré podnety treba riešiť. V našom prípade ide primárne o nový audioknižný obsah a zákaznícku podporu. Ale aj tieto veci majú riešenie. My sme si zvolili možnosť striedania sa niekoľkých ľudí na podpore tak, aby na každého človeka vyšiel „pracovný piatok“ len raz za približne 2 mesiace.
Kľúčom je zároveň dopredu informovať. Všetkým spolupracujúcim sme dali o našom režime vedieť a snažíme sa ho dodržiavať. Jedno z väčších úskalí totiž spočíva aj v tom, že akonáhle systém voľna porušujete, nemusí sa dostaviť očakávaný účinok predĺženého víkendu.
Tu by som opäť pripomenula, že pre čerpanie výhod režimu je potrebné dodržať hranice – a to môže byť v kontexte potrieb okolitého sveta náročné. Ale ako som písala vyššie, nakoniec vám to pomáha s tréningom do života.
Čo podstatné sme sa naučili a aké sú naše tipy pre vás?
Organizácia a plánovanie sú kľúčové
V našom prípade úplne neplatí to, že by sme prišli do práce a čakali, ako sa čo vyvinie. Väčšina sa zhodne na tom, že veci je potrebné dopredu plánovať. Snáď všetci v Audiolibrixe šťastne a efektívne využívajú bullet journaling. Niečo o základoch si môžete prečítať tu. A pokiaľ by vás zaujímala audiokniha na tému od samotného tvorcu metódy, vypočujte si Metodu Bullet Journal.
K lepšej organizácii a rozplánovaniu týždňa – aj väčšiemu relaxu počas troch voľných dní – jednoznačne pomáha urobiť si na konci týždňa jeho revíziu, vrátane rozvrhnutia plánu na ten ďalší. Jasné, že sa netrafíte presne a na začiatku týždňa aj počas neho ho budete podľa situácie meniť a upravovať. Ale vašemu mentálnemu rozpoloženiu neskutočne pomôže, keď všetko necháte na papieri, a zároveň už tak dopredu viete, k čomu sa budete ďalší týždeň vracať a čo vás čaká.
V Audiolibrixe kombinujeme online s offlinom. Bullet journal je fajn pre organizáciu vlastného času, ale úlohy musia existovať aj online, pretože na nich spolupracuje viacero ľudí.
Dodržiavanie plánu chce cvik
Skvelé výsledky sa nedostavia hneď. Prídu výzvy, okolitý svet sa nezastaví a občas ani nebude rozumieť. V súčasnosti sme zrejme ešte ďaleko od celosvetového prijatia nového režimu za bežný štandard. Je potrebné vytrvať, dávať si na svoju organizáciu pozor, naučiť sa hovoriť nie, hľadať priority a stáť si za nimi. Iba tak to skutočne funguje a verte, že z výsledkov a vplyvu na vaše zdravie aj produktivitu budete nadšení.
Existuje veľa pomocníkov
Nemusíte byť na všetko sami. Komunikácia je kľúčom – my sme si počas testovania kratšieho režimu často vzájomne pomáhali a dávali si tipy na to, čo komu a ako funguje. Kolegovia sú jedna cesta, ale využiť môžete aj audioknihy.
Ak hľadáte praktické tipy na organizáciu, skutočne nenájdete lepšiu knihu ako Zaměřte svou pozornost – za tú dá mnoho z nás ruku do ohňa ako za jednu z najpraktickejších a najviac nápomocných príručiek, aké sa nám kedy dostali do rúk.
Od Michaela Hyatta vyskúšajte aj ďalšie audioknihy. Dvojitá výhra sa napríklad venuje hľadaniu rovnováhy medzi prácou a osobným životom. Ak máte deti, možno vás prekvapí, ako veľmi vám pomôže. 🙂
Ešte viac skúseností
Nech nehovorím iba ja, poprosila som niekoľko kolegýň z tímu, aby mi napísali niečo o svojej osobnej skúsenosti so štvordňovým pracovným týždňom. Povaha práce každej z nich je iná – Tinka sa stará o náš audioblogový obsah a pomáha s marketingom. Majka dohaduje zmluvy a rieši všetku administratívu. Mirka II je naša knihovníčka a stará sa o správu obsahu. A tu sú ich poznatky.
Tinka
Aj keď sa môže zdať, že štyri dni oproti piatim predsa nemôžu byť taký veľký rozdiel, jeden deň urobí v práci (a cez víkend) naozaj veľa. Na jednej strane sú pracovné dni plnšie, čo si vyžaduje lepšie plánovanie času a sústredenie, na druhej strane je víkend odrazu dlhší a mám viac priestoru na oddych a vzťahy. Obe tieto stránky vnímam ako veľké pozitíva.
V práci pripravujem týždenne vychádzajúci obsah (audioblogy a ich anglické verzie blogshows), preto si úlohy potrebujem na začiatku týždňa zvládnuteľne rozvrhnúť. Do týždenného plánovača si zväčša vypíšem štyri až päť najdôležitejších úloh, ktoré v nasledujúci týždeň určite potrebujem zvládnuť. Tie si predbežne rozdelím aj na jednotlivé dni, aj keď často nimi ešte počas týždňa potrebujem hýbať.
K najdôležitejším povinnostiam potom operatívne pridávam ďalšie úlohy. Spravidla však pondelok a utorok využívam na administratívu a prípravu obsahu na publikovanie, pričom v stredu a vo štvrtok sa často venujem výberu ďalšieho obsahu a kreatívnym úlohám.
Najviac sa mi osvedčilo podrobne si na konci pracovného dňa naplánovať ten ďalší. Vtedy najlepšie viem, čo ešte treba dokončiť a do čoho nového sa zvládnem pustiť. Je skvelý pocit, keď potom ráno nemusím rozmýšľať, čo vlastne idem robiť, jednoducho môžem potľapkať po pleci svoje včerajšie ja a začať pracovať podľa plánu. 🙂
Najpozitívnejšie vnímam premenu dvojdňového víkendu na trojdňový. Predtým som sa snažila natlačiť do dvoch dní mimopracovné povinnosti, upratovanie, čas s rodinou a kamarátmi, teraz si v piatok vybavím, čo treba, mám čas pre seba (kým ostatní pracujú) a víkend môžem venovať vzťahom a záľubám. Navyše, v nedeľu večer nemám pocit, že mi víkend unikol pomedzi prsty a oveľa viac sa teším do práce.
Majka
Keď som sa dozvedela, že prechádzame na 4-dňový pracovný týždeň, veľmi som sa potešila. Kto by nechcel mať každý piatok voľno a pracovať len 4 dni? Sen každého. Toto boli moje prvotné myšlienky.
Hoci sme 4-dňový pracovný týždeň začali testovať v júli, keď býva dovolenkové obdobie a veci sa hýbu o niečo pomalšie, pre môj typ práce je to jeden z tých ťažších mesiacov v roku. Ak mám byť teda úprimná, zo začiatku to bolo pre mňa celkom náročné a chaotické. Niekedy som nevedela, čo skôr urobiť, ktorej úlohe dať väčšiu prioritu. Cítila som sa pod väčším tlakom, prácu som tlačila pred sebou, a tak sa mi hromadila aj v ďalších dňoch.
Po troch týždňoch nastal zlom. Chcelo to len dobrú organizáciu. Našla som systém, ako svoju prácu robiť efektívnejšie, ako si správne rozdeliť úlohy, nevenovať sa viacerým úlohám súčasne a zároveň mať všetko pod kontrolou. Zistila som, že moja organizácia je ešte lepšia ako predtým a už nemám tendenciu odkladať ani tie menej dôležité veci na ďalší deň. Vďaka 4-dňovému pracovnému týždňu si naozaj užívam víkend, mám čas na rodinu, kamarátov, domácnosť, zábavu. Do práce nastupujem v pondelok oddýchnutá, s novou a väčšou energiou. Mám pocit, že som produktívnejšia, viac sústredená aj motivovaná.
Mirka II
Musela som sa naučiť omnoho lepšie si organizovať svoj pracovný čas. Namiesto prokrastinovania pri kávovare a pozeraní z okna musím skutočne nad kalendárom premýšľať. Každý týždeň si dopredu rozvrhnem prácu podľa toho, či pracujem na úlohe sama alebo k nej potrebujem niekoho z kolegov. Nemôžem si len tak niečo nechať „na neskôr“ alebo na „prinajhoršom to dokončím v piatok“, pretože v piatok nie je koho žiadať o radu alebo spoluprácu.
Na druhú stranu som okrem iného konečne dokázala znížiť množstvo vypitej kávy. Myslím, že to súvisí s omnoho lepším sústredením. Snažím sa všetko dotiahnuť hneď, nenechávať úlohy rozrobené alebo nezačínať novú úlohu, kým tá prvá nie je dokončená. Multitasking skutočne nevedie k perfektným výkonom. Odpadá tak to hluché miesto, keď človek premýšľa, kde minule prestal alebo čo by mal robiť v ďalšom kroku. U mňa sa s tým spája ešte jedna vec – lepšie mi to myslí, lepšie sa mi vymýšľajú texty a jednoduchšie sa dostanem do pracovného „flow“.
Čo teda ukázala prax?
Že tento systém môže fungovať. V režime sme mali po skúšobnom období krátku prestávku, ale od decembra 2022 v ňom opäť pokračujeme. Kľúčom je príprava, organizácia a komunikácia. So správnym prístupom je podľa nás tento systém udržateľný.
Prvé zmeny neprišli ihneď. Ak začnete so štvordňovým pracovným týždňom, nečakajte v druhý týždeň zázraky. Všetky spomínané benefity sa u väčšiny prejavili približne po mesiaci. Prechod a zvykanie si nejakú dobu trvá, ale výsledkom snaženia nie je pokles produktivity, tá sa udržuje na rovnakej úrovni a časom sa aj lepší.
Chystáte sa na prechod do štvordňového režimu? Ak nie, tiež by ste ho radi vo svojich pracovných podmienkach prijali alebo vám príde dlhodobo neudržateľný?
Snaží sa starať o to, aby vôbec ľudia vedeli, že nejaký Audiolibrix existuje. Vo voľnom čase ale pred ľuďmi uteká do Kosmíru alebo Ketterdamu. Hlavne sa jej nepýtajte na Brandona Sandersona, pokiaľ nemáte aspoň hodinu voľného času. Večery najradšej trávi stalkovaním Marka Mansona, Ryana Holidaya, alebo Toma Bilyeu. A často sa jej zdá, že sa kamaráti s Ryanom Reynoldsom a Blake Lively. Raz snáď…
Audioknižní experti z Audiolibrixu dostali za úlohu vybrať zo svojho obľúbeného žánru jedinú jednu audioknihu, ktorú by odporučili odvážnemu jedincovi ochotnému prebádať dosiaľ nepoznaný žáner. ...
Umelá inteligencia, ChatGPT, AI. Pojmy, ktoré na nás skáču zo všetkých strán, veľmi im nerozumieme, ale podľa všetkého je to niečo skvelé a zároveň desivé. ...
V lete minulého roka sme na skúšku spustili štvordňový pracovný týždeň. Režim, ktorý bol v rovnaký čas testovaný v desiatkach zahraničných firiem. Ako písal Ivan v prvom článku, už dlho o tejto forme práce premýšľal. A práve počas horúcich mesiacov v roku 2022 nastal čas vyskúšať, či je táto forma práce udržateľná aj pre nás. Teraz je čas pozrieť sa na výsledky. Čo sme sa pri tomto experimente naučili, kde sme narazili… a fungujeme v tomto režime naďalej?
Prečo to vôbec riešiť?
Model piatich pracovných dní funguje približne od roku 1922 a o jeho počiatok sa zasadil Henry Ford, ktorý vo svojich továrňach tento systém nastolil ako prvý. Dovtedy boli ľudia zvyknutí pracovať v režime šesťdňového týždňa a odpočinok mať len v nedeľu.
My žijeme v dobe, ktorej základom je síce klasický 40-hodinový pracovný týždeň skladajúci sa zo spomínaných 5 dní, ale posledné prieskumy ukazujú, že z tohto času trávia ľudia produktívnou prácou maximálne polovicu – možno aj preto, že ich práca skrátka na predpísanú časovú dotáciu nevychádza. Jednou z myšlienok kratšej pracovnej doby v niektorých druhoch zamestnania je práve fakt, že v skutočnosti sa dá náplň pracovnej činnosti stihnúť s menšou časovou dotáciou. Ale to nie je jediná motivácia.
V posledných desaťročiach sa rozmáha trend odstraňovania hraníc a práca začína postupne zasahovať aj do voľného času. Výsledkom je väčšia nespokojnosť a ďalšie problémy.
Možnosť štvordňového pracovného týždňa sa ponúka ako jedna z foriem flexibilnej pracovnej doby. Jej cieľom je pomôcť zamestnancom s balancovaním osobného a pracovného života, a tým prispieť k ich psychickému a fyzickému zdraviu. A ako bonus posilniť ich produktivitu aj nadšenie pre prácu.
Prepracovanosť, každodenný stres aj syndróm vyhorenia sa už v našej kultúre stali bežnou súčasťou života. Spokojnosť v práci klesá a výkony ľudí spolu s ňou. Veľa z nás navyše vo svojej pracovnej náplni vytvára svoju identitu a hranice medzi prácou a osobným životom postupne miznú. Aj kvôli tomu rieši čím ďalej, tým viac ľudí psychické a fyzické zdravotné problémy.
Celé je to ako začarovaný kruh – kvôli únave, prepracovanosti a stresu nie sú ľudia zdraví a v psychickej pohode, takže nemôžu podávať dobré výkony. Preto, aby splnili svoje úlohy, musia pracovať dlhšie, a to zasa vedie k zhoršeniu ich stavu – a takto stále dookola. Štvordňový pracovný týždeň by mohol byť na tento problém odpoveďou.
Model je jasný – 100 % produktivity, 100 % výplaty, 80 % časovej dotácie. Štvordňový pracovný týždeň znamená pracovať 4 dni v týždni, 8 hodín denne a užiť si 3 dni voľna, počas ktorých načerpáte energiu na ďalší pracovný týždeň.
Máme dosť predpokladov na to, aby tento model fungoval aj v slovenskom a českom prostredí? Vyskúšali sme to.
Naše výhody na začiatku
Dôvody a stratégie, pre ktoré sme sa rozhodli vyskúšať štvordňový pracovný týždeň, už v úvode experimentu spomínal Ivan. Pripomeňme si ale fakt, že pre našu firmu je experiment možno trošku dostupnejší vďaka skutočnosti, že už od vzniku Audiolibrixu fungujeme na diaľku.
Nemáme kancelárie a všetko spoločne riadime zo svojich domovov. Sme celkom slušne geograficky distribuovaní, takže ľudia z Audiolibrixu bývajú na rôznych miestach od západu Českej republiky až po východ Slovenska či anglický Reading.
Vďaka tomu máme už zavedené a hlavne osvojené funkčné systémy pre organizáciu práce, prehľad úloh aj komunikáciu. Hoci sa o to niektoré firmy snažia, firma sa cez Whatsapp a e-maily riadi dosť ťažko – vzniká chaos, neporiadok a frustrácia.
O našej organizácii práce si môžete prečítať v článkoch 4 kroky k transformácii firmy na prácu z domu a Ako sa pripraviť na prácu z domu a zvládať ju dlhodobo. Teraz to spomínam hlavne preto, že organizácia a používanie správnych nástrojov sú jednými zo zásadných pomocníkov pri snahe zlepšiť produktivitu v kratšom časovom úseku. Pokiaľ by vám veľkú časť času zaberal zmätok v úlohách, je jasné, že by pre vás štvordňový model nefungoval.
Pri práci na diaľku hrá veľkú úlohu osobná zodpovednosť každého človeka – a tu sa home office opäť stretáva s myšlienkou štvordňového režimu. Práca z domu skutočne znamená prácu a nie len zabíjanie času. Rovnako to platí aj v prípade, keď túto prácu chcete stihnúť v kratšom časovom úseku.
Najväčšie výhody 4-dňového režimu
V Audiolibrixe sme počas prvého testovacieho obdobia každý týždeň revidovali a skúmali vplyv režimu, ladili systémy a každý individuálne pozoroval, ako sa v novom pracovnom rozložení cíti. Na konci testovacieho obdobia sme sa zišli a spoločne zhodnotili uplynulé obdobie. Najskôr sa pozrime na tie najväčšie výhody, ktoré osobne vnímam a zhodli sa na nich viacerí.
Lepšie sústredenie
Nie je žiadnym tajomstvom, že pokiaľ je človek v strese a nestíha si poriadne oddýchnuť, začne mať problémy so sústredením a robiť viac chýb. V päťdňovom režime je víkend často v štýle: v sobotu rýchlo upratať, všetko obehať, stihnúť návštevy… a už je nedeľa, na ďalší deň sa ide do práce. Často víkend skončí tak rýchlo, ako začal.
Nestihnete si poriadne oddýchnuť, vydýchnuť a skutočne vypnúť. V dnešnej dobe navyše často riešime prácu aj cez víkend. Hoci je to len sem-tam sa na niečo pozrieť, pripojiť sa, tu odpovedať na e-mail, čo ponáhľa (v lepšom prípade), naruší to pokoj a odpočinok.
Ako jeden z najjasnejších výsledkov štvordňového pracovného režimu vnímam menšiu rozptýlenosť a väčšiu schopnosť sústrediť sa na dôležité úlohy. Pri menšej časovej dotácii je potrebné si úlohy správne rozvrhnúť – keď viete, čo v daný týždeň potrebujete stihnúť, stane sa to vašou prioritou, na ktorú sa potrebujete sústrediť. Na sústredenie pomáha práve odpočinok, ktorý si doprajete vo voľných dňoch.
Potom vám napríklad úloha, ktorá by normálne zabrala päť hodín, trvá iba dve. Pretože ste sa sústredili, nenechali sa rozptýliť a pracovali ste efektívnejšie, než ste boli zvyknutí predtým.
Kreativita
Je zvláštne, čo s vami dokáže urobiť jeden voľný deň navyše.
Ten vám dopraje možnosť na chvíľu vypadnúť z každodenného kolobehu. Každý človek má tendenciu neustále zachádzať do vyjazdených koľají – keď niečo funguje, nie je to predsa potrebné meniť. Stále je však dôležité nezaspať na vavrínoch, prichádzať s novými nápadmi, inovovať.
To sa ťažko robí, pokiaľ ste zaseknutí v kolobehu každodenných povinností. Máte pocit, že vám všetko padá na hlavu a víkend skončil ešte skôr, ako začal. Nie je vôbec priestor na zastavenie sa a premýšľanie.
A práve kreativita je taká zradná disciplína v tom, že nápady je potrebné sústavne podporovať a kŕmiť ich ako taký kvások. Tie sa potom často zrodia práve vo chvíľach, keď ste v pokoji a premýšľate nad niečím úplne iným. Presne preto dostáva veľa ľudí nápady v sprche, na prechádzkach a podobne.
Aby sa tak mohlo diať, musíte dať svojmu mozgu najskôr nejaký prieskum a podklady – potrebujete zasiať semienka. Taktiež potrebujete priestor, oddych a odstup. A to je presne niečo, čoho sa vám vo štvordňovom režime dostáva.
Hoci sa zdráham povedať, že by mi do hlavy zrazu chodili geniálne nápady, som presvedčená, že v režime štvordňového pracovného týždňa je to s novými myšlienkami omnoho menej bolestivé.
Zmena uvažovania o práci
Práce bude vždy viac, ako by sme chceli a mali šancu stihnúť. Nápadov je mnoho, ale kapacita na ich realizáciu je oproti tomu zlomková. Pri štvordňovom režime je toto uvedomenie ešte intenzívnejšie.
Paradoxne vďaka tomuto uvedomeniu a zvažovaniu času aj priorít sa v rámci vašej práce skôr realizujú dôležité veci. Človek nad svojou prácou uvažuje viac v kontexte a menej vo forme kolieska v stroji, keď často ide v režime hlásenia problémov a odpovedania na nedôležité veci.
Kratší režim zároveň pomáha budovaniu hraníc medzi pracovným a osobným životom – pokiaľ každý piatok odolávate dotazom na spracovanie toho či onoho, trénujete svoje osobné hranice. Tieto dotazy budú chodiť naďalej – zvyšok sveta totiž vo štvordňovom režime zatiaľ nepracuje a občas nie je pripravený čakať. Je na vás si tieto hranice stanoviť a strážiť. Trénujete schopnosť hovoriť nie, ktorá sa vám v živote ešte bude hodiť. 🙂
Hoci svoju prácu môžete milovať, stále je to len práca. A práca nie je odrazom vašej vlastnej hodnoty. Aj k tomuto uvedomeniu pomáha režim štyroch dní. Viac vypadnete z rutiny a máte čas sa zamyslieť nad tým, ako k práci pristupovať efektívne a zaistiť si aj to, že nebude vstupovať do vášho osobného života. Ten balans sa dá nájsť a existuje k tomu mnoho tipov – ale o tom nájdete niečo viac v tipoch nižšie.
Lojalita a väčšie nadšenie
Ešte jednou pridanou hodnotou je nadšenie pre prácu. Znie to možno zvláštne, ale je to celkom logické. Uprostred kruhu máte väčšiu šancu vyhorieť, zatiaľ čo keď rešpektujete svoje hranice a zvládnete si po práci poriadne oddýchnuť, máte nižší predpoklad na vyhorenie. Zároveň stúpa šanca, že svojej práci dáte viac energie a nadšenia, než aby ste z povinnosti pokračovali a nechali sa ubíjať.
Kratší pracovný týždeň je v súčasnej dobe benefit a tak ho aj vnímame. Aj vo vašej firme môže takýto režim vzbudiť väčšiu lojalitu zamestnancov. Ľudia si, samozrejme, primárne cenia výplatu (predsa je pre život akosi potrebná), ale taký deň navyše pre osobný život je veľký motivátor pre každého človeka.
Pokiaľ človek vo svojej práci nájde uspokojenie a umožňuje mu naplno sa sústrediť na to, na čom v živote najviac záleží, jednoznačne bude do práce chodiť rád. Vďačnosť za túto výhodu vedie aj k väčšej lojalite voči zamestnávateľovi.
Sami na sebe sme spozorovali, že sa človek po oddychu pripája do práce s väčším nadšením, pripravený vysporiadať sa so všetkými úlohami.
Viac prečítaných kníh
To som musela napísať. 🙂 Robím si srandu, ale vlastne nie. Vďaka dlhšiemu víkendu má človek šancu viac stihnúť. Viac sa venovať rodine, kamarátom a ľuďom, na ktorých záleží – vrátane seba samého. A ak je súčasťou preferovaných voľnočasových aktivít práve čítanie, máte vyhrané. Väčšina z nás uznala, že máme možnosť tráviť viac času s ľuďmi, ale nie na úkor času stráveného s knihami.
Najväčšie úskalia štvordňového režimu
Nebudeme si spoločne nasadzovať ružové okuliare. Aj tento režim skrýva rôzne úskalia. Tak sa na ne poďme pozrieť.
Nároky na organizáciu
Aby kratší režim fungoval, je potrebné si správne zorganizovať čas. A ako dobre viete, v dnešnej dobe má s time managementom veľa ľudí problém aj v päťdňovom režime. Aj počas štyroch pracovných dní zostáva objem práce rovnaký a je len na vás, či si čas zorganizujete tak, aby ste všetko v danom hodinovom fonde stihli.
Vašou veľkou pomocou je oddych, ktorý zlepší kreativitu, sústredenie a zvýši aj nadšenie pre vec. Sami si musíte hľadať spôsoby, prácu si poriadne rozdeliť, zefektívňovať. Aspoň zo začiatku môže byť ten prechod psychicky náročný.
Časový nátlak
Občas je pre mozog ťažké vyjsť z vyšliapaných chodníčkov. Pokiaľ sa niečo vošlo do piatich dní, ako to teraz zoskupiť do štyroch tak, aby sa to stihlo? To sa predsa nedá! Ale ono sa to dá. Aj toto je o kreativite a hľadaní ciest – len si to bude vyžadovať vašu snahu.
Takže je možné, že zo začiatku sa vám bude zdať, že nestíhate a všetko vám padá na hlavu.
V tú chvíľu je potrebné urobiť krok vzad, spraviť si revíziu a pokojne sa ozvať napríklad niekomu na manažérskej pozícii, kto vám pomôže. Každá úloha nie je tá najdôležitejšia, každá úloha skutočne nemusí byť hotová ihneď. Niekto iný vám pomôže určiť si priority a škrtnúť to, čo nie je potrebné, aby ste si našli svoj režim, zabehli sa do nových koľají a mohli z neho čerpať hlavne jeho výhody.
Veľký dôraz na osobnú zodpovednosť
V rámci štvordňového pracovného týždňa je najväčší dôraz na osobnú zodpovednosť každého z nás. My si musíme uvedomiť, čo nám ako dlho trvá, kde sú naše limity, aké máme kapacity a riadiť sa podľa toho. Nie len povedať si, že jednoducho nebol čas, a preto to nie je hotové. Takýto prístup fungovať nemôže.
Nastavenie okolitého sveta
Asi najväčším potenciálnym zádrhelom je fakt, že okolitý svet sa v piatok nezastaví a niektoré podnety treba riešiť. V našom prípade ide primárne o nový audioknižný obsah a zákaznícku podporu. Ale aj tieto veci majú riešenie. My sme si zvolili možnosť striedania sa niekoľkých ľudí na podpore tak, aby na každého človeka vyšiel „pracovný piatok“ len raz za približne 2 mesiace.
Kľúčom je zároveň dopredu informovať. Všetkým spolupracujúcim sme dali o našom režime vedieť a snažíme sa ho dodržiavať. Jedno z väčších úskalí totiž spočíva aj v tom, že akonáhle systém voľna porušujete, nemusí sa dostaviť očakávaný účinok predĺženého víkendu.
Tu by som opäť pripomenula, že pre čerpanie výhod režimu je potrebné dodržať hranice – a to môže byť v kontexte potrieb okolitého sveta náročné. Ale ako som písala vyššie, nakoniec vám to pomáha s tréningom do života.
Čo podstatné sme sa naučili a aké sú naše tipy pre vás?
Organizácia a plánovanie sú kľúčové
V našom prípade úplne neplatí to, že by sme prišli do práce a čakali, ako sa čo vyvinie. Väčšina sa zhodne na tom, že veci je potrebné dopredu plánovať. Snáď všetci v Audiolibrixe šťastne a efektívne využívajú bullet journaling. Niečo o základoch si môžete prečítať tu. A pokiaľ by vás zaujímala audiokniha na tému od samotného tvorcu metódy, vypočujte si Metodu Bullet Journal.
K lepšej organizácii a rozplánovaniu týždňa – aj väčšiemu relaxu počas troch voľných dní – jednoznačne pomáha urobiť si na konci týždňa jeho revíziu, vrátane rozvrhnutia plánu na ten ďalší. Jasné, že sa netrafíte presne a na začiatku týždňa aj počas neho ho budete podľa situácie meniť a upravovať. Ale vašemu mentálnemu rozpoloženiu neskutočne pomôže, keď všetko necháte na papieri, a zároveň už tak dopredu viete, k čomu sa budete ďalší týždeň vracať a čo vás čaká.
V Audiolibrixe kombinujeme online s offlinom. Bullet journal je fajn pre organizáciu vlastného času, ale úlohy musia existovať aj online, pretože na nich spolupracuje viacero ľudí.
Dodržiavanie plánu chce cvik
Skvelé výsledky sa nedostavia hneď. Prídu výzvy, okolitý svet sa nezastaví a občas ani nebude rozumieť. V súčasnosti sme zrejme ešte ďaleko od celosvetového prijatia nového režimu za bežný štandard. Je potrebné vytrvať, dávať si na svoju organizáciu pozor, naučiť sa hovoriť nie, hľadať priority a stáť si za nimi. Iba tak to skutočne funguje a verte, že z výsledkov a vplyvu na vaše zdravie aj produktivitu budete nadšení.
Existuje veľa pomocníkov
Nemusíte byť na všetko sami. Komunikácia je kľúčom – my sme si počas testovania kratšieho režimu často vzájomne pomáhali a dávali si tipy na to, čo komu a ako funguje. Kolegovia sú jedna cesta, ale využiť môžete aj audioknihy.
Pre posun nastavenia vášho mindsetu vyskúšajte Nastavení mysli od Carol Dweck alebo Čtyřhodinový pracovní týden.
Ak hľadáte praktické tipy na organizáciu, skutočne nenájdete lepšiu knihu ako Zaměřte svou pozornost – za tú dá mnoho z nás ruku do ohňa ako za jednu z najpraktickejších a najviac nápomocných príručiek, aké sa nám kedy dostali do rúk.
Od Michaela Hyatta vyskúšajte aj ďalšie audioknihy. Dvojitá výhra sa napríklad venuje hľadaniu rovnováhy medzi prácou a osobným životom. Ak máte deti, možno vás prekvapí, ako veľmi vám pomôže. 🙂
Ešte viac skúseností
Nech nehovorím iba ja, poprosila som niekoľko kolegýň z tímu, aby mi napísali niečo o svojej osobnej skúsenosti so štvordňovým pracovným týždňom. Povaha práce každej z nich je iná – Tinka sa stará o náš audioblogový obsah a pomáha s marketingom. Majka dohaduje zmluvy a rieši všetku administratívu. Mirka II je naša knihovníčka a stará sa o správu obsahu. A tu sú ich poznatky.
Tinka
Aj keď sa môže zdať, že štyri dni oproti piatim predsa nemôžu byť taký veľký rozdiel, jeden deň urobí v práci (a cez víkend) naozaj veľa. Na jednej strane sú pracovné dni plnšie, čo si vyžaduje lepšie plánovanie času a sústredenie, na druhej strane je víkend odrazu dlhší a mám viac priestoru na oddych a vzťahy. Obe tieto stránky vnímam ako veľké pozitíva.
V práci pripravujem týždenne vychádzajúci obsah (audioblogy a ich anglické verzie blogshows), preto si úlohy potrebujem na začiatku týždňa zvládnuteľne rozvrhnúť. Do týždenného plánovača si zväčša vypíšem štyri až päť najdôležitejších úloh, ktoré v nasledujúci týždeň určite potrebujem zvládnuť. Tie si predbežne rozdelím aj na jednotlivé dni, aj keď často nimi ešte počas týždňa potrebujem hýbať.
K najdôležitejším povinnostiam potom operatívne pridávam ďalšie úlohy. Spravidla však pondelok a utorok využívam na administratívu a prípravu obsahu na publikovanie, pričom v stredu a vo štvrtok sa často venujem výberu ďalšieho obsahu a kreatívnym úlohám.
Najviac sa mi osvedčilo podrobne si na konci pracovného dňa naplánovať ten ďalší. Vtedy najlepšie viem, čo ešte treba dokončiť a do čoho nového sa zvládnem pustiť. Je skvelý pocit, keď potom ráno nemusím rozmýšľať, čo vlastne idem robiť, jednoducho môžem potľapkať po pleci svoje včerajšie ja a začať pracovať podľa plánu. 🙂
Najpozitívnejšie vnímam premenu dvojdňového víkendu na trojdňový. Predtým som sa snažila natlačiť do dvoch dní mimopracovné povinnosti, upratovanie, čas s rodinou a kamarátmi, teraz si v piatok vybavím, čo treba, mám čas pre seba (kým ostatní pracujú) a víkend môžem venovať vzťahom a záľubám. Navyše, v nedeľu večer nemám pocit, že mi víkend unikol pomedzi prsty a oveľa viac sa teším do práce.
Majka
Keď som sa dozvedela, že prechádzame na 4-dňový pracovný týždeň, veľmi som sa potešila. Kto by nechcel mať každý piatok voľno a pracovať len 4 dni? Sen každého. Toto boli moje prvotné myšlienky.
Hoci sme 4-dňový pracovný týždeň začali testovať v júli, keď býva dovolenkové obdobie a veci sa hýbu o niečo pomalšie, pre môj typ práce je to jeden z tých ťažších mesiacov v roku. Ak mám byť teda úprimná, zo začiatku to bolo pre mňa celkom náročné a chaotické. Niekedy som nevedela, čo skôr urobiť, ktorej úlohe dať väčšiu prioritu. Cítila som sa pod väčším tlakom, prácu som tlačila pred sebou, a tak sa mi hromadila aj v ďalších dňoch.
Po troch týždňoch nastal zlom. Chcelo to len dobrú organizáciu. Našla som systém, ako svoju prácu robiť efektívnejšie, ako si správne rozdeliť úlohy, nevenovať sa viacerým úlohám súčasne a zároveň mať všetko pod kontrolou. Zistila som, že moja organizácia je ešte lepšia ako predtým a už nemám tendenciu odkladať ani tie menej dôležité veci na ďalší deň. Vďaka 4-dňovému pracovnému týždňu si naozaj užívam víkend, mám čas na rodinu, kamarátov, domácnosť, zábavu. Do práce nastupujem v pondelok oddýchnutá, s novou a väčšou energiou. Mám pocit, že som produktívnejšia, viac sústredená aj motivovaná.
Mirka II
Musela som sa naučiť omnoho lepšie si organizovať svoj pracovný čas. Namiesto prokrastinovania pri kávovare a pozeraní z okna musím skutočne nad kalendárom premýšľať. Každý týždeň si dopredu rozvrhnem prácu podľa toho, či pracujem na úlohe sama alebo k nej potrebujem niekoho z kolegov. Nemôžem si len tak niečo nechať „na neskôr“ alebo na „prinajhoršom to dokončím v piatok“, pretože v piatok nie je koho žiadať o radu alebo spoluprácu.
Na druhú stranu som okrem iného konečne dokázala znížiť množstvo vypitej kávy. Myslím, že to súvisí s omnoho lepším sústredením. Snažím sa všetko dotiahnuť hneď, nenechávať úlohy rozrobené alebo nezačínať novú úlohu, kým tá prvá nie je dokončená. Multitasking skutočne nevedie k perfektným výkonom. Odpadá tak to hluché miesto, keď človek premýšľa, kde minule prestal alebo čo by mal robiť v ďalšom kroku. U mňa sa s tým spája ešte jedna vec – lepšie mi to myslí, lepšie sa mi vymýšľajú texty a jednoduchšie sa dostanem do pracovného „flow“.
Čo teda ukázala prax?
Že tento systém môže fungovať. V režime sme mali po skúšobnom období krátku prestávku, ale od decembra 2022 v ňom opäť pokračujeme. Kľúčom je príprava, organizácia a komunikácia. So správnym prístupom je podľa nás tento systém udržateľný.
Prvé zmeny neprišli ihneď. Ak začnete so štvordňovým pracovným týždňom, nečakajte v druhý týždeň zázraky. Všetky spomínané benefity sa u väčšiny prejavili približne po mesiaci. Prechod a zvykanie si nejakú dobu trvá, ale výsledkom snaženia nie je pokles produktivity, tá sa udržuje na rovnakej úrovni a časom sa aj lepší.
Chystáte sa na prechod do štvordňového režimu? Ak nie, tiež by ste ho radi vo svojich pracovných podmienkach prijali alebo vám príde dlhodobo neudržateľný?
Zdieľaj článok
Audioknižný experiment: Vybrali sme najlepšie audioknihy z obľúbených žánrov
Veľký audioknižný prieskum 2023
Umelá inteligencia: už ste sa s ňou stretli?